「何人も部下を持ってきたけれど、今までの方法が通じなくて困っていている……。」
そんなときは、良かれと思ってやっている上司の話し方や態度が、部下のモチベーションを下げていたということもありえます。
「と言われてもいったいどうすれば……。」
今回はそんな悩める上司のために、部下が内心では嫌だと思っている指導方法や、部下のタイプ別指導法、そして最新の指導法をご紹介します。
部下のタイプ別指導法
いつまでも仕事ができない部下を具体的どう指導するか？
なかなか悩ましい問題ですよね。
そこで、部下のタイプ別に指導法を分けましたので、自分の部下がどのタイプに当たるか考えながら読んでください。
ここではいつまでも仕事ができない部下を「Aさん」として説明していきます。
1）自信が持てないタイプ
【指導法】ほめてのばす
チームで取り組んだ仕事でも「Aさんのおかげで良い仕事ができた」「Aさんが、がんばってくれたおかげ」とチームでほめて、Aさんに自分の仕事が役に立っていることを実感してもらうことで自信を持たせましょう。
また、資料作成でも間違っているところをしっかり指摘した後に「他のところはきちんとできているから、がんばって」と最後にほめるようにしましょう。
最初にほめて最後で間違いを指摘されると、ほめられた時の気持ちが消えてしまい嫌な気持ちだけが残ってしまうためモチベーションが下がってしまいます。
【指導法】段階をふませて自信を持たせる
上司や周囲が忘れてしまうような些細なミスをいつまでも引きずって自信をなくしてしまう人もいます。
こういうタイプには、一度に多くの業務を行ってもらうより簡単な仕事から始めて「できる」ことを自分で認識してもらいましょう。
ほめ上手な別の社員をサポートに入れて「もうできたの？さすがだね」などの言葉をかけてもらいながら、リハビリを行うことで本来持っている能力を引き出せるようになります。
2）手際が悪いタイプ
【指導法】仕事ができる人のやり方をみせる
コツさえつかめば仕事ができそうな人には、どうすればスピード感を持って正確にできるか実際にやってみせましょう。
ただ、モチベーションが低い人には何も感じ取ってもらえないことがあるので、見極めが必要です。
【指導法】専任の指導役をつける（アシスタントに入れる）
一生懸命やっているけれど手際が悪い人は、仕事ができる社員（仮にBさん）のアシスタントに入ってもらいましょう。
Bさんが抱えている雑事や簡単な仕事をAさんに任せてファイリングやコピー取り、電話の取り次ぎなどの雑事ができるようになったら、資料作成補助と代理での顧客対応というようにステップアップさせます。
Bさんには「ファイリングしておいて」ではなく、効率よく正確にファイリングができる方法から教えるように指示をします。
このようにBさんの仕事を少しずつAさんに引き継ぎ、Bさんには責任ある仕事を任せていけばチーム全体の業務も効率よく回るようになります。
【指導法】スケジュールを作成させて優先順位の考え方を指導する
いつも仕事が納期になっても出来上がらないタイプは、スケジューリングのスキルが身についていないのです。
毎日業務終わりに明日の1日の作業スケジュールを作成させてOutlookで共有しましょう。
スケジュールを組み立てる時のポイントとして、納期が決まっている仕事には「仮締め」「本締め」の2本立てにして、納期当日（本締め）に仕事が終わっていないことがないようにします。
Aさんにスケジュールを作成させたら
- 「なぜ、抱えている仕事の中でこの仕事を優先させたのか」
「ここで時間のかかる電話対応が入ったらどうするのか」
「急ぎの仕事が入ったらどう変更するか」
と質問をしましょう。
優先順位の考え方が間違っているのであれば、ここできちんと指導をしておきます。
「作業時間の見込みが甘い」場合は、本人が申請している作業時間の1.5倍にするように修正をして様子をみてください。
人によっては2倍にしなければならないかも知れませんので、個々に合わせた作業時間を設定できるように指導します。
最初の2週間は毎日、終業前に明日のスケジュールについて報告をさせます。
2週間目以降はOutlookを見て気になることがある時だけ、話し合うようにして徐々に1週間分のスケジュールが立てられるように指導していきます。
毎日部下のスケジュールを確認するのは手間かも知れません。
しかし、納期が間に合わずクライアントに迷惑をかければ頭を下げに行くのは上司です。
リスクマネジメントだと思って取り組んでください。
3）知識・スキル不足タイプ
【指導法】知識不足の時は資格を取らせる
専門職の場合、資格を取らせることで知識の習得を図ることができます。
