ビジネス出張の持ち物・荷物を最小限にする5つのポイント

出張の持ち物を少なくするには?

出張の持ち物少なくするのはどうしたらいいのでしょうか。

海外出張の時のパスポートなど全員が絶対に必要な物もありますが、LANケーブル、Wi-Fiルーター、ハンガー、ボディタオルなどは、持参すべきかどうか迷うことも多いのではないでしょうか。

これらの要否を判断するカギは出張計画にあります。計画がよく整理されていれば、何を持っていけばよいか明確に分かります。

目的、国内出張か海外出張か、行き先の状況、出張期間の長さなどに合わせて出張の持ち物を減らす方法を紹介します。


出張の持ち物を最小限にするには?

まず、「出張に必要なモノ」と「持っていくモノ」は同じではないことをしっかり認識しましょう。

生活用品については、宿泊予定のホテルに備え付けられているモノを事前にチェックすれば、それだけ出張の持ち物を減らせます。

日本の一般的なビジネスホテルであれば、石鹸、シャンプー、歯ブラシ、カミソリは標準装備です。

バスタオル、ハンドタオル、足ふき、浴衣、スリッパ、ドライヤー、ハンガー、アラーム付き時計、テレビも揃っています。

最近ではWi-Fiサービスもかなり普及しています。Wi-Fiが使えれば、別にルーターを持っていく必要がなくなります。

1週間以内の出張の場合、着替えだけ持参すれば困ることはないはずです。

一方、ヨーロッパなど海外では五つ星の超一流ホテルでも、通常は歯ブラシとカミソリはありません。バスローブは五つ星でも置いていないホテルもあります。

出張の持ち物は、目的、行先、季節、期間、人数によっても変わりますので、それぞれの観点から具体的な検討ポイントをご紹介します。

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出張の持ち物のポイント1:目的

出張の持ち物は、目的がおおむね社内会議、商談(営業)、調査・監査、イベント出展の順にだんだんと増えていきます。

1)社内会議、セミナー出席

社内会議であれば訪問先は身内のため、パソコン、プロジェクター、ディスプレイ、プリンターなどを借りることができます。

資料を配布する場合は、あらかじめデータを送り印刷・製本を依頼しておくことも可能です。

手土産も気もち程度で十分でしょう。あまり気遣いする必要のない先を訪れるため、手軽に行動できます。

2)調査・監査

調査・監査の場合は、訪問先が社内・社外(調達先・外部委託先など)に拘わらず、お互いの立場が対立する構造になるため、原則として必要なモノはすべて自前で用意することになります。

公的機関が行う検査では、コピー機や電話まで持ち込むこともあります。

3)商談(営業)

商談のときは顧客の手を煩わせる訳にはいきませんので、パソコン、プロジェクターなどプレゼンで使うものは可能な限り持ち込みます。

資料も必要部数を印刷して持参しますので、かなりの分量になることもあります。また、商談の内容や相手次第では、多くの手土産を渡す必要もあります。

4)イベント出展

大規模なイベントに出展するなどの時は、プレゼンテーション用の機材やパンフレット、製品の現物を持ち込む場合もあります。

イベント当日は何が起こるかわからないので、それに備えようとするとかなりの大荷物になります。

出張の持ち物のポイント2:行先

スーツケースとビジネスマン

出張先によっても必要な持ち物は異なります。

1)国内出張

まず国内出張であれば生活用品の携行は最小限にしましょう。基本的なアメニティグッズはホテルに揃っていますし、足りないものがあればコンビニやスーパーで購入できます。“念のため”持参するモノはほとんどないはずです。

2)海外出張(先進国)

先進国を訪問する場合も生活用品は現地調達できるため、歯ブラシやカミソリなどホテルに備え付けられていないことが明らかなモノ以外は持ち込まない方がラクです。

3)海外出張(途上国)

