就活で最も気を付けたい電話マナー②|こんな場合どうする?

2018.12.19

就活で最も気を付けたい電話マナー②|こんな場合どうする?

就活では選考が進むにつれ、企業からの電話、あるいは企業への電話が増え、丁寧にかつ効率よく対応していかなければならなくなります。

  • 企業からかかって来た電話の受け方。
  • 電話に出られずに折返し。
  • 企業の担当者に折り返しの依頼をする場合。
  • 時間に遅れるなどの緊急の電話。

定型的でシンプルなやりとりなら問題はないのですが、企業も学生も忙しくなる中で、「こんな場合どうするの?」と戸惑う場面も出てきます。

対応を間違ったために印象を悪くしてはなにもなりません。よくある「こんな場合」を取り上げて、しっかりコミュニケーションが取れ、相手に好印象を持ってもらう対応と電話マナーを紹介しましょう。


1. 企業からの電話で気を付けたい事例

次の2つの事例は、就活中の電話の中でもよくある例で、返事如何によっては、今後の就活に影響が出かねない電話連絡です。うろたえずにしっかりした言葉とマナーで対応を間違えないようにしましょう。

就活 電話マナー

(1)企業の申し出に即答できない

企業からの電話で、次の面接ステップに進んでもらいますという連絡があり、指定の日時を聞くと、どうしても行けない事情のある日時で、一旦確認しないと即答できないという場合があります。こんな場合の対処法と電話マナーはどうすればいいのでしょうか?

まず、前提として就活中は、できれば授業やアルバイトよりも面接などを優先させるのが原則です。それでも、即答ができないという場合は次のように応対します。

『面接日程のご連絡、本当にありがとうございます。ご指定の日ですが、誠に申し訳ございません。
急な家庭の事情があり都合がつけられるかどうか確認したいので、折り返し電話をさせていただいてもよろしいでしょうか?ご無理を言って申し訳ございません。』

■対応方法と電話マナーのポイント

  1. 「良いお知らせ」に対しては必ず礼を述べる。
  2. 即答できない理由を述べる⇒「急な家庭の事情で…」「学校行事の変更があり…」など
    ※ただし、理由については他社面接と重なったのではないかと憶測され、突っ込んで聞かれる可能性があるので十分注意します。
  3. 折り返し電話の提案⇒「ご無理言って申し訳ございません。」というクッション言葉を添える。

(2)何度も留守電が入っていた

企業からの電話を、授業中やアルバイト勤務中でどうしても出られず、留守電になってしまうことは十分考えられます。

企業は、一度は仕方がないことと思ってくれますがたとえば午前・午後と、複数回の電話ともなると、折り返しの電話ができないことに不信感を持ってしまいます。

そこで、何度か着歴があったにもかかわらず、折り返しの電話ができなかった場合の対応方法と電話マナーを紹介します。

『〇〇様でいらっしゃいますでしょうか?私、〇〇大学の△△△△と申します。
本日は午前午後と、何度もお電話をいただいていたにもかかわらず、折り返しの電話が遅くなってしまい、本当に申し訳ございません。』

終日、アルバイトに入り携帯電話を手元に置けない状態が続いた結果、今になってやっと着信を確認することができました。ご用件をお伺いしてよろしいでしょうか?

(電話の要件を聞いた後、再度)本日は本当に申し訳ございませんでした。今後気を付けますので、何卒よろしくお願いいたします。』

■対処法と電話マナーのポイント

  1. 就活中のマナーとして、ほぼ終日、携帯電話の着信確認をしなかったこと、あるいは長時間手元から離れて置いていたことはありえないこと。
  2. まずは、丁重にお詫びすること⇒「本当に申し訳ございません。」
  3. 電話に出られなかった理由を率直に正直に述べる。⇒「終日、アルバイトに入り…」
  4. 最後、電話を切る際に再度お詫びする⇒「今後気を付けますので…」
スポンサードリンク