資格を取らせる時は同僚の前で宣言させると、必死で勉強するようになります。
専門職ではなくても、パソコンスキルが不足しているときにはMOSを取らせたり、部署ごとの知識を学べる通信教育を受講させたりするのも良いでしょう。
【指導法】研修を受けさせる
ビジネスマナーが身についていない、自分で考える能力が不足している、プレゼンができないなどのスキルが不足している時は、社内外の研修を受講させましょう。
特に社外の研修を受講させると意欲の高い人との交流が図れるため、良い刺激を与えることができるかも知れません。
4）仕事を甘く見ているタイプ
【指導法】叱る
現代は叱り方を間違えるとモチベーションを下げたりパワハラと言われたりするので難しい方法ですが、本人のことを考えて叱ると気持ちが伝わることがあります。
また、叱ると同時に現実を知ってもらうと良いでしょう。
現在は超大手有名企業でも倒産の危機に陥ったり、他社に買収されたりする時代です。
「Aさんの働き方ではどこの会社でも拾ってもらえない」ということを理解してもらいましょう。
さらに「Aさんなりに一生懸命やってくれているのはわかるけれど、社内の評価が低く上司である自分の立場も苦しい」となだめてみるのも1つの方法です。
なお、「パワハラ」対策として、話し合いをするときには人事部やチームのメンバーなどもう1人同席してもらい、2人きりで話し合わないようにしてください。
5）責任感の欠如・やる気がないタイプ
【指導法】重要な案件（責任）を持たせる
会社の利益に直結するような案件や他の部署と合同で進める仕事の責任者を任せてみましょう。
失敗しても利益に直結せず、部署内の人に多少迷惑をかけるだけの仕事では、やる気も責任感も生まれません。
上司も腹をくくって仕事を任せてみると一生懸命仕事に取り組むようになり、本来の力を発揮するかも知れません。
【指導法】教育担当を任せる
新人や派遣社員の教育および管理者を任せます。
やる気や責任感を引き出すだけでなく、仕事を教えることで自らの習熟度の低さを痛感して真面目に仕事に取り組むようになるでしょう。
6）覚えが悪いタイプ
【指導法】メモを取らせる
A4またはA3のノートにメモを取らせます。
小さな手帳サイズのメモでは追記ができないため、教えたことやフローが変更になったときに書き込むことができず、忘れたり間違って覚えたりする原因になります。
仕事中はノートとボールペンを必ず持ち歩くように指示をして、話すことはすべてメモを取る気持ちを持たせましょう。
【指導法】前回説明した内容を確認したうえで説明をする
何度も説明したのに覚えてもらえない時は、お互いの認識のズレがおきている可能性があります。
Aさんに「もう1度教えてください」と言われたときには必ず「この前も教えたよね」ではなく「前回説明した内容を確認させて」とAさんが覚えている内容を説明してもらいます。
その中で説明できなかった所から復習をしていくと、Aさんの習熟度がわかったうえで説明することができるため、説明する側のストレス軽減にもなります。
【指導法】マニュアルを作らせる
すでにマニュアルがあったとしても、Aさんがメモしたことや覚えたことを基にマニュアルを作成させます。
マニュアルができたら、マニュアルとおりに仕事ができるか試してください。
マニュアルを作成させることでAさんの理解度を確認できます。
7）番外編
【対処法】前の部署に相談する
異動して来た人の場合は前の部署に、新入社員であれば研修担当者に働きぶりを聞いて指導法を相談してみましょう。
異動の場合は本人が希望していない部署であったり、異動自体に納得していなかったりといったことが原因でモチベーションが低いことがあります。
その時は人事を含め異動させた意図を説明して本人に納得してもらいましょう。
【対処法】何もしない
最終手段です。
いろいろ試したけれどダメだった場合は見放すしかありません。
見放されたことで焦って一生懸命仕事に取り組むか、見放されたことで「働かなくても給与がもらえる。ラッキー。」と喜ぶかは本人次第です。
ただし、人事には指導内容をレポートにまとめて『問題児』であることは報告しておきましょう。
後は人事の判断に任せるしかありません。
新しい指導法 1on1 とは？
ヤフー株式会社では1on1という教育方法を積極的取り入れていて成果をあげています。
ここでは簡単に説明をしますので、興味を持った方はこちらの本を読んでください。
■『ヤフーの1on1部下をやる気にさせるコミュニケーションの技法』本間浩輔 著書 （2017年3月24日発行 ダイヤモンド社）
1）1on1とは何?
