就活で最も気を付けたい電話マナー①|慌てて失敗しないための対策

2018.12.20
就活 電話マナー

就活で最も気を付けたい電話マナー①|慌てて失敗しないための対策

就活中のマナーで一番気を付けなければならないのは、意外と企業や採用担当者との「電話連絡」です。

就活がスタートした頃の説明会情報やエントリーシートの送付などは、就活ナビサイトを参考にしながら、WEB上の操作で進んで行きます。
しかし、いよいよ選考段階に入ると企業と連絡は1対1のコミュニケーションが中心となります。

この1対1のコミュニケーションの典型が「電話連絡」です。電話連絡とひと言でいっても、受ける電話・かける電話から、伝言・留守電・折り返し電話までさまざまな状況があり、実はそれぞれにマナーや心得が求められます。企業側からすればビジネス常識だが、就活生にとっては気にもしなかったことがたくさんあります。

電話マナーや心得といった、付随的なことで失敗するなんて大変もったいないことです。2回に分けて電話マナーと注意しておきたい心得を具体的に紹介しましょう。


1. 就活で電話連絡が必要な場面

就活で、連絡手段が電話になる場面は意外とたくさんあります。

もちろん、メール連絡の場合もたくさんありますが、重要場面ではメールを使われることはなく、生の声で確認する電話がほとんどです。電話連絡でないとダメな場面を次のような場合です。

<企業から学生へ電話する場面>

就活 電話マナー 企業から電話

①面接や選考結果を連絡する場合

先に受けた筆記試験、面接など選考結果のうち、主に合格を通知するもの。加えて、次のステップに進んでもらうための詳細を連絡するもの。

②第一志望の意志確認や内定(内々定)の連絡をする場合

内々定に近づくと、学生が本当に第一志望かどうかなど意志確認を行うもの。また、内々定あるいは内定を告げるために呼び出すもの。

③内定懇談会の案内をする場合

内定懇談会の出欠確認をする(人数が多いと郵便やメール通知になることがある。)

共通しているのは、メール連絡で気が付かなかったらお互いが困るのと、学生側の都合を尋ね調整をする必要があるものです。また、途中で選考辞退(内定辞退)などにならないよう確実に連絡を取りたいために電話を使います。

<学生から企業へ電話する場面>

  • 企業側からの電話に出られず、折り返し連絡をする場合
  • 面接日時など、企業からの呼び出し日時に変更をお願いする場合
  • 面接など約束した時間に遅れそうになった場合
  • 企業からの連絡事項やその他のことで質問が生じた場合

これらは、あまり起こりそうにない印象を受けますが、実際には就活中は頻繁に起こるものです。就活がピークになると相手が十数社に及んで掛け持ち状態になるため、頻繁に発生します。

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2. 電話マナーと心得が必要な理由

たとえば採用担当者から最終面接に進める電話連絡をもらい、「え?ホントですか!嬉しいです!」とだけ答えたら、企業に与える印象はどうでしょう?

また、指定された面接時間に遅れそうになり、「すみません。まだ、電車の中なので面接に遅れそうです。どうしたらいいでしょうか?」と電話をかけたら採用担当者はなんと思うでしょうか?

ここには、必ず守らなければならないマナーやお礼の述べ方、お詫びの仕方といった心得があります。

日頃からキャンパスだけの生活では、なかなか正しい電話連絡の方法を覚える機会がありません。もし、前述のような電話連絡だと、面接以前に悪い印象を持たれても仕方ありません。電話マナーが大切な理由はここにあります。

3. 企業から電話をもらった時の基本マナー

就活中に志望企業からかかってくる電話は、面接や選考を通過したことを知らせる場合や、次のステップに進むという「良い知らせ」がほとんどです。したがって、取り損なったり聞き損なったりしないよう細心の注意を払って電話を受けます。

(1)応答例:「良い知らせ」へ最大の感謝

まず、何はさておき良い知らせには最大の感謝を示す言葉を述べ、次への指示をしっかり聞き取り、最後は復唱をします。

人事
人事

「〇〇さんですね?△△株式会社人事部の△△と申します。
お電話を差し上げたのは、昨日の1次面接を通過されましたので、是非、2次面接に進んでいただきたくお電話しました。

つきましては、〇月〇日10時、場所は前回と同じく本社ビルの7階です。ご都合いかがでしょうか?」

あなた
あなた

『〇〇大学の〇〇です。ハイ!ご連絡ありがとうございます!
喜んで2次面接に行かせていただきます。

〇月〇日10時、本社ビル7階ですね?承知いたしました。何卒、よろしくお願いいたします。
特に持ち物等は大丈夫でしょうか?』

(2)企業からの電話を受けるポイント

①選考中の企業(担当者)の電話番号は登録済に

選考中の企業は、スマホでは発信元(人)の電話番号を登録しておきます。着信時点で選考中の企業(人事担当者)とわかれば、テンションを上げてハキハキと応対します。

発信元の人事担当者名に記憶があれば、「△△様、お世話になっています。」と名前を呼ぶようにするとより好印象を与えます。

②話しやすい環境に移動する

電話を受けた場所が騒がしい場所だったり、ショップなどで店内BGMが流れていたりする時は必ず外部の音を遮断できるところへ移動します。

移動に時間がかかる場合は、「今、お話しできますか?」と言われた時に、「場所を移りますので少々お待ちください。」と伝え、速やかに移動します。同時に、メモを取れる状態にしましょう。

