会社を休む電話連絡。ベストな欠勤の伝え方とタイミングは?

仕事を休む電話連絡のマナー 社会人の基礎知識

会社を休む連絡の電話って、なかなかかけにくいですよね…。

そうはいっても社会人たるもの、仕事を休むことはキチンと上司に伝えなければなりません。

どのような基準で休んで、どのように伝えればマナー違反にならず、信用をそこなわずにすむのでしょうか?

なかなか言いづらくて緊張する当日欠勤の連絡のタイミングや時間など、仕事を休む電話のマナーについて紹介します。


会社を休む電話の連絡マナーは?

休む連絡を職場に電話して上司に伝えるとしても「体調が悪いから仕方ない」という姿勢だと、開き直りと捉えられ、アナタの評価は下がるだけです。

ドラマのタイトルじゃありませんが、一方的に「今日は会社休みます!」では、
なんだ、その言い草は!」と火に油を注ぎかねないのです。

基本、理由が何であれ、急な欠勤は会社や部署にとって迷惑であり、立場として弱いのは「休む側」であることを忘れてはいけません。

ポイントは、次の3つ

1.「配慮・謝罪」

2.「理由を明確に」

3.「伺いを立てる」

自分
自分

昨晩から高熱が出てまだおさまらず、申し訳ございませんが、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか?

・・・というように、相手ありきで了承を得るようにアプローチすることです。

また、電話の際は以下の点も注意しましょう。

・弱々しい声で話さない

・演技をしない

・話しすぎない

聞き取りにくい声は悪い印象を与えるだけ。そもそも、風邪でノドが痛いからといって、よほどでない限り声は出ます。

できるだけ普段の口調を心がけ、演技はしないこと。咳払いやダミ声を入れたほうが病気であることをアピールできると思いますが、むしろ逆効果。

疑り深い上司だと、本当に体調不良なのにウソだと思われるかもしれません。一度、そう思われてしまうと、次からも疑いは深まり、「あいつは信用できない」と仕事にもマイナスの影響を及ぼしてしまいます。

話すぎないのもポイントです。人はウソをつく時ほど多弁になり、聞かれてもいないことをペラペラと話してしまいます。

本人としては「信用してほしい」という思いがあるようですが、やはり逆に取られてしまう危険性があるということです。

聞かれたことだけ答え、アピール過多は控えましょう。

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電話で休む連絡のトーク例

例えば、次のような流れだとスムーズに了承が得られるはずです。

自分
自分

おはようございます。◯◯(自分の名前)です。誠に申し訳ございませんが、本日はカゼでお休みをいただけないでしょうか?

上司
上司

そうなのか。調子はどうだ?

自分
自分

先ほど測ったら、38℃くらいでした。できれば、病院で診てもらおうと思います。

上司
上司

そうすればいい。今日はゆっくり休むように。

自分
自分

ありがとうございます。明日の出社については、診察後に連絡いたします。よろしくお願いいたします。

このように、ポイントを押さえて伝えれば、面倒なやり取りはなく了承は得られます。

それが、一方的であったり、言い訳がましい内容だと、上司も疑ったり、気分を悪くするのです。あくまでもシンプルに伝えるようにしましょう。

それと、大切なのは、普段から上司や先輩、同僚と良好な関係を築いておくこと。

そうであれば、欠勤を申し出ても悪く取られることはないく、むしろ思いやってもらえます。

反対に険悪な関係だと、休んでもフォローしてもらえず、出社後に苦労するかもしれません。普段の積み重ねが、「もしも」の時に響くということです。

自分が主に担当している業務があって、同僚にその日のうちにカバーしてもらう必要があれば、

自分
自分

担当している間◯◯◯の業務について、△△さんにお願いしたいので、電話を代わっていただけますか。

上司
上司

よし。・・・・・
△△はまだのようだ。出勤したらそちらに連絡させよう。

自分
自分

ありがとうございます。それでは携帯に折り返し電話をいただけるよう伝えていただけますか。

 

これで、業務に大きな支障がでることを防ぎ、体調が戻って出勤してからの仕事もスムーズにすすみます。

会社を休んでもいい基準は?

ところで気になるのが、会社を休む……休んだ方がいいかな……?という「会社を休む際のルール」について。どういった基準であれば、仕方がないとはいえ欠勤が認められるのでしょうか?

会社が定めた規則や部署の雰囲気、上司の裁量などもありますが、最も重視すべきは、“周りに迷惑になるかどうか”ということ。

ひと昔前なら「多少の風邪なら出勤しろ!」というモーレツ企業も目立ちました。

しかしいまだと、熱や咳があるのに出勤してデスクでゴホゴホやられても取引先に出かけられても、「ミスが増える」「伝染してしまう」と迷惑がられるだけ。

「キミのとこは、こんな状態でも働かせるのか」と、取引先から叱責される原因にもなりかねません。

例)

・高熱

・インフルエンザなど感染症

・重篤な腹痛や頭痛、胃痛

・あらかじめ伝えている持病の悪化

・骨折などのケガ

・突発的な事故

・・・・などのようなケースは欠勤の対象になりそうです。


休む連絡は誰に、どのタイミングで伝える?