1on1とは上司と部下が1対1でミーティングを行い、個人の能力を引き出す育成方法です。
1on1では部下だけでなく、上司を育成することもできます。
部下の能力を引き出すには上司に高いコミュニケーション能力が求められるからです。
そのため、1on1を行うときには「自分が部下を育成する」ではなく「部下と一緒に成長する」という心構えで取り組みましょう。
また、部下との対話の機会が増えるため1on1には社内コミュニケーションの活性化させる効果も期待できます。
2）1on1の進め方
【雑談から始める】
まずは、部下の趣味や休日の過ごし方などを話してお互いの緊張をほぐしましょう。
面接ではないので、対等な立場で話し合うという雰囲気を作ることが1on1を成功させるポイントです。
【日々の業務で感じることを聞き出す】
緊張がほぐれたら下記の3点について詳細を聞き出しましょう。
- 業務の進捗状況
- どのような工程で業務を進めているのか
- 業務でつまずいていることはないか
話し下手な部下もいると思いますが、話をさえぎらずに部下が話し終わるまで耳を傾けてあげましょう。
【業務で成功または失敗したことから学んだこと】
業務の成功経験や失敗経験を聞き出します。
- 業務が成功した時→「なぜ上手く行ったのか」「何を学んだのか」
- 業務が失敗・つまずいた→「なぜ失敗したのか」「なぜ、つまずいたのか」→「どうすれば上手くいくか」「何を学んだのか」
1on1を成功させるポイントは部下が失敗したり、つまずいて悩んでいても上司が経験上からのアドバイスや答えを言ってはいけません。
部下が自分で答えを出せるようにサポートに徹しましょう。
部下から成功体験や失敗体験から学んだことを聞き出した後は、「学んだことをどう生かせるか」について話し合いましょう。
ただ、学んだだけでは身についたとは言えません。
学んだことを実行して初めて身についたと言えます。
上司は「この業務で生かせないかな」といった提案をせず、部下が提案するまでサポートに徹してください。
【部下の職業観を聞き出す】
部下が何を考えて仕事をしているのか聞き出しましょう。
- 部下にとって仕事とは何か
- 得意分野
- 今後のキャリアプラン（身につけたいスキル、興味のある分野、時間を忘れて取り組める仕事など）
このような内容を聞き出しておくと、適材適所の実現や転職防止の役に立ちます。
【次回の予約と課題】
必ず次回の予約をしましょう。
1on1は1回で成果の出るものではありません。
継続することに意味があります。
それには最後に次回までの宿題を出すことが効果的です。
たとえば、「学んだことを生かせる方法」でも「終わっていない業務を完成させる」でも良いです。
宿題を提出するという目的があることで、自然と1on1を継続させることができます。
【1on1成功ポイント】
1on1の予約をしても緊急の仕事で実施できなくなることがあります。
その時は「すみません。今日の1on1できません。」で終わらせずに「いつならできるの?」とその場で日程を確保してください。
「1on1は必ず実施するもの」という考えを全員が身につけるように働きかけてください。
部下が内心「嫌だな」と思っている指導法
さて、「部下がいつまでも仕事ができない」と嘆いている上司の皆さん。
上で紹介してきたような部下、
→「使えない部下24タイプの対処法「これでダメならクビだ！」」
……こんな困った部下もたしかにいますが、それ以外にも、
部下がいつまでも仕事ができない原因のひとつは、実は、あなたにあるのかも知れません。
他人の指摘をする前に、まずは自分の言動・態度を振り返り、それからあらためて部下のことをよく見るようにしても遅くはありません。
それでは、よくある「部下に嫌がられている」指導法について見ていきましょう。
1）抽象的な指示
「これ、すぐにまとめて」という指示を出していませんか？
部下は「すぐ」と言うからには今日中なのだろうと思い、他の仕事を後回しにして仕事をして資料をまとめて出したら、上司に「もう、できたの？こんなに急がなくても良かったのに」と言われてしまった。