③選考通過と次への指示を聞き取る

選考通過の知らせなどは、感謝の言葉「ありがとうございます!」と、できるだけ大きな声で間髪入れずに答えるようにします。そして、次のステップの指示については聞き洩らさないようにしっかり聞いたうえ、最後は必ず復唱します。

④持ち物・準備・注意点等を確認する

今回の例は2次面接連絡ですが、面接段階が進んで行くと履歴書や成績証明書などの提出を言われることがあります。また、呼び出しの内容によっては、持参物など準備に関する注意点のあることがあるので、「何か持ち物で準備するものはあるでしょうか?」と、確認する習慣をつけましょう。


4. 企業に電話連絡をする基本マナー

就活 電話マナー 基本

今度は、学生から企業に電話連絡をする時の基本マナーです。このケースは、前段の例にあるように一旦留守電で連絡を受けた後の「折り返し電話」や尋ねたいこと・相談したいことがあっての電話などです。

(1)企業へ電話をかける時の鉄則

企業へ電話する時は、心得ておかなければことがいくつかあります。

大きな注意点は、採用シーズン中の人事部や採用担当者は、最繁忙期でいろいろなところからひっきりなしに電話が入っているということです。担当者の呼出しも質問も、要領よく伝えるようにしなければなりません。

たとえば、面接の時間変更をお願いしたいのであれば、提示してもらっている時間が無理な理由、変更を希望する日時、変更が無理な場合の対応など自分なりにきっちり整理してから電話を入れるようにしましょう。

また、窓口になっている採用担当者が不在の場合、

  • 伝言をお願いするのか
  • 戻り次第折り返し電話を望むのか
  • あらためてもう一度かけ直すのか

ある程度決めて電話をしないといけません。

(2)ポイントは「自身の名乗り方」と「用件の伝え方」

企業に電話を入れる基本の第一は、「自身の名乗り方」です。
これまでの採用担当者とのやりとりで自分の名前を覚えてもらっていればいいのですが、規模の大きい会社ではそうはいきません。

学校名と「フルネーム」で名乗ります。企業は志望者や選考中の学生をリストで管理しているので、どんな場合もフルネームです。

第二は、「要件の伝え方」です。「面接日時の変更のお願いです」「いただいていた留守電への折り返し電話です」など、コンパクトに伝えます。

企業への電話が慣れていないと、どうしても「あの~」から始まり、「すみませんが~」「ちょっと都合が~」「電話があったみたいで~」と、片言の話になってしまいます。そうなると、企業は「用件は何?」と思うのが正直な気持ちです。

(3)企業へかける電話の基本パターン

あなた
あなた

『〇〇株式会社様でいらっしゃいますでしょうか?
私、〇〇大学の△△△△と申します。お世話になっています。
恐れ入りますが、人事部採用担当の〇〇係長様をお願いできますでしょうか?』

あなた
あなた

『(相手が電話口に出たのを確認し)〇〇係長様でいらっしゃいますでしょうか?
私、〇〇大学の△△△△と申します。明日の面接に関し、持参物の件でお尋ねしたいことがありお電話させていただきました。
今、お時間よろしいでしょうか?』

■基本パターンのポイント

    ①代表電話の場合
    ⇒企業名の確認(事務所への代表ダイヤルインもあるので注意。その場合は、「〇〇株式会社人事部です。」といったように相手が名乗ります。)

    ②発信者の名乗り方
    ⇒学校名とフルネームを最初に言う。

    ③呼び出してもらう時の注意
    ⇒「恐れ入りますが」など、クッション言葉を入れる。相手の名前や肩書を間違えないよう名刺等で確認すること。

    ④相手が電話口に出た時
    ⇒もう一度、学校名と名前を名乗る。

    ⑤要件を伝える
    ⇒「明日の面接の持参物の件」

    ⑥時間の確認
    ⇒「今、お時間よろしいでしょうか?」と確認する。そんなに時間を要しないと思っても気遣いを見せること。また、担当者が要件を聞いた後、相手はそんなに急かない内容だと判断して、「後ほど、こちらからかけ直させてほしい」と言う場合もあるので必ず伺うこと。


声だけのコミュニケーションだからこそ、いつもより丁寧に

マナーの中で最も気を付けたいのが電話マナーという理由は、電話は声だけのコミュニケーションだからです。電話マナーをおろそかにすると、こちらの様子がわからないだけに思わぬ予見をもたれてしまい、特に就活にとって大切なイメージを悪くしてしまいかねません。

電話をかける時もかかってきた電話を受ける時も、言葉遣いや言い回しを事前にシミュレーションしておくことをおススメします。就活生が電話で発する一言一言が、企業の担当者には「マナーをわきまえている人」「マナーを知らない人」と区別していると思って下さい。

この記事では基本部分を紹介しましたが、就活における電話のやりとりはいろいろなバリエーションがあります。

次の記事では、「こんな場合どうする?」と題して、特に気を付けたいケースを取り上げ紹介しましょう。

就活マナーと心得で、最も注意が必要な【電話連絡】。こんな場合どうする?

2018/12/19 2018/12/20

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