ビジネス出張の持ち物・荷物を最小限にする5つのポイント

出張の持ち物を少なくするには? ビジネススキル

出張の持ち物少なくするのはどうしたらいいのでしょうか。

海外出張の時のパスポートなど全員が絶対に必要な物もありますが、LANケーブル、Wi-Fiルーター、ハンガー、ボディタオルなどは、持参すべきかどうか迷うことも多いのではないでしょうか。

これらの要否を判断するカギは出張計画にあります。計画がよく整理されていれば、何を持っていけばよいか明確に分かります。

また、出張で留守にする間の担当業務や職場のケアも大切です。

目的、国内出張か海外出張か、行き先の状況、出張期間の長さなどに合わせて出張の持ち物を減らす方法を紹介します。


出張の持ち物を最小限にするには?

まず、「出張に必要なモノ」と「持っていくモノ」は同じではないことをしっかり認識しましょう。

生活用品については、宿泊予定のホテルに備え付けられているモノを事前にチェックすれば、それだけ出張の持ち物を減らせます。

日本の一般的なビジネスホテルであれば、石鹸、シャンプー、歯ブラシ、カミソリは標準装備です。

バスタオル、ハンドタオル、足ふき、浴衣、スリッパ、ドライヤー、ハンガー、アラーム付き時計、テレビも揃っています。

最近ではWi-Fiサービスもかなり普及しています。

Wi-Fiが使えれば、別にルーターを持っていく必要がなくなります。

1週間以内の出張の場合、着替えだけ持参すれば困ることはないはずです。

一方、ヨーロッパなど海外では五つ星の超一流ホテルでも、通常は歯ブラシとカミソリはありません。

バスローブは五つ星でも置いていないホテルもあります。

出張の持ち物は、目的、行先、季節、期間、人数によっても変わりますので、それぞれの観点から具体的な検討ポイントをご紹介します。

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出張準備。持ち物チェックリスト

□ 現地での業務で使用するモノの準備(資料、名刺、PCなど)

□ 着替えなどの準備(コインランドリーの活用で減らすことが可能)

□ 髭剃りや歯ブラシなど、普段使っているものの準備

□ 航空機や電車のチケットの用意(乗り換え所要時間なども要確認)

□ ホテル予約

□ メールなどの業務に必要な通信環境などの下調べ

□ 海外であれば、変圧器やコンセントの用意

□ ケータイ、ノートPCやデジカメなどの充電器

□ USBケーブル、メモリカードなど

□ 筆記具など小物類

□ 普段飲んでいる薬

考え方にもよりますが衣類がかさばる場合は、現地で調達するという手も。

それこそコンビニやファストファッション系のショップなら安く売っています。

スマホの充電器や充電ケーブルも同様で、コンビニで買うことはできますから忘れた時は買ってしまいましょう。

他にも以外に忘れ者物として多いのが、ワンデータイプのコンタクトレンズやネクタイ。

ちゃんと日数分、カバンに入れておくことです。

また、出張期間にもよりますが、基本的に荷物はコンパクトにまとめて、小さめのキャリーバッグで出かけたいところです。

航空便を利用する場合は、機内持ち込みできたほうが手間取らず時間の節約にもつながります。

忘れがちなのがスマホの充電器とケーブル。機種ごとに対応ケーブルが違うのでイザという時に同僚に借りようとしても接続できなかったりします。

また、モバイルバッテリーやパソコンを長時間使う場合は電源ケーブルと通信環境によってはポケットwifiも確認しておきましょう。

出張の持ち物のポイント1:目的

出張の持ち物は、目的がおおむね社内会議、商談(営業)、調査・監査、イベント出展の順にだんだんと増えていきます。

1)社内会議、セミナー出席

社内会議であれば訪問先は身内のため、パソコン、プロジェクター、ディスプレイ、プリンターなどを借りることができます。

資料を配布する場合は、あらかじめデータを送り印刷・製本を依頼しておくことも可能です。

手土産も気もち程度で十分でしょう。あまり気遣いする必要のない先を訪れるため、手軽に行動できます。

2)調査・監査

調査・監査の場合は、訪問先が社内・社外(調達先・外部委託先など)に拘わらず、お互いの立場が対立する構造になるため、原則として必要なモノはすべて自前で用意することになります。