よくある光景ですね。
部下は心の中で「いつも“すぐ”って言うけれどいつ？」と思っているでしょう。
このように抽象的な指示は、部下の反感を買う原因になります。
「それなら、いつまでか納期を聞いてくれればいいのに」と上司は思うでしょうが、忙しそうにしていたりピリピリした態度を取っていたりすると部下は質問することができません。
はじめから「悪いけど今日の15時までにまとめてくれる？」と指示を出すようにしましょう。
「16時からの会議に使うから15時までにまとめてくれる？」と、期限をきった理由まで示していればなお良いでしょう。
2）人を責めることしかできない
部下が失敗した時や自分が思っていたように部下の仕事ができていなかった時、どのような言葉をかけていますか。
「なんでできなかったの？」
「こんな資料を作れとは言ってない」
「嫌になっちゃうな」
「おまえの顔なんか見たくない」
部下からしたら「自分の評価にかかわるからって八つ当たり？」と受け取られかねません。
上司としてはそんなつもりはなくても、部下にとっては、自分の思いどおりの結果が出ていないことに腹を立てているようにしか見えません。
部下を指導するのであれば、「なぜ、できなかったのだろう」と一緒に考えてあげましょう。
3）態度が横柄、ピリピリしている
上司の態度が部下のモチベーションを下げることがあります。
部下は上司のことをよく見ています。
言葉使いや態度を見聞きして
- 「この人は信用できない」
「ついていきたくない」
と考えてあえて一生懸命仕事に取り組まないのかも知れません。
【嫌われやすい上司の特徴】
- 部下を呼ぶのに名前ではなく「ちょっとキミ」と呼ぶ
- いつもは椅子にふんぞり返って座っているのに、偉い人の前だとペコペコしている
- 舌打ちをする
- スーツやシャツがよれよれ
- 話し方がいつも上から目線
- 自慢話ばかりする
- 語尾が「～だよねぇ。」と妙になれなれしい
- などなど･･･。
どの項目があなたの部下に嫌われるポイントに当たるかは、人によって違いますが心当たりがある項目は見直しましょう。
4）部下の良さがわからない
優秀な上司は部下の得意不得意を把握して、業務が円滑に回るように適材適所を実現させることができます。
しかし、誰がどのような仕事が得意であるかは、部下のほうが詳しいことが多いようです。
もしかしたら、あなたの部下は
- 「Aさんは入力が速くて正確なのに苦手なクライアント対応をさせて、仕事ができないと怒っているのはおかしい」
「自分が部下のスキルを把握していないのに、人の悪い所しか目を向けない」
と思っているかも知れません。
あなたは、部下の適性に合った業務を担当させていますか?
もう一度見直してみましょう。
5）価値観が違うことを上司が理解する
部下と年齢が違えば価値観も違います。
生きてきた時代や年数が違うので当たり前なのですが、そのことを忘れてしまいがちです。
あなたは部下が失敗したときに「自分が若い頃は･･･」と言っていませんか?
その話を聞きながら部下は「仕事のやり方が昔と今では違うでしょ。ウザイ。」と思っているかも知れません。
新入社員の中には、学生時代は黒板に書かれたことをパソコンで入力したり、スマホで撮影したりして勉強してきた人もいるでしょう。
部下と接するときには価値観が違うことを意識しましょう。
部下の育成は一日にして成らず
日々の業務をこなしながら部下の育成をするのは難しいものです。
「自分が部下指導をする」という考え方自体が性格に合わない人もいるでしょう。
その場合は1on1の考え方である「部下と一緒に成長する」という考え方に切り替えてみてはいかがでしょうか。
仕事ができない部下も悩んでいるはずです。
同じ目線に立って「どうすれば仕事ができるようになるか」一緒に考えてみましょう。
→「部下の指導方法。戦力を育てるために大切な10のポイント」
→「仕事のミスが多い人の指導方法。ミスを減らす12の対策」
→「いつまでも仕事ができない部下の指導ポイント18～アメからムチまで！」
あなたの部下が早く成長しますように。