2. こちらからの電話で気を付けたい事例

学生から企業に電話する場合で、特に気を付けたい事例を紹介します。

就活シーズンの人事部は多くの学生から問い合わせの電話がたくさん入り、業務がいつも以上に輻輳しているというのが実態です。そんな中で紹介する以下の事例は、しっかりポイントを押さえて電話をかけないと、「今の誰?要領を得ない電話だなぁ!」と思われかねません。

就活 電話マナー 人事

(1)担当者が不在あるいは話し中だった

採用関連の問い合わせは、ホームページや会社案内はじめ、さまざまな機会に窓口となる担当者名と電話番号が紹介されます。

学生から電話をかける時は、必ずこの連絡先に電話しますが、繁忙時期になると担当者以外の人が電話口に出る可能性が多分にあります。

すぐに担当者に繋がればいいのですが、「不在」や「電話中」で伝言を頼まざるを得ない場合が考えられます。また、伝言するべき内容かどうかも念頭に置く必要があります。これらの場合の電話対応やマナーは、状況毎に変わってきます。

①「伝言をお願いする」場合の状況と応答例

出られた電話口の方に伝言をお願いする場合は、「内容がシンプル」な場合に限ります。

シンプルな内容とは、「はい」か「いいえ」で伝えられるもの、時間・場所の連絡など簡単なメモ等で渡せるもの、何か依頼を受けていて「了解」とだけ言えばよいもので、次の応答例を参考にして下さい。

あなた
あなた

『採用ご担当の〇〇様にご伝言をお願いできますでしょうか?
〇〇様から先日の電話で、面接の日を変更できないかと質問されていましたが、「8日で了解いたしました」とお伝えいただけますでしょうか。』

あなた
あなた

『人事部の〇〇様から、会社訪問の時間は何時頃になるかとお問い合わせをいただいておりましたが、「4時にお伺いいたします」とご伝言いただけますでしょうか?』

あなた
あなた

『採用係の〇〇様にお伝えいただきたいのですが、「履歴書は昨日〇〇様宛ですでにお送りしております。」とお伝えいただけますでしょうか。』

プラスのマナーとしては、伝言をお願いする電話口の方の名前を出して、「△△様ですね?お手数をおかけいたしますがよろしくお願いいたします。」とか「ご面倒おかけいたします。」と添えると、印象もずっとよくなります。

②「折り返し電話」をお願いする場合の状況と応対例

担当者が不在もしくは話し中で、出られた方に伝言をお願いしたいが、その内容が込み入っているため、やはり直接お話ししたいという場合です。

込み入っている場合とは、たとえば面接時間を変更して欲しいと頼みたいが、自分の都合がいいのは、〇日と△日でどちらかといえば〇日を希望し、△日なら3時までが良いといった場合などです。

このような内容だと、採用担当者の都合いかんで変わる話を仮定の話でつないでいくので、ほとんど意味のないものになり、伝言にはふさわしくありません。

仮に電話口に出られた方が、「ご伝言をお預かりいたしましょうか?」と尋ねられても断るようにします。こういった場合は、「折り返し電話」を希望する旨を伝えるようにします。

あなた
あなた

『採用担当の〇〇様がお電話中(離席中)とのこと、了解いたしました。
そうしましたら、大変恐縮ですが、お電話が終わり次第(席にお戻りになられ次第)、私の方まで折り返しお電話をいただけるようお願いできますでしょうか?』

「折り返し電話」は、ある意味、相手に電話をかけるように指示するものなので、時間がない時以外は、採用担当者とのやりとりではあまり使わないように注意しましょう。

③「あらためて電話」をかける場合の状況と応対例

「あらためて電話」は、後ほどしばらくしてかけ直す時に使います。

「折り返し電話」が早く連絡を取りたい時に、先方から電話をもらえるようにお願いするのに比べ、「あらためて電話」は多少なりとも時間的に余裕があります。また、あくまでこちらから電話するので、相手に失礼する感じはありません。

