OJTで新人の教育を任されたあなた。
ちょっと困ってませんか？
そもそもOJTとは、On-the-Job Training、「仕事の現場で新人のトレーニング研修を行う」こと。
実務を行いながらの実践的な教育をすることにその目的があります。
なにやら難しいことのようですが、要は「後輩に仕事を教える」ことが出来ればOK。
全体研修を終え、各部署に仮配属された新入社員に仕事を教えるために大切なポイントを紹介します。
OJTで新人を教育するために大切なこと
いままさに新人を育てることに苦労をしているあなた。
会社の一番の財産は、そこで働く社員一人ひとりです。
大手企業も中小企業もベンチャー企業も、人が会社を支えていることに対しては異論はないでしょう。
職場やチームが成長するためには、そこの社員が成長しなければいけませんし、社員が成長していけばチームも成長していくものです。
OJT（On-the-Job Training、オン・ザ・ジョブ・トレーニング）は、まさにその仕事を通じて新入社員を教育していこと。
そこで、どのように教育指導すれば新人の成長を促し、チーム全体がスキルアップをし、会社に利益貢献していくのかをまとめてみました。
１．OJTで新人の意識を変える
まずは、意識を変えることです。新入社員、社会人になって間もない間は、仕事＝給料…の式が頭の中にあります。
自分が働くことでお金をもらえるものだと。それは確かにその通りではありますが、実際には、会社、部署、職場のチームみんなが協力して業務を遂行した結果、利益を出していることを伝えなければなりません。
自分一人で仕事を完結させることはできません。誰かのサポートがあり、誰もが上を向いて仕事をしているからチームとして成果を出すことができるのです。
あなたが後輩である新人の社員を教えていく中で、個人のスキルとチームのスキルが一致している事を示してあげる必要があります。
会社の方針と同じように、チームにも方針があり、目標があります。みんなが同じ方向を向いた時に成果が出てくるものなのです。
まだ新人が職場のチームとしての達成感を味わっていないのであれば、ＯＪＴをしていく中で、チームの成果が何なのかを教えてあげることで、意識を高く持ってくれるようになります。
自分一人ではないことは、いざという時に助けてあげることでも示してあげることができるようになります。
２．新人は、分からないことが分からない
教えてもらっている新人たちは、何が分からないのかが分かっていません。自分が新入社員の頃を思い出してみてください。
先輩が話している言葉の中に含まれる専門用語に首をかしげ、うまく分からないことを伝えることができないから「はい、分かりました」と、とりあえず返事をしている。
「はい」と元気よく返事をしていても、実際にはその業務について深く理解しているわけではありません。いまにして思えばあなたもそうだったはず。
何を分かっていないのか、じっくりと見てあげるようにしてあげてください。一つのコツは返事のトーンです。暗い返事の場合は、理解度１０％くらいです。明るく返事をしている場合は理解度５０％くらいです。
本当に理解している場合には、教えたことに対して確認のコメントや質問が返ってきます。
「はい！」と元気に返事をしてくれても理解度は５０％であることを十分に理解して、教える側が思っているほど伝わっていない事実を知ることから始めましょう。
すると、追加で質問を繰り返して相手の困っている部分を突き止めることが容易になります。
３．新人が質問しやすい環境をつくる
いくら優しく接していたとしても、後輩からすれば先輩は怖い存在です。
トラブル対応をしている時やお客さんに怒られた後などには声をかけづらいものです。
ものすごく忙しいときに声をかけないように気遣うことは必要ですが、いつも忙しそうにしているからといって、声をかけられるのを躊躇してはいけません。
そのため、いつでも質問してきていいよ、という空気を作り出すことが大切です。質問しやすい環境を作るためには、こちらから質問をしてあげましょう。
質問の仕方もポイントがあります。「何か困っていることない？」という質問ばかりでは、相手も答えにくいものです。
もう少し具体的に「この前の会議で出ていた●●について、◎◎の考え方って分かる？」とか「●●については○○だと思うけど、どう思う？」のように、細かく質問してあげると後輩も頭を使うようになります。
「大丈夫です！」と言わさないようなコミュニケーションを取っておくだけで、逆に後輩は質問しやすくなるものです。
４．新人の指導は、長時間よりも定期的
ＯＪＴをしていく中でも、会議室や打ち合わせコーナーで話したいことが出てくるはずです。
実務の理解を深めるために、別の場を設けて教育していくような場面ですね。
こういった場があると、気持ち新たに挑んでくれるものです。教える立場としても、気合いが入る場面でもあります。