公的機関が行う検査では、コピー機や電話まで持ち込むこともあります。

3)商談(営業)

商談のときは顧客の手を煩わせる訳にはいきませんので、パソコン、プロジェクターなどプレゼンで使うものは可能な限り持ち込みます。

資料も必要部数を印刷して持参しますので、かなりの分量になることもあります。また、商談の内容や相手次第では、多くの手土産を渡す必要もあります。

4)イベント出展

大規模なイベントに出展するなどの時は、プレゼンテーション用の機材やパンフレット、製品の現物を持ち込む場合もあります。

イベント当日は何が起こるかわからないので、それに備えようとするとかなりの大荷物になります。


出張の持ち物のポイント2:行先

スーツケースとビジネスマン

出張先によっても必要な持ち物は異なります。

1)国内出張

まず国内出張であれば生活用品の携行は最小限にしましょう。基本的なアメニティグッズはホテルに揃っていますし、足りないものがあればコンビニやスーパーで購入できます。“念のため”持参するモノはほとんどないはずです。

2)海外出張(先進国)

先進国を訪問する場合も生活用品は現地調達できるため、歯ブラシやカミソリなどホテルに備え付けられていないことが明らかなモノ以外は持ち込まない方がラクです。

3)海外出張(途上国)

一方、発展途上国へ出張する際は、生活用品、医薬品、非常食などをいろいろなモノを持参する必要があります。

生活用品は多少の不便を我慢すれば不足するモノがあっても構わないでしょうが、医薬品や非常食は生命維持に直結しますので、自分に必要なモノを詳細に洗い出しましょう。

逆にアラブ諸国などでは、アルコール、タバコ、麻薬と誤解される恐れのある薬品のなどを持ち込まないように留意することが大切です。

下手をすると税関で没収されるだけでなく拘留される恐れもありますので、きちんと持ち込み禁止物を確認しましょう。


出張の持ち物の検討ポイント3:季節

出張の持ち物は、当然ながら季節により異なります。

1)寒い所

冬季に寒冷地へ出張するときは、防寒具を多めに用意しましょう。

寒さは死に直結します。客死かくし、きゃくし)=旅先または「よその土地」で死ぬこと・・・は、割りとあります。真面目に考えておいてください。

札幌市のような大都市でも風が吹くとかなり寒さが身に沁みます。地元の人は部屋の中では結構薄着ですが(それがカッコいいという話を聞いたこともあります)、ヨソ者には相当こたえます。

コート、手袋、マフラーだけでなく帽子などで耳をカバーすることが大切です。靴もブーツやソールに深い溝が刻まれたものが望ましいです。

2)暑い所

逆に暑いところへ行くときは、日焼けと虫刺されに注意が必要です。

国内であれば、あまり気にしなくても大丈夫ですが、熱帯地域へ出張するときは長袖長ズボンで肌を露出しないようにしましょう。

デング熱、マラリアなどに加えて、暑い国では食中毒の危険も大きいです。

虫刺されについては予防接種も検討する必要があります。なお、虫の種類が異なるため、海外では日本の殺虫剤は効かないこともあります。

出張の持ち物のポイント4:期間

出張の期間が変われば持ち物の量と内容が変わります。以下を目安にして持ち物の内容を考えてください。

1)3日以内の出張:カバン1つで対応

3日以内の出張の際は、大型のディスプレイを持ち込まないといけないとか特別な理由がない限り、カバン1つですべての荷物を収納しましょう。

とくに航空機を使う場合は機内へ持ち込める手荷物だけで済めば、それだけラクに移動できます。生活用品はほとんど持参する必要がないため、仕事で使うパソコン、書類、筆記用具等を除けば、着替えを持っていく程度で済みます。

概ねA4サイズの書類をタテに2列収納できるサイズのカバンで間に合うでしょうが、ポケットの多いものが便利です。

2)4日以上の出張:スーツの替えも用意

出張が5日以上になるときはスーツの替えも用意することをお勧めします。4日以上同じスーツを着ると汗臭くなったり汚れたりします。とくに商談の場合は相手の印象が悪くなりかねませんので注意しましょう。

スーツを折りたたんで格納できるガーメントバッグか小型のキャリーバッグが必要になります。トラベル用仕分けケース、衣類圧縮袋、バッグインバッグなども、これくらいの期間から使うと便利かもしれません。

