OB訪問の礼儀・マナー|好感度を上げる基本ポイント9

2018.12.17
OB訪問 好感度を上げるポイント

OB訪問の礼儀・マナー|好感度を上げる基本ポイント9

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OB訪問に礼儀とマナーが大切なのは3つの理由があります。

  1. 学校の先輩という立場に対してのもの。
  2. 相手がビジネス最前線の社会人であるということ。
  3. その先輩に時間をもらって就職の相談・取り計らいをお願いするということ。

以上3つは多くの場合、これまでの学生生活ではあまり経験のないことだと思われます。

特に3つ目はOBの心証に大きく影響するだけに、おろそかにすることはできません。以下、OB訪問の流れに沿って礼儀・マナーの基本ポイントを紹介しましょう。


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1. アポイントの取り方とマナー

OBの連絡先がわかり、早速連絡することとなりました。そこで、アポイント(アポイントメント=面談約束)の取り方の基本マナーを紹介します。

ビジネス場面では当然ですが、ここでも相手すなわち目上(ビジネスなら取引先)にあたるOBの都合を最優先にして、日時・場所を決めます。

(1)電話による最初のコンタクト

アポイントの前に、電話で初めて取るコンタクトなので、冒頭に初対面の挨拶をしっかり行います。ここでは、ダイレクトにOBに繋がる携帯電話を想定した最初の挨拶言葉の例を紹介しましょう。

あなた
あなた

『〇〇様でいらっしゃいますでしょうか?
私、はじめてお電話させていただきます。〇〇大学の△△と申します。〇〇大学のキャリアセンターから〇〇様のお名前と電話番号を伺い、OB訪問をさせていただきたくお電話いたしました。
今、お話しのお時間をいただけますでしょうか?』

■挨拶のポイント

  • OBの連絡先を知った経緯を述べる⇒「キャリアセンター経由」
  • 初対面の挨拶とともに名前を名乗る⇒「はじめてお電話させていただきます。」
  • 電話の要件⇒「OB訪問をさせてほしい」
  • 話ができる状態かどうかを伺う⇒「今、お話しして大丈夫でしょうか?」

会社経由で呼びだしてもらう場合は、電話に出られた受付もしくは職場の方に、以下のように述べてOBを呼び出してもらいます。

あなた
あなた

『〇〇(企業)様でいらっしゃいますでしょうか?
私、〇〇大学の△△と申します。OB訪問のお願いでお電話いたしましたが、〇〇課の〇〇様をお願いできますでしょうか?』

(2)都合の良い「日時」の聞き方

相手がOB訪問の主旨を理解したら、さっそくアポイントの約束を取り付ける話をします。

あなた
あなた

『私は現在、就職活動中で〇〇先輩が勤務されている〇〇株式会社様を目指しております。
つきましては、〇〇先輩のご都合のよろしい時に直接〇〇先輩とお会いして、今後の就活についてアドバイスをいただければと思っております。
お忙しいとは存じますが、お会いしてお話する時間を頂戴することはできますでしょうか?』

■日時を約束する時のポイント

  • 相手の都合を優先する⇒「〇〇先輩のご都合のよい時に」
  • 訪問したい旨を伝える⇒「〇〇先輩とお会いしてアドバイスをいただきたい」
  • 忙しい折に無理を言う気持ちを伝える⇒「お忙しいとは存じますが」

OBが学生の都合のいい時間を尋ねてきても、再度OBの都合の良い日時に任せると伝えます。

ただし、OBの方から学生の授業時間などに配慮してくれて、都合の良い日時をおおまかに尋ねられたら、何曜日あるいは何時以降なら大丈夫と伝えてもいいでしょう。

その上でOBが提案してくれた日時については、絶対無理な日時以外は基本的にOBの都合に従うようにしましょう。また、OBの勤務外時間と推測される曜日や時間を提案してもらった場合は確認し、申し訳気持ちをしっかり伝えます。

(3)待ち合わせ場所の確定

場所についても、全面OBにお任せするようにします。

OB
OB

「会うのはどこがいいですか?」

と質問されても、

あなた
あなた

『どこへでも参りますので、〇〇先輩にお任せいたします。』

と言うようにしましょう。

提案される場所の可能性は、OBの所属する会社の中や、わかりやすい会社近所のカフェなど、面談場所をダイレクトに指定する場合と、一旦待ち合わせる最寄り駅や立ち寄りやすいショッピングストアなどです。

以上、日時と場所のアポイント約束ができたら最後は必ず復唱します。

あなた
あなた

『では、〇月〇日〇時に、〇〇駅の改札口でお待ちさせていただきます。
なにかあれば〇〇先輩のこの携帯電話にお電話を入れさせていただきますが、よろしいでしょうか?
お仕事が終わってから会っていただけるとのこと、お疲れのところ大変申し訳ございませんが何卒よろしくお願いいたします。』

■日時・場所の確認ポイント

  • 日時と場所の再確認をする⇒「(いつ)(どこで)お待ちさせていただきます。」
  • 待ち合わせに行き違う場合に電話を入れる⇒「携帯に電話を入れさせていただきます。」
  • 勤務(お仕事)終了後に感謝を表す⇒「お疲れのところ大変申し訳ございません。」
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2. 初対面時の挨拶のポイント

電話で一旦挨拶はしているものの、当日会う時はやはり初対面での挨拶をしっかり交わさなければなりません。名刺の受け取り方から、飲み物が出た時の対応まで礼儀・マナーについて説明しましょう。