では、仕方のない事情で欠勤せざるをえない場合、どのタイミングにどういった手段で連絡すべきでしょうか。

それはズバリ「上司の出勤時間すぐ」です。

ここで連絡する相手は「直属の上司」です。

体調不良とはいえ、休むことに対して後ろめたい気持ちがあるので、気ごころの知れた同僚に伝えたいという気持ちもわからなくはありませんが、会社でアナタのマネージメントを担当するのは直属の上司です。その筋は通しましょう。

上司の立場で考えてみるとわかると思いますが、人づてに部下が休むことを聞くと、「なぜ、直接自分に言わないんだ」と気を悪くします。

場合によっては人間関係にヒビが入ってしまいますので、いつもだいたい上司が何時頃に出勤するのか、つかんでおきましょう。

もちろん、あなたが休むことによって業務に支障が出ないように段取りするのは上司の仕事です。

ですので、実際に何か作業をフォローしてくれるのは同僚だったとしても、まず上司に連絡するのが筋です。


休む連絡のタイミングは?

そして、上司がいつ来るかわからないし・・・といった場合は、遅くとも「始業時間の10分前に電話」です。

始業時間を過ぎてから電話しても、それだと正しく伝えたことにならず、無断欠勤扱い、そうはならずとも、マナー違反と捉えられてしまいます。

いつもなら出勤している時間にいないと、「事故に巻き込まれたのかも?」といった、いらぬ心配をかけることも…。

理想的なのは始業の10分前。この時間であれば職場の誰かが出勤しているでしょう。あまりギリギリや始業直後だと、寝坊を疑われるかもしれません。

会議

また、始業後だと朝のミーティングや1日の業務が始まっているので、欠勤の対応も面倒になり、「そんな時間に連絡してこなくても…」と、段取りの悪さがマイナス評価につながることもあるようです。

なお、最近は社員の勤怠管理をメールやグループウェアで行っている会社もあるようですから、その場合は、各会社のルールにのっとって連絡を取りましょう。

会社を休むことをメールで伝えるのはアリ?

できれば、メールやラインで伝えたいという声もあるようですが、それはルール違反。

とりわけ、メールやSNSに親しんだ若手社員には、できればこの方法で……という意見が目立つようです。

もちろん、体調不良で話すことも大変だという理由もあるでしょうが、メールだと上司が目を通したかどうかわかりませんし(ラインだと既読がつきますが)、返信の手間をかけさせることにもなります。

よって、社会人の勤怠連絡は電話が基本!(ただし、IT化が進んだベンチャー企業などは除く)

上司が出勤する時間にオフイス、もしくは携帯電話に直接連絡しましょう。

それにより、上司も体調不良の具合や、どれくらい休むことになるのかなど、業務の管理が行えます

部下の健康管理も上司の役割で、体調不良で休む部下が多いと、上司の責任を問われるケースもあります。そうなれば、口頭で確認したいのは当たり前。

大事な会議があったり、締め切り近くの仕事があれば、1人休むだけでも周りに負担がかかり、調整をしないといけません。

そういった業務のかじ取りもありますから、なおさら上司に連絡することを優先してください。

直接了承を得ないで欠勤すると、無断欠勤の扱いになるなどのトラブルに発展するかもしれません。


上司と直接連絡がとれない場合は?

もし、上司と連絡が取れない場合は、先輩や他部署の管理職に相談をして、指示を仰ぐことです。

あるいは、上司が不在の場合は、職場の上司に次ぐ立場の人に口頭で伝えて、上司宛にメモを残してもらい、さらに上司宛にはメールを送っておくのもポイント。いつ欠勤の申し出をしたか記録として残ります。その後、あらためて電話をかけ直すなどフォローを行います。

こうした手順は結構面倒だと思いますが、社会人にとって急な欠勤というのは、それほど責任を問われ、進め方によってはアナタ自身の評判に関わるということです。

欠勤する際に、取引先とのアポイントがあるなど社外関連の業務がある場合はさらに要注意です。

相手の仕事も遅らせてしまうことになり、個人だけではなく会社の評判を傷つけるかもしれません。

やはり直接電話をして、謝罪のうえ、「別の担当者も向かわせるのか」「日時を延期するのか」など対応方法を相談しましょう。

休む連絡は社会人として大切なマナー!

冬の寒い時期であれば風邪やインフルエンザで体調を崩すことは珍しくありませんし、腰痛など持病が悪化して出勤できないというケースも…。

「急な体調不良なんて社会人としての自覚が足りない!」と叱られそうですが、他人ごとではないのです。

そして、本来であれば病気による欠勤自体が、マナー違反だということ。規則正しい生活を心がけ、うがいや手洗いも励行するなど、健康管理も注意を払いましょう。

誰にだって体調がすぐれず、どうしても会社を休まざるを得ない日はあるもの。

そんな時も、社会人としての礼節を忘れずに対応できるのが、「仕事のできる人」です。

学生時代であれば親が連絡してくれたり、友人に頼むなんて方法もあったのですが、社会人となるとそうはいきません。

しんどい、そして言いづらいと思いますが、連絡はしっかり行いましょう。

どんな理由であれば急に会社を休むことが許されそうかは、
会社を休む理由:当日に電話で連絡がやむを得ないケース10

あなたが欠勤の連絡をきちんと行い、早く出勤できるようになりますように。お大事に。