会議室などを２時間借りて、じっくりと新人を教える時間を確保することが好きな人もいるでしょう。
教育をしていく上で、気持ちを入れ替えるような教育の場面は重要です。しかし、あまり長い時間をかけてはかえって良くありません。
新人は聞くことに意識が向いてしまい、それが１時間も越えてしまうと頭の中に入ってこなくなってしまいます。
場面を変えた教育は、長くても１時間以内にする方がいいでしょう。それよりも、定期的に開催をしてあげて、気持ちのリフレッシュを促してあげる方が効果的です。
５．新人が会社で話しにくいことを聞く機会を作る
先輩と新人の後輩が男と女の場合には、ちょっと二人で飲みに行きにくいものです。
また、お酒を飲めない後輩を無理やり連れて行くわけにもいかないと思っているかもしれませんが、それでもたまには、声をかけてあげるようにしてください。
新人が誘いに乗ってこなかったとしても、先輩として声をかけてあげることが大切です。
また、お酒を飲まない新人であれば、ランチでも構いません。会社とは違った環境の中でコミュニケーションを取るようにしてあげると、会社では言えなかった悩みが出てくることがあります。
何度か繰り返していくことで、相談しやすい先輩に変わっていきます。
話しやすい雰囲気の中で出てきたアイデアが仕事で活きることもあります。会社の利益貢献になるような情報は、本人にまとめさせ、しっかりと会社に伝えていくようにしましょう。
新人たちの意見であることを会社にアピールしてあげることも大切な先輩、上司の仕事になります。
６．ちょうどいいプライベートコミュニケーション
プライベートなコミュニケーションも、徐々に取っていくようにしてあげてください。
最初は慎重になることもあるでしょう。なぜなら、お互いプライベートの話をしなければならない義務はありませんし、私生活がどうなっているかを知らないからといって会社の利益に直接関係するものではありません。
ただし、新人の私生活を含めた相談ができるような関係ができていると、絆も強くなるものです。
そこで、相手が男性か女性かによって扱い方も変わるでしょうが、ちょうどよいプライベートコミュニケーションを取る事を心がけましょう。
プライベートのことを聞く時は話しやすいところから始めましょう。
「最寄の駅はどこ？」とか「出身はどこ？」といった内容ですね。いきなり恋人の話や家族の話はＮＧです。
ちょうどいい関係を続けることができるラインを見つけて、コミュニケーションを取ることができれば、教育を進める上でもプラスに働くようになります。
７．ビジネスのルールを教えることこそ最重要
仕事を進めていく上でビジネスのルールの教育は最重要です。
ここでいうルールは「しきたり」「道義」のこと。新人はもちろん、社会人の２年目、３年目の後輩でも、わかっていないことが多いものです。
いっしょに商談をするような場面があれば、自分が誠意を持ってお客様と接しているところを見せてあげてください。
交渉の場面などにおけるビジネスのしきたりは、とても重要な事です。言葉で説明しにくい部分については、同行する時に見せてあげる事が大切です。
あまり口うるさくするのではなく、注意するポイントは少なめにして、自分の姿勢を見せてあげるといいですね。
いずれお客さんにご迷惑をおかけするかもしれないような事柄から注意をするようにし、みんなの前ではなく、個別に話をする場面を作っていくことが大切です。
８．背中を見せる
チームの利益になるように会社の新人を育てていくためには、自分も成長していかなければなりません。
いろいろな教育を受け、ＯＪＴを丁寧にしても、尊敬できる先輩になれていなければ教わる方の成長スピードは落ちてしまいます。
新人や後輩社員は、常にあなたの背中を見ています。背中で引っ張っていけるように、教育をしながらもチームを成長させる行動をしていかなければなりません。
そうしたあなたの姿を見ることで、新人も成長していきます。背筋をピンと伸ばして、新入社員の指導にあたりましょう。
OJTを通して自分も成長しよう！
いかがでしたでしょうか。あなたはこれらがもうすでに出来ていますか？
いや、全然出来てなかった…という人はいまから気をつけて新人社員と接するようにしてくださいね。
実務をこなしながらの後輩である新人の教育。なにかと大変かと思いますが、これが出来るようになれば、あなた自身も格段に成長しますよ。
ここで上げたポイントが少しでも参考になれば幸いです。
さて、いくら先輩だからといって偉そうにしているだけでは新人はついてきません。新人のモチベーションを上げ、やる気を引き出すような言葉をかけてあげたいですね。
→「後輩の教育を任されたら…仕事のやる気を引き出すペップトーク７つ」
後輩社員の教育で悩んだら、こちらもぜひ、
→「後輩指導で悩んだら読むべし。先輩社員に求められる８つの教育指導力」
新人のOJT研修が上手くいって、早くあなたの会社の戦力に。そしてあなたも成長されますように。