就活はスケジュール管理の勝負!便利なExcelとアナログ手帳

就活はスケジュール管理の勝負!便利なExcelとアナログ手帳

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就活に限らず、時間を守るのは大切なマナーです。

「就活マナー・心得」として、就活をする上で外してはならない基本マナーや心得についてシリーズで解説してきましたが、最後は時間を守るための「スケジュール管理」です。

内定に向け(内定後も一緒)一歩一歩駒を進めていけるのは、「約束時間=スケジュール」を守ることに他なりません。

企業や人事担当者とやっと出会えた機会をいかにしてチャンスに変えて行くかは、時間を作ってくれた相手のことを常に気遣い、適切なスケジュール管理によるところが大きいといえます。

スマホ、パソコンなどデジタル機器を駆使する一方で、アナログ管理もしながら忙しい就活を乗り切りましょう。


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1. 成功する就活は忙しい

就活 スケジュール管理 忙しい

先輩やキャリアセンターからのアドバイスで、就活は大変忙しいものであるというのはきっと耳にしていることと思います。

多くの学生は、3年生までにほとんどの授業カリキュラムを終え、4年生ともなればクラブ活動、アルバイトもせずにひたすら就活1本に絞り込みます。

(1)忙しい人ほど高い志望

極端に言うと、高望みせず志望先を1社に絞り切った就活は、全然忙しくありません。

インターンシップからスタートし、合同企業説明会、単独企業説明会、OB訪問、適性検査、グループ面接、グルプディスカッション、個人面接3回(一次、二次、最終)のフルメニューを全部こなしたとしても、全過程で合計すると10回となります。

約半年間の間に10回、つまり志望企業が1社なら約10日間さえ費やせば目的の内定に達することができるという計算になります。しかし、そんな例はあり得ません。

少しでも良い会社を目指し業界研究から絞り込みを始め、ライバル企業を比較検討しながら、同時進行で仮に10社に挑戦するだけで、その10倍の約100日以上を費やすことになります。

2. 就活の成功はスケジュール管理次第

企業訪問以外、キャリアセンターに相談に行ったり、どこかで模擬面接を受けたりするとさらに日数がかかる他、夜もインターネットで企業研究をすればもっと時間を使います。
つまり、志望レベルを上げれば上げるほど所要日数や時間がかかり、スケジュールが過密化することを意味します。

(1)就活のスケジュール管理が難しい

就活のスケジュール管理が難しいのは理由がふたつあります。

  1. すべて相手(企業)のスケジュールを優先
  2. 合否がわかるたびに計画の練り直し

この2つの理由を克服し、少しでも志望する企業レベルを上げていくために、具体的なスケジュール管理の方法を解説しましょう。

(2)デジタルとアナログの併用

実際に就活を終えた学生がスケジュール管理で何を利用したかを尋ねると、主としてアナログ手帳を使い、補てんするものとしてなんらかのソフトと併用したという声が多くあります。これは、就活のスケジュールに2つの軸があるためです。

ひとつは、志望企業の軸。
もうひとつはプライベートも含めた自分のスケジュールの軸です。

この2つを整合してデジタル管理してくれる統一ソフトやアプリがあればいいのですがなかなかありません。自分の軸は多少の融通が利いても、企業のスケジュールは常に一方的で、しかも変幻自在だからです。

就活 スケジュール管理 デジタルとアナログ

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3. 企業軸の整理の仕方

そこで、2つの軸ごとに適した方法を紹介し、後で融合する方法について触れたいと思います。まず「変幻自在」の企業軸にはExcel、自分軸はフリースペースの多いアナログ手帳(以下、手帳)を使います。

イメージとして、目指す志望企業の就活ポイントと選考スケジュールをExcelでデータ化しながら、手帳はカレンダー部分とノート部分を使い日々のスケジュールと出来事を書き込む感じです。まず、企業軸のExcelから解説しましょう。

(1)志望企業のExcel管理方法

志望企業で押さえておかなければならないポイントは、面接予定などの選考スケジュールに関するものと、企業の就活用プロフィールです。これを志望企業ごとに次のように埋めていきます。

就活 スケジュール excel

縦軸に志望している全企業を列挙します。プロフィールは簡単な項目だけにし、選考の進捗がよく見えるように横軸に項目立てをします。選考が進み、不合格時は「削除」、新たな志望企業が出てくれば「追加」したり、面接日時の変更が入ったりすれば、すべてこの表でフォローしていきます。

特に肝心な日程スケジュールでは、Excel機能を使ってキーワード(「〇月〇日」など)で「並べ替え」をし、ダブりをチェックしたりすることもできます。

項目の「追加」「挿入」も自由自在です。企業によって、一次面接の前にグループ面接を行う企業が出てくれば、「グループ面接」という項目を挿入すればよいわけです。
また、企業名の並びを、志望の強さ順や業界ごとに「並び替え」をすることも可能です。

Excelはパソコン管理が適していますが、スマホやタブレットにアプリを入れば外出時の対応も全然問題なく、見たい時にチェックし加筆・修正が可能です。

(2)データ入力する時の注意点

このように多くの企業を並行して志望する時に、Excelは大変便利ですが、注意点があります。それは、志望企業のデータ化が目的ではないということです。つまり、丁寧にやればやるほど入力に使う時間が増えるということです。