(1)名刺の受け取り方

OB訪問 名刺交換

名刺を持っている人はしっかり名刺交換から始めます。インターン中に作った人や、学校のクラブ活動用に名刺を持っている人は、遠慮なく差し出すといいでしょう。

名刺を交換するタイミングはビジネスマンであるOBの方が心得ているので、OBが差し出した時に合わせて出せば問題ありません。一般的には、会社の事務所や喫茶店など、テーブルと椅子がある場所が名刺交換しやすいでしょう。

基本は右手で渡し、左手で名刺入れを台にして受け取ります。名刺を持っていない場合はOBの名刺を両手で受けとるようにします。

着席するまで名刺を受け取った時の位置をキープし、座ったらテーブルの上に置きます。持ったまま手を下げたリ、すぐ名刺入れやカバンにしまったりしないように気を付けます。

(2)あらためて初対面の挨拶

座る前にまず学校名と名前を述べて挨拶をします。

『電話でお話しした、〇〇大学の〇〇と申します。
(いただいた名刺に目を落としながら)〇〇先輩、この度は大変お忙しい中、お時間を取っていただき本当にありがとうございます。
本日はどうぞよろしくお願いいたします。』

座るのはOBが、「どうぞかけて下さい。」と言ってからで、座る時は「失礼します。」と言ってから腰を下ろすようにします。このタイミングは、面接時と同様ですので、間違っても自分から先に腰をかけたりしないよう覚えておきましょう。

緊張する初対面の場面ですが、基本はOBから指示があってから動くようにします。その都度、「失礼します。」あるいは「ありがとうございます。」という発声をするうちにだんだん落ち着いてきます。

(3)飲み物が出た時のマナー

会社の応接室などでお茶が出されたり、喫茶店で飲み物をオーダーしたりする時のマナーを紹介します。

応接室でのお茶は運んでくれる人がいますので、出してもらった時点で座ったままでいいので、軽く会釈し「ありがとうございます。」と声をかけます。
喫茶店では先に飲み物のオーダーをしなければなりませんが、OBと同じものをオーダーするのが無難です。

応接室でも喫茶店でも、飲み物はすぐに手を出さず、OBから「どうぞ飲んでください」と言われるか、OBが飲み出したのを見計らって飲むようにします。

会ってすぐに就活相談の本題に入ることはあまりなく、「最近、学校の様子はどう?」といった軽い会話から始まるのでその時に飲むといいでしょう。

3. 本論に入った時の会話マナー

雑談が終わり、いよいよ就活についての本題になった時の礼儀・マナーについて説明しましょう。ひとつは「質問の仕方」と、もうひとつはOBの話を聞く時の「傾聴の方法」です。

(1)質問の仕方とメモ帳(ノート)の活用

もちろん質問の内容は、別記事で紹介したように整理して用意したものを投げかけます。OBなら「どんなことでもいいので遠慮なく聞いて!」と言ってくれるはずです。

ただ、時間の関係があるので「お時間のご都合は大丈夫でしょうか?」とひと言確認し、大丈夫だと言われても1時間以内を目途に質問をします。

用意した質問は、メモ帳やノートに書いたものをひとつひとつ順番に尋ねます。このメモ帳やノートが大切なのは理由があります。

ひとつは、今回のOB訪問で尋ねたいことをちゃんと準備してきたことを示すもので、OBに与える心証として重要です。もうひとつは、OBが話すことを忘れないように、しっかり書き留めておく意味で重要です。

(2)「うなづき」と「相づち」について

どんな会話の場合もそうですが、「傾聴」(しっかり相手の言葉に耳を傾けること)の基本は、「うなづき」や「相づち」です。

うなずきは、相手の話の要所で声に出さずに首をゆっくり縦に動かす動作です。話す立場になると相手がうなずく動作は話し手にとって非常に話しやすいのがよくわかります。

相づちは、言葉に出して同意や関心を示します。

同意としてよくあるのが「なるほど」や「確かに」ですが、相手が目上の先輩の場合、この単語だけだと上から目線で印象はあまりよくありません。OB訪問は教えてもらう立場なので、関心や興味を示す相づちは、「そうなんですね!」「参考になります!」といった表現が適しています。

(3)メモ(ノート)の効用と取り方

OBの話を聞きながら取るメモは大変重要です。

OB訪問での会話は、テーブルを挟みOBに視線を真っすぐに向けるのが基本ですが、これを長時間続けると間違いなく疲れます。メモ帳やノートをテーブルあるいは膝の上に置いて話すと、時折、視線を下に持って行くことになり、見つめ合う時間を減らすことができます。

また、OB自身も自分の話がわかってくれたことを相手のメモを取る様子から察します。
たとえば「面接時の手は軽く膝の上に置けばよろしいですね?」と復唱しながら「手は膝の上」とメモを取れば完璧です。もちろん、帰ってからの振り返りに役立つのは言うまでもありません。

OB訪問 メモの効果


時間を取ってOB訪問を実施してくていることを忘れない

せっかく時間を取ってもらうOBに対して、守らなければならない礼儀やマナーを外すとそれだけで失礼になります。ここでは、アポイントの取り方、初対面時の挨拶、そして本題中の傾聴方法などを解説しました。

OB訪問と言えば、何を質問すればいいの?といったことに集中しがちですが、こういった礼儀・マナーに関する知識も大切です。忙しいとどうしても後回しになりがちなことを先に知っておくことで、本題の「就活相談」に気持ちを集中することができます。

OBへの電話では一番先に何を話せばいいのか、名刺を持ってないけど大丈夫なのか、相づちってなんて言えばいいの、といった悩みは是非、相談前に解決しておきましょう。

次の記事では、しっかり積み上げていきたい気になる礼儀・マナーをさらに解説しましょう。

OB訪問の礼儀・マナー|好感度をもっと上げる食事・会計・お礼・フォロー

マナー良くOB訪問に参加し、先輩を味方につけられますように。

2018/12/17

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