正式内定に伴う提出書類と知っておきたい内定承諾書の注意点

2018.12.19
正式内定 提出書類 承諾書の注意点

正式内定に伴う提出書類と知っておきたい内定承諾書の注意点

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正式に内定が出せるのは10月1日いうことで、正式内定に向けて企業は必要な書類の提出を求めてきます。
これまで提出した書類はエントリーシートなど選考のための書類でしたが、入社時の契約手続きにも必要となる書類があります。

企業により提出時期は異なりますが、内々定前後から内定前ぐらいに求められる「履歴書」「成績証明書」「卒業見込み証明書」「健康診断書」がそれです。

また、内定直後の「内定承諾書」はすべての企業が求めるとは限りませんが、内定辞退対策の目的から提出しなければならないこともあります。


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1. 正式内定に伴う提出書類

正式内定を出す前に、企業が求めるいくつかの書類があるので紹介しましょう。

提出時期は、採用選考中、面接前後、内定通知時、入社前など企業によってマチマチですが、いずれも入社手続きに必要なものです。

(1)履歴書

履歴書は入社手続きに必要なオフィシャルな書類となり、内定がほぼ固まったら⑵⑶⑷と一緒に提出を求められる場合が多いです。一般的な項目は以下の通りです。

    属性:名前、住所、生年月日、連絡先など。
    学歴:高校卒業後から大学や専門学校の、学校名、選考科目などを経年で書きます。
    職歴:新卒の場合はなし。
    志望動機・自己PR・趣味特技・配偶者有無・通勤時間など

新卒の場合は、学校推奨の履歴書があるのでそれを使うといいでしょう。

学生時代の生活部分がよくわかるよう、「学生時代に取り組んだこと:専門科目、クラブ活動、アルバイト、その他。」が強調されています。
これまで選考時に出してきたエントリーシートと重複する部分が多く、よりシンプルで特に難しい項目はありません。

いずれにせよ、入社後のフォーマルな人事書類として保管されるので正確な記入は言うまでもありません。

内定後 提出 履歴書

(2)成績証明書

「成績証明書」「卒業見込み証明書」「健康診断書」は、所属の学校が発行してくれます。学生が記入する部分はありません。

成績証明書は、募集職種が専門職種などの場合は早い段階で求めますが、一般的には内定を出す前後に提出を要求してきます。この場合は、選考への影響度は少ないということです。「卒業ができる程度の勉強はしてきたのでしょうね。」という程度です。

ただし、二次面接、最終面接前に「成績証明書」の提出を求められたら、成績内容に関する質問は予定しておく必要があります。たとえば、「専門科目の成績が良くないのはなぜですか?」「各科目とも成績が良いですね。勉強ばかりしてたの?」といった質問です。

(3)卒業見込み証明書

学校が、卒業に必要な単位数を現状の取得状況と比べ、卒業できる見込みかどうかを判定し発行してくれます。

これが発行してもらえないということは、来春の卒業が無理なのでこの時点で選考落ちになります。逆に企業はこの証明書を取ることで、一旦、来春の卒業ができることを確認します。

ただし、これはあくまで見込み証明書なので、現在履修中の必須科目を落とし留年になる場合もあります。

その場合、内定をもらっていても卒業が前提なので入社はできません。企業に泣き付き、半年待ってもらうとか、学校に泣きつき、なんとかしてもらおうなんて期待しない方がいいでしょう。

(4)健康診断書

健康診断書は、学校が学生に対して定期的に実施している直近の健康診断結果になり、学校が発行してくれます。
専門職種で特別な基準がある場合以外、「異常なし」であれば選考に影響することはまずありません。

もともと、厚生労働省の指導で健康診断書を選考基準としないようにという指導があります。したがって、提出を求める時期も、内定と同時とか入社直前というのが一般的です。

自身の自覚として、健康や体調に関して何か気になるところがあっても、通常の仕事に差し支えなければ申告する必要はありません。

たとえば、週に一度は病院に通う必要があるとして、通常の休みを使って可能なら言わなくても問題ありません。不必要なことは企業が心配し内定前ならマイナスに作用するかもしれないので注意しましょう。

内定 提出書類 健康診断書

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2. 知っておきたい内定承諾書の知識

内定承諾書は、企業が内定を出した学生宛に発行し、タイトル通り学生が「内定を承諾しました。」と返事する趣旨の書類です。

ただし、後に続く文面はさまざまで「内定取消」となる場合のケースを明示して注意を促したり、内定辞退を意識して入社を確約させる内容になっていたりする内容もあります。

(1)内定辞退に歯止めをかける?