一方、発展途上国へ出張する際は、生活用品、医薬品、非常食などをいろいろなモノを持参する必要があります。

生活用品は多少の不便を我慢すれば不足するモノがあっても構わないでしょうが、医薬品や非常食は生命維持に直結しますので、自分に必要なモノを詳細に洗い出しましょう。

逆にアラブ諸国などでは、アルコール、タバコ、麻薬と誤解される恐れのある薬品のなどを持ち込まないように留意することが大切です。

下手をすると税関で没収されるだけでなく拘留される恐れもありますので、きちんと持ち込み禁止物を確認しましょう。


出張の持ち物の検討ポイント3:季節

出張の持ち物は、当然ながら季節により異なります。

1)寒い所

冬季に寒冷地へ出張するときは、防寒具を多めに用意しましょう。

寒さは死に直結します。客死かくし、きゃくし)=旅先または「よその土地」で死ぬこと・・・は、割りとあります。真面目に考えておいてください。

札幌市のような大都市でも風が吹くとかなり寒さが身に沁みます。地元の人は部屋の中では結構薄着ですが(それがカッコいいという話を聞いたこともあります)、ヨソ者には相当こたえます。

コート、手袋、マフラーだけでなく帽子などで耳をカバーすることが大切です。靴もブーツやソールに深い溝が刻まれたものが望ましいです。

2)暑い所

逆に暑いところへ行くときは、日焼けと虫刺されに注意が必要です。

国内であれば、あまり気にしなくても大丈夫ですが、熱帯地域へ出張するときは長袖長ズボンで肌を露出しないようにしましょう。

デング熱、マラリアなどに加えて、暑い国では食中毒の危険も大きいです。

虫刺されについては予防接種も検討する必要があります。なお、虫の種類が異なるため、海外では日本の殺虫剤は効かないこともあります。


出張の持ち物のポイント4:期間

出張の期間が変われば持ち物の量と内容が変わります。以下を目安にして持ち物の内容を考えてください。

1)3日以内の出張:カバン1つで対応

3日以内の出張の際は、大型のディスプレイを持ち込まないといけないとか特別な理由がない限り、カバン1つですべての荷物を収納しましょう。

とくに航空機を使う場合は機内へ持ち込める手荷物だけで済めば、それだけラクに移動できます。生活用品はほとんど持参する必要がないため、仕事で使うパソコン、書類、筆記用具等を除けば、着替えを持っていく程度で済みます。

概ねA4サイズの書類をタテに2列収納できるサイズのカバンで間に合うでしょうが、ポケットの多いものが便利です。

2)4日以上の出張:スーツの替えも用意

出張が5日以上になるときはスーツの替えも用意することをお勧めします。4日以上同じスーツを着ると汗臭くなったり汚れたりします。とくに商談の場合は相手の印象が悪くなりかねませんので注意しましょう。

スーツを折りたたんで格納できるガーメントバッグか小型のキャリーバッグが必要になります。トラベル用仕分けケース、衣類圧縮袋、バッグインバッグなども、これくらいの期間から使うと便利かもしれません。

3)2週間以上の出張:連泊の場合はホテルに生活用品を送付

国内で2週間以上同じホテルに連泊する場合は、あらかじめ着替え、洗剤、ハンガー、ロープなどをスーツケースに詰めてホテルへ送るとラクです。

2着以上の替えスーツや複数の靴が必要になるため、自動車で出張する場合を除きすべて自分で持っていくことは大変です。ワイシャツや下着は概ね5日分用意してクリーニングに出したり部屋で洗濯したりしましょう。

なお、季節の変わり目に長期出張するときは衣類の選択に注意してください。例えば9月上旬から下旬にかけて北海道に出張する場合、その間に晩夏から初秋へ移行する ので長袖の衣類が必要になります。

出張の持ち物のポイント5:人数

複数名のチームで出張する場合は、共同利用する装備を上手く分担して持っていくことが重要です。

プレゼン用の資料、展示物、補修道具、プロジェクター、ディスプレイ、ハンディプリンター、コピー用紙、ノベルティグッズ、手土産など様々なモノを持ち込むことになるため、庶務担当者を決め役割分担を管理させることが重要です。

展示会へ参加する場合などは事前に会場へ送付するモノも含め多くの持参物があるため、具体的なリストを作りしっかりチェックすることが大切です。


持ち物の適切な選択は出張を成功させるための第一歩

出張の持ち物を適切に選択するためには、出張の目的、内容、期間、人数などの計画をしっかり策定することが大切です。目的が明確でそれを達成するための要件を整理すれば、自ずと必要な持ち物も明らかになります。

持ち物を整理できないときは、改めて出張計画を見直しましょう。

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あなたが無事に出張先での業務を終えて元気に帰宅できますように。