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転職の内定辞退の電話の例…穏便にすますための言い方は?

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内定辞退の電話連絡…言い方は?

転職の内定を辞退したい…」と伝えたら、一体どうなるのか?

中途採用の応募先から内定の連絡をもらったけれど、「やっぱりやめておこう」と決めた場合はどうしたらいいのか?

もしかしたら引き止められるのかもしれない……など、初めてのことで心配ですよね。

お世話になった人事部の人や、せっかく内定をくれた会社と気まずくなりたくないし、穏便にすますためにはどんな風に言えばいいのでしょうか?

転職の内定辞退を伝える電話連絡の注意点など、具体的なトークを交えて紹介したいと思います。

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1. 転職の内定を辞退するとどうなるの?

結論からいうと、辞退しても、会社にとっては想定の範囲で、何も変わらないというのが実際のところです。

内定というのは、会社が応募者を選考した結果、自社で働いてもらえないかという意志を応募者に示した最初のメッセージで、契約も何もしていない前段階の状態なので、応募者が辞退することに何ら問題はありません。

従って会社は、内定者から辞退の報告を受けると、最終的には「仕方がない」と諦めるしかないのです。もちろん、人を採用するということは、そこに空きポストがあるから誰かを採用するのですが、辞退されると当然空きポストは埋まりません。

そうなったら会社は大変困るだろうなと思うのですが、実際は何もなかったかのように動いているというのが実態です。会社の規模にもよりますが1人や2人の欠員で、会社の業務がストップしてしまうようでは、会社の経営は成り立ちません。

会社は、空きポストを埋めるためにいろいろなフォローを実施します。たとえば、溢れてきた仕事は同じ職場の同僚へ、残業を増やしてでも負担するとか、急遽アルバイトを採用し、不慣れながらも当面しのいで行く方法など考えます。また、上司がカバーすることもあります。

いわば変幻自在にみんなで助け合い、工夫しながら仕事をこなしていくのが会社で、辞退してもしばらくは何も変わらないということになります。

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2. 内定を辞退すると会社が打つ手は?

辞退があると、会社は次のような手を打ちます。

それは、今回の募集の応募者で、2番手にしていた人を繰り上げて内定を出します。2番手なので、若干、辞退された人より劣る可能性もありますが、微差なら気にせず、さっさと繰り上げ当選をしてしまうという方法です。

そして、それが無理なら、仕切り直して再募集をかける方法です。もちろん、採用コストがかかるので新たな採用媒体への掲載は避けるとしても、人材紹介会社なら決まるまで同じ料金だし、無料のハローワークを利用するという方法もあります。

3. 穏便にすませるため辞退の具体的な言い方の例

しかし、内定を辞退された会社に表立った変化はないというものの、内定に至るまで面倒を見てくれた人事の採用担当者にとっては、多少なりともショックがあることは否定できません。

採用担当者にとったら、コレっと思って決めた人材にはそれなりの思い入れがあるのが普通なので、辞退されるとやはり裏切られた感じがします。辞退する人は、そこの心情は察してあげ、あくまで丁重に電話を入れるというのが礼儀です。

伝言は避け、担当してもらった採用担当者に直接話をします。

メールという方法もありますが、あまり推奨できません。なぜなら、届いたかどうかの確認もしたいし、確かに受理してもらったという返事も欲しいのですが、メールはどうしてもタイムラグが生じます。

ここでは、別の他社から内定をもらったという理由で、辞退のトーク例を紹介したいと思います。

「選考でお世話になり、先日内定のご連絡をいただいた○○です。その節は大変ありがとうございました。
本日電話させてもらったのはその内定のことですが、実はその後、他社からも内定をいただきました。

当初はもちろん御社が第一志望だったのですが、いろいろ考え、また周囲とも相談した結果、御社の内定を辞退させていただきたく、電話致しました

△△さんには本当に良くしてもらい、内定までいただいたのに誠に申し訳ございません・・・・

と、ここまで話すと、採用担当者からは驚きの声と同時に、「えっ?どうして?」という質問が飛んできます。

理由と、お詫びの言葉を繰り返すしかないのですが、しばらくすると「じゃあ、どうしても当社には無理と言うことですか?」と最後通告的に言われ、「申し訳ありません。」と言って終わるのが一般的です。

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4.引き止められたらどうする?