たとえば、会社所在地に本社、支社など入れるのはデータとしてはありうるかもしれませんが、使わなければまったくの無駄です。

データを残して後々利用することもないので、シンプルにした方がいいでしょう。
むしろ、日程スケジュールや選考に重きを置き、たとえば午前中と午後で2社の面接が受けられるかどうかがわかるように、会社の最寄り駅を記入するなどしたほうがデータとしては即効性があります。

4. 自分中心に管理する手帳

就活 手帳

手で書く手帳には、デジタルツールにありがちな「検索」や「並べ替え」機能はもちろんありませんが、記入の「即効性」と書き方の「自由自在さ」は、スマホやパソコンの比ではありません。

(1)手帳にしか出来ないメリット

手帳にしか出来ないメリットを整理すると、次のような場面です。

  • 「〇月〇日面接したい」という企業からの電話をスマホで聞きながら、すぐに手帳を出し、他社の面接時間やプライベート予定とのダブルブッキングをチェックできる
  • 説明会での話、担当者の談話や注意事項など、まとめ方に定型がない時こそ手帳の出番で、すばやくメモを取り臨機応変に対応できる。結果、入力スピードが圧倒的に早い
  • 色使い、予定の強弱、書き方など完全に自由にカスタマイズできる。(ソフトやアプリはどこかに機能の偏りが出る)
  • 話す人からすれば、自分の話を聞きながらサッとメモを取られるのは気持ちいいものである

(2)手帳を選ぶ時の注意点

手帳の最も利用する部分は、もちろんカレンダー部分です。できるだけ1日分に書き込めるスペースが多いものを選びます。

数か月間、志望する企業の数だけ予定が入ってくるのと、絶対外せない授業、アルバイト、友人・家族関連行事などプライベート予定を含めると、各日ともほとんどギッシリに埋まることが予想されます。

加えて、カレンダーと対峙したノート部分(自由書スペース)が絶対必要です。就活中は、「メモ魔」と言われてもいいのでメモを取るクセを付けます。採用担当者からの連絡事項やOB訪問でアドバイスをもらう時などは、常にノート部分を開いているというのがベストです。

手帳はポケットに入るイメージがありますが、就活手帳はカバンから取り出すイメージで、A5(148mm× 210mm)かB6(128mm×182mm)サイズが適当です。
ただし、リクルートバッグから取り出した時、違和感のないビジネス仕様の装丁を使用します。


5. Excelデータと手帳との使い分け

2つのタイプのスケジュール管理帳を持つ以上、その使い分けは非常に重要になります。頭の中で、「主」と「従」という形で整理しておきます。

(1)手帳が「主」・Excelデータは「従」

2種類のスケジュール管理帳を使う場合、主は「手帳」に置き、従はスマホアプリなりパソコンでのデータとします。イメージとしては、手帳で走り書きしたことをExcelデータで引き出しやすくするために、貯めておくという感じです。

加筆や修正の必要が生じた時、時間があればスマホやタブレットからExcel入力してもいいし、1日のどこかでこの作業をすれば、自分の中の作戦会議にすることができます。手帳の書き込みから、Excelデータへの登録をする場合の具体例を紹介しましょう。

(2)Excel上での「作戦会議」

  • A社の二次面接落ちの連絡があったので、ExcelからはA社の「行」を削除し、B社を第一志望に上げる。
  • C社の一次面接通過の知らせと同時に、二次面接が〇月〇日に決まったという連絡があり、まず手帳で当日予定が入っていないことを確認して手書き記入、同時にスマホアプリからExcelにも入力する。
  • B社の〇月〇日の面接の結果次第で、C社を第一志望に格上げするかどうかを決める。
  • 本日、初めてE社の説明会に参加し気になる存在になってきたので、E社情報を挿入し、OB訪問を検討する。新規事業に力を入れており、志望動機に使えそうなのでExcelに登録する。
手帳excelデータ
使い方持ち歩き、その場で記入自宅で入力
書く内容会社名、面接の日時などエントリーシートの締切や提出状況など
一次面接~最終面接までの合否

<使い分けの注意点>

ノートなどのアナログの筆記は、たとえば「面接時間20日(火)11時より」と聞いたことを書き間違える可能性は、聞き間違いがない限りあまりありません。しかし、これをパソコンやアプリで入力する場合に、「入力ミス」はよくあることと思って下さい。

その意味では「主」とする手帳をしっかり管理すれば、時間や日にちを間違えることはまず起こりません。


スケジュール管理で就活を制する

スケジュール管理をしっかりすることは、就活を制するとはよく言われるところです。
時間を守る、スケジュールを間違えないという姿勢はマナーの原点であり、企業からの信頼を得るために、非常に大切な要素となります。

また、相手が話したことを目の前でしっかりメモを取っている姿勢は、見ていて気持ちの良いものです。スマホやアプリに強い人は、すべてデジタル管理で済まそうとしますが、あまり過信するのも禁物です。

日程登録だけだと、スマホのカレンダー機能で手帳メモと同じスピードで可能ですが、同時に当日持参するものや当日の注意点を述べられると、途端に、何かにメモしなければならなくなるのが現実です。

まずは手帳で書き取り、後ほどデジタル機能で整理していくことを是非、おススメします。

2018/12/19

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