内定通知は、通常は企業が学生に一方通行で内定(採用)を通知してそれで終わるのですが、内定通知後の辞退を気にする企業はこの内定承諾書を発行して、辞退に歯止めをかけようとします。

文面には、

    内定を承諾いたしました。つきましては、特別な事情がない限り、貴社が指定する日時に入社いたします。

という一文があります。

ここが内定承諾書のポイントのひとつで、辞退せずに必ず入社いたしますと約束させています。

特別な事情については、いくつか例示があり、「留年してしまった」「採用選考時の体の状態から変化があった」「家庭的な事情」などです。特に問題なければ必要な項目を書いて返送すればいいでしょう。

(2)内定承諾書の提出後の辞退

内定承諾書を提出した以降に別の企業から内定をもらい、前の企業は内定辞退をしたいという場合はどうなるでしょうか。
結論から言うと、内定承諾書には法的拘束力がなく、企業がそれを盾に内定辞退を拒むことはできません。

しかし、書類としては一定の約束をしたわけなので、なんとしても別の企業に行きたいという理由を述べて納得してもらうしかありません。

これに対し、企業側が内定承諾書を盾に、「約束違反」や「賠償請求」など言い出したら法的な問題になるので、キャリアセンターや労働局に相談をします。

また、内定辞退を言い出してから企業と揉めるより、事前に相談しておき企業に申し出る時の言い方も指導してもらっておけば安心です。

(3)内定承諾書の文面にも注意

一般的な承諾書は述べた通りですが、さらに文面によっては、

    「決して貴社に迷惑をかけることはいたしません。」
    「内定辞退の場合の補償については貴社の指示に従います。」

など、一歩踏み込んだ文章が入っているものもあります。

内定承諾書に法的拘束力はないとはいうものの、揚げ足を取られかねない文章には要注意です。

学生個人より立場が強い企業が内定承諾書で約束したことを盾に取り、一学生を相手取って採用経費などの損害賠償を迫ることはありえないというのが現実です。

とはいえ、十分注意するに越したことはありませんので、油断せず信頼できる機関にできるだけ事前に相談を入れましょう。

3. 提出書類の送付時の注意点

これまでに提出した書類はエントリーシートぐらいで、しかもWeb経由だと、正式書類の提出ははじめての経験になるかもしれません。以下、ポイントのみを紹介しましょう。詳しくは、「書類送付マナー編」を参考にして下さい。

(1)郵送時にはいくつも注意点が

  • 送付状(添え状)を添付し送付物内容の明記
  • 宛名書きのルール(正式社名、所属部署、レイアウトなど)を守る
  • 「〇〇書類在中」の明記
  • 腰折れしないようにクリアファイルを使用

(2)手渡し時には挨拶をしっかり

  • 住所なしで宛先(社名と担当者名)のみの宛名書き

「お世話になります。本日、必要(応募)書類を持参いたしました。どうぞよろしくお願いいたします。」

(3)コピーか原紙の確認を

内定承諾書 コピー

志望企業が多くなると、履歴書はじめ成績証明書などの書類は頻繁に求められます。「コピー可」と「不可」がありますので、間違わないようにしましょう。

まず、履歴書は写真を必ず貼付するので、「コピー可」になることはまずありません。

しかし、成績証明書、卒業見込み証明書、健康診断書は企業によってわかれるので、指示を間違わないようにします。どうしてもコピーをして提出したくなりますが、「不可」の企業もあります。


内定の正式書類は就活の総仕上げ

正式書類の送付は、いわば就活の総仕上げです。最後まで気を抜かず、記入漏れはないか、封入漏れはないか、誤字・脱字はないかなど細かい点に気を配りましょう。

複数の企業を志望していると、企業によって要望がまちまちなので勘違いをしがちです。
1社の中での勘違いもさることながら、複数の企業間で送る書類を間違うとそれ以上に大変なことになるので十分注意しましょう。

また、「内定承諾書」は、言葉を変えて「入社誓約書」になったりします。企業によってはこれ以外の書類を求めてくることも考えられます。ひとりで理解せず、まずはキャリアセンターに相談することが大切です。

2018/12/19

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