採用担当者は、辞退の連絡を受けると、アッサリと諦める場合と、辞退を撤回させるためにいろいろ手を尽くす場合の、2通りがあります。もちろん、アッサリと引き下がってくれればそれで終わりなのですが、後者の場合はそれなりの対応が必要です。

引き止める場合は、電話でひと通りの説得をしますが、たいがいは「電話ではラチがあかないから、直接会って話ができないかな?」と誘ってきます。

会うべきか会わざるべきか迷うかもしれませんが、会っても辞退する意志が固ければ会う意味がないので、ここはキッパリとお断りした方がベターです。

断るトークとしては、

ありがとうございます。お会いしたとしても、辞退する気持ちに変わりはありませんので、この電話で内定辞退をお伝えしたということにしていただけますでしょうか。

申し訳ありませんがよろしくお願い致します

5.会わざるを得なくなった時

しかし、内定まで本当にいろいろお世話になり、ちゃんと向き合って辞退の気持を伝えたい場合は会ってもいいでしょう。
もちろん、会えば親しくなった分だけ、向こうも心底辞退を撤回してくれるように頼んでくるのは目に見えているので、余程の覚悟が必要です。

辞退を撤回してほしいために、いろいろな話を出されます。そのひとつが、他社の労働条件を聞き出し、当社の労働条件に不満があるなら変えてもいいよと相談されることもあります。

新卒だと求人要件で、いろいろな条件は一律に決めているので、個別の交渉などありませんが、転職者に対してはこれまでの実績やスキルに対して、給与面で優遇するという話をする可能性は十分あり得ます。

ただ、これも一旦話を聞きだすと、相手は辞退の撤回が目的なので、もともとそういう話に乗ろうと思っているなら別ですが、今度はもう一社と比較してしまい、深みにハマる可能性があるので要注意です。

会う場所は会社、近所の喫茶店など向こうが指定してきますが、気をつけなければならないのが食事を誘われる場合です。当然、向こうの支払いになるのですが高額になるほど、会社の強い気持ちが伝わってきて断りづらくなるので、場所は喫茶店止まりにしておき、それ以上言ってきたら会うことそのものを断ることが必要です。

いずれにしろ、会う時は直接お会いして丁重にお断りをするのが目的なのでくれぐれも間違いのないようにして下さい。

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6.内定辞退のその他の理由

辞退の理由で、他社から内定をもらったからという理由は、比較的わかりやすく、相手の採用担当者もある程度仕方がないとあきらめるのですが、たとえば選考プロセスでの不満が辞退に繋がった場合などは言いにくい理由です。

選考プロセスでの不満とは、面接時の面接官の態度や、会社訪問した時の社内の様子や雰囲気がどうも馴染めないということは、実際にある話です。いわば就職先として“入りたくない”という決心をした場合です。

まさか、「御社の雰囲気に馴染めず・・・」とは言えないので、ここは穏便にすまそうとすれば、“嘘も方便”を使わざるを得ません。たとえば、よくよく考えたら自分の希望している業種や業界とは違うとか、事業内容が将来自分のやりたいことと異なる、といったことを伝えるという方法です。

具体的なトークでは、

大変申し訳ありません。内定をいただいてからいろいろ考え、また周囲の者とも相談したのですが、私がもともと希望していた業界(業種)、あるいは事業内容とは違うことがわかり、辞退を決意いたしました。

要は、もともとの企業選びの時点で違っていたということが要旨です。

7.人材紹介会社や転職エージェント経由の内定の場合

これらの場合は、言うまでもなく人材紹介会社や転職エージェントを通して内定辞退を報告するようにします。

人材紹介会社が、同時期に複数の会社を紹介することはありませんが、転職者自身が複数の人材紹介会社に登録し、紹介を受けてもらっていたら考えられる話です。

人材紹介会社は、もともと転職者自身からお金を取ることはなくまた、辞退による違約金もありません。

しかし、紹介者の入社が決定した時、紹介先の会社から紹介料をもらう前提で進めてきているので、せっかくの内定を紹介者に辞退されることは非常に残念なことです。

紹介会社的には、それまでの必要経費がまったく無駄になるわけなのでちゃんとした辞退理由を述べて、丁重に報告しておくこと必要があります。

いずれにしろ、転職者ともなれば当然、社会人経験があるわけですから、礼節をもってお断りすべきはしっかりと断りの連絡を入れるというのが基本です。

ここでしっかりした対応ができるかどうか、社会人としてのスキルも試されているといっていいでしょう。

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