3)2週間以上の出張:連泊の場合はホテルに生活用品を送付

国内で2週間以上同じホテルに連泊する場合は、あらかじめ着替え、洗剤、ハンガー、ロープなどをスーツケースに詰めてホテルへ送るとラクです。

2着以上の替えスーツや複数の靴が必要になるため、自動車で出張する場合を除きすべて自分で持っていくことは大変です。ワイシャツや下着は概ね5日分用意してクリーニングに出したり部屋で洗濯したりしましょう。

なお、季節の変わり目に長期出張するときは衣類の選択に注意してください。

例えば9月上旬から下旬にかけて北海道に出張する場合、その間に晩夏から初秋へ移行する ので長袖の衣類が必要になります。


出張の持ち物のポイント5:人数

複数名のチームで出張する場合は、共同利用する装備を上手く分担して持っていくことが重要です。

プレゼン用の資料、展示物、補修道具、プロジェクター、ディスプレイ、ハンディプリンター、コピー用紙、ノベルティグッズ、手土産など様々なモノを持ち込むことになるため、庶務担当者を決め役割分担を管理させることが重要です。

展示会へ参加する場合などは事前に会場へ送付するモノも含め多くの持参物があるため、具体的なリストを作りしっかりチェックすることが大切です。

出発直前に慌ててませんか?出張は事前準備が肝心!

出張は、出発前の段取りと手配が肝心です。

持ち物だけでなく資料の手配や連絡など、前日の夜になって慌てても間に合わないものもあります。

出張に行くことを、うっかり関連部署に言ってなかったといったことがないよう、以下にまとめました。それでは一つずつ見て行きましょう。

1.本来の目的を押さえておく

出張の本来の目的はビジネス。

完全に旅行気分で出かけては、意味がありません。

商談や打ち合わせの内容、書類など、必要なモノを事前に確認して、きっちり用意しておくことです。

2.旅程スケジュールの確認

出張は限られた日程・予算で計画的に遂行しないといけません。

電車や飛行機に乗り遅れるのはもちろん、訪問先に遅刻するなんてもってのほか。

事前にきっちりとタイムスケジュールを組んでおくことです。

ポータルサイトやスマホアプリの乗り換え案内を使えば、手軽に調べられますから、きっちりと段取りを組んでおきましょう。

自社の営業所に出張する場合などは、事前に駅からどのくらいかかるかを聞いておくなどもやっておくといいでしょう。

同じ会社ですから遠慮せずに、必要なことはキチンと確認して出掛けるようにしましょう。

3.宿泊先選び

領収書の提出の有無など、会社によって出張費の扱いは変わるのでケースバイケースですが、基本的な選びかたは次の通りです。

必ず事前予約する

ホテルは必ず予約をしておくこと。飛び込みだと満室で入れない……なんてことも。

東京や名古屋、大阪、福岡、仙台、札幌といった都心部の場合、ビジネスホテルは多いから予約なしでも大丈夫だと思いがちでますが、人気アーティストのライブと重なると、市内はおろか周辺のホテルはほぼ泊まることができません。

泣く泣くマンガ喫茶に辿りつけたとしても、できるのは仮眠程度で疲れは取れず、翌朝に身だしなみを整えるのにもひと苦労します。

予約サイトを通じてホテルを取ればポイントが貯まるケースもありますから、こういったサービスを利用して事前予約をしておくことです。

訪問先へのアクセスが便利な宿を

訪問先へのアクセスも考慮すること。

とはいえ、必ずしも近くにあるとは限りません。

その場合は単に距離から考えるのではなく、乗り換えなしの1本の電車でアクセスできるホテルを選んでおきましょう。

仕事ができるデスクスペースがある

ホテルへ戻ってからも仕事をするかもしれません。

書類やパソコンを広げられる程度のスペースがある部屋を選びましょう。

無料ネット接続に対応

自分のスマホなどでネットにアクセスするという手もありますが、ホテル側に無料ネット接続のサービスがあると安心です。

大手ホテルチェーンであれば、大抵は用意されています。

朝食付き

朝食なしのホテルだと、コンビニ等で自腹購入する必要があります。

最近は、リーズナブル、あるいは無料朝食を提供するホテルも増えていて、クオリティも申し分ありません。こういったサービスを利用して、朝食代を浮かせましょう。

その他(浴場、コンビニ、繁華街…)