特に相手が外出などしていて、職場に戻る時間が少し先になる場合では、おおよその帰社時間を尋ねた上で、その頃にこちらから電話をかける方法です。

あなた
あなた

『(連絡をしたい〇〇採用担当者が外出と知って)かしこまりました。
〇〇様は、本日は何時ごろお戻りになられる予定でしょうか?』

あなた
あなた

『(戻る予定の時間が4時ごろと聞いて)ありがとうございます。
それでは、4時過ぎにあらためてもう一度お電話入れさせていただきます。〇〇大学の△△△△から電話があったとお伝えいただけますでしょうか?お手数ですがよろしくお願いいたします。』

(2)遅刻しそうな状況や、約束時間の変更を連絡したい

学生側からかける電話で、緊急性と重要性においてかなり注意を要する場合の電話があります。
それは、こちらの勝手な事情で人事担当者などにかなり迷惑をかける場合です。2つの例で紹介し、対応例とマナーを解説します。

①約束の時間に遅刻しそうになった場合

面接や懇親会、各種ミーディングなど時間を約束したにもかかわらず、向かう途中で間に合いそうもないとわかった時にこちらから電話を入れる場合です。

そもそも電話を入れずに遅れて到着するのは論外ですが、遅れることを事前に伝えお詫びするのは絶対的な常識です。

『(名前を名乗った後)私、本日10時30分から面接の予定なのですが、電車が事故で徐行運転し、会社への到着が10時40分位になりそうなので、取り急ぎ電話を入れさせていただきました。
ただいま〇〇駅を出たところです。本当に申し訳ございません。』

遅れる理由を述べ、現在いる場所と到着の予想時間を述べて置かれている状況を説明します。そして、理由のいかんにかかわらず丁重にお詫びすることが一番大切です。

あとは、企業担当者の指示を待つしかありません。時間変更をするとか、そのまま待っているとか、具体的指示が出たら感謝の意を表します。

『申し訳ございません。ご配慮ありがとうございます。急いでまいりますのでよろしくお願いいたします。』

②約束日時の変更をお願いする場合

企業と約束した時間で、特に個人面接などは多少融通が利くため、日時の変更をお願いすることがあります。

ただし、結果的に受け入れてもらったとしても、合わせて面接官の時間調整も同時にやっているので、迷惑をかけているという認識は持たなければなりません。

その上でどうしても変更をお願いする時は、当然ですが理由は大切です。まさか、他社の面接と重なったとは口が裂けても言えません。やむを得ない理由としては、「家庭の急な事情」「学校行事・授業時間の変更」「自らの体調の件」といったところでしょうか。

企業としては、他社面接とのバッティングを疑っているので、さらに突っ込んで聞かれる可能性は十分あります。

『(名前を名乗った上で)お電話差し上げましたのは、先日ご連絡もらった個人面接の日程の件です。
〇月〇日の13時00分とお聞きしているのですが、実は授業スケジュールが急に変更になり、都合がつかなくなったため、変更していただけないかとお電話いたしました。
〇〇様にはご迷惑をかけることとなり大変申し訳ございません。』

電話連絡は人物やマナーの評価対象になる

述べてきたように、企業の人事担当者との電話連絡はいろいろな場面で発生します。紹介した場面以外、内定(内々定)連絡、内定者懇親会の通知などもあります。

ここで注意しなければならないのは、選考途中でやりとりする電話連絡は、人物評価やマナー評価の対象になるということです。

うかつな言葉遣いや常識を外れたような対応は、選考から外れることも考えられます。

ここで上げた事例は一部ですが、ひとつひとつの場面を丁寧に復習をして下さい。丁寧な電話応対を心掛ける習慣をつけていくと、自然と電話の向こうにこちらの力が伝わるようになります。

2018/12/19

スポンサーリンク
☆自分の「強み」を知って自己PRすれば書類選考・面接が有利に!
転職成功
本格的な自己分析が無料!転職者の8割が利用する転職サービスとは?
この記事も一緒に読まれています