ここで挙げた以外にも、「大浴場付き」「アメニティが充実」「近くにコンビニがある」「繁華街に近い」など、様々なニーズがあると思います。

ホテル宿泊サイトを使えば、こういった細やかな情報も掲載されていますから、気にいったホテルを利用することです。

大手チェーンであれば独自のポイントサービスを行っていて、貯まったポイントで宿泊無料といった特典が受けられることもありますよ。

出張が長引く場合の準備

出張が長引く場合は、着替えだけで荷物がかさばり、移動が大変。

そんな場合は、コインランドリーがホテル内にある、もしくは近隣にあるホテルを選ぶことです。

ビジネスマン向けにズボンプレッサーを無料貸し出ししてくれるところもありますから、これらを活用しましょう。

なお、ハンカチは出張日数+1枚はバッグに入れておくこと。

真夏の移動だと汗をかきますし、お茶をこぼすといったハプニングもあるかもしれません。

多めに持っていくと、いざという時に役立ちます。かさばりませんから、ぜひ。

家を長期に空けることになるので、一人暮らしで新聞をとっている場合は、新聞販売店に連絡して、出張期間中は配達を止めてもらいましょう。

もちろん出掛ける時の戸締まりやガスの元栓などのチェックは普段よりも念入りに。

4.出発前に関連部署や取引先に不在にする連絡を入れる

同じ部署内であればさすがに出張に行くことはわかってくれている、告げているかと思いますが、忘れがちなのが一緒に仕事をしている関連部署の人や普段から蜜に連絡をとっている重要な取引先

あなたが不在になると、その間の業務が止まってしまうようでは困ります。

出発前に出張で不在にする旨のメールを出すなど、キチンと連絡しておきましょう。

もちろん不在時に何かあった時の対処についても事前に打ち合わせしておくといいでしょう。

5.通常よりも、報・連・相を密にする

身の回りに資料やデータが揃っていたり、気心の知れた上司や同僚、部下がいる通常のオフィスとは異なり、出張先はアウェイ。

突発的なトラブルが起きる可能性はゼロでありません。

そういった場合でも冷静に対処できよう、報・連・相は密に取ることです。

出張を終えてから、「しまった……」というようなことがあっては本末転倒。

あなた自身の力量が問われかねません。そうならないためにも、石橋を叩くような気持で臨むことです。

6.チェックリストを作成する

旅は「段取り八分」といいますが、それは出張も同じこと。

ある程度、段取り時点でしっかりとできていれば、失敗を防ぐことはできます。

そこで、「用意すべきこと・モノ」については、チェックリストで管理しておくことです。

リストを見ながら準備すれば、抜けや忘れは回避できます。

よくあるのは、「スマホの充電器忘れ」。

これも事前にチェックリストに入れておけば、現地で困ることはありません。

これは意外に大事なポイントです。

7.出張の持ち物、必需品チェックと最後は心掛け!

仕事で出掛けるとはいえ、普段とは異なるところに行くことができ、ちょっとした旅情気分も味わえるのは出張のメリット。

スキマ時間にグルメや観光スポットを楽しむなんて役得もありますから、行き先が決まると浮かれ気分にもなってしまいます。

しかしながら、メインはあくまで“お仕事”。

押さえるところはしっかり押さえておかないと、楽しむどころか失敗だらけで「次からはキミに任せられない!」なんてことにもなりかねません。

ちなみに筆者は沖縄へシステムの稼働テストで出張した際、測定機器の特殊なケーブルをカバンに入れ忘れ、「お前は何しに来たんだ!」…となったことがあります。

もちろん帰ってきてからも大目玉をくらい始末書まで書きました…。

行き先がたとえリゾート地のような所でも、浮かれすぎて出張の目的を忘れないようにしましょう。


持ち物の適切な選択は出張を成功させるための第一歩

出張の持ち物を適切に選択するためには、出張の目的、内容、期間、人数などの計画をしっかり策定することが大切です。

目的が明確でそれを達成するための要件を整理すれば、自ずと必要な持ち物も明らかになります。

持ち物を整理できないときは、改めて出張計画を見直しましょう。

出張に持っていくと便利なグッズについては、
ビジネス出張を快適にする便利グッス!忘れずに用意したい22コ

あなたが無事に出張先での業務を終えて元気に帰宅できますように。