就活で気を付けたい書類の送付。郵送・表書き・送付状の基本マナー 

2018.12.17
就活 書類送付マナー

就活で気を付けたい書類の送付。郵送・表書き・送付状の基本マナー 

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就活で選考が進んで来ると、応募書類のやりとりをしなければならない場面が出てきます。

中でも、企業から要請があり、就活生の方から正式書類を送らなければならない場合は十分な注意が必要です。
そのため、送付の仕方とマナーは必ず心得ておく必要があります。

郵送・手渡し、いずれの場合も表書きにはルールがあるのと、封入する書類の内容を伝える送付状の記入も覚えておかなければなりません。いずれも就活生にはあまり馴染みがない場面ですが、ビジネスの世界では常識なので是非学んでください。


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1. 表書きには細心の注意を

(1)書類を郵送する場合

就活中に企業に送付する書類で代表的なものは、エントリーシート、履歴書、成績証明書、健康診断書などがあります。

また、内定後は内定承諾書を求める企業もあります。いずれも、採用選考にとって重要な書類ばかりです。採用担当者宛に確実に、しかも印象よく届くように表書きを正しく書くことが大切です。

ここを軽視していると、たとえば郵便番号を間違ったため期限までに到達しなかったり、担当者の所属部署を書かなかったりしたために、社内で迷子になっていたということも実際にある話です。特に大きな会社になると、本社、支社、担当部署などで微妙に住所が違い転送に時間がかかることが予想されます。

就活 書類送付 表書きの注意点

(2)「表書き」のチェックポイント

表書きを正しく書く基本は、封書の横に担当者の名刺なり、連絡先が書かれたものを置いて確認して書くようにします。チェックポイントは次の通りです。

①郵便番号

数字間違いに注意

②会社住所

丁目・番地まで確認して記入

③会社名

「〇〇商事株式会社」とフルネームで記入。株式会社が前か後ろかも注意。

④所属名

採用関係は「人事部」が多いのですが、正式名が「本社人事部」とか「〇〇事業部人事部」「人事統括部」といったように、多少変化のある名称もあるので注意しましょう。部門名の次に、「人事部人事課」と「課」が続く、さらに「採用係」や「採用グループ」と続くこともあります。

⑤担当者名 ※1

「人事係長 〇〇〇〇様」とフルネームで書きます。会社によっては、書類を受け付ける係名をダブルアテンド(複数担当)にしている場合もあるので、その場合は複数名で書いても問題ありません。

⑥「新卒応募書類在中」記載 ※2

「新卒応募書類在中」と書類名を左横に、赤色の罫囲い赤字で記入します。

※1.表書きをする場合、⑤担当者名を先に中央に書くようにします。なぜなら、右横から住所を書き出すと、長い住所の場合、肝心の担当者様名が左に追いやられてしまうことがあるからです。
※2.特に⑥は忘れがちです。多くの書類が届く中から書類の重要性を担当者に知らせる目的があります。

(3)裏面には発信者名を記入

裏面には発信者名を忘れずに記入します。「郵便番号・住所・学校名・学部名・氏名」の順に、下部中央に縦書きで書きます。また、左上部に、送付した日付を記入しておくと、相手の整理上も便利です。

封入後は、封筒口をしっかり糊付けした後、間違いなく封をした印として、封筒口の中央に「〆」マークをしておきます。

(4)手渡しをする場合

書類の送付依頼があった時、企業によっては持参も受け付けている場合があります。会社訪問時や、面接時に持参して提出をする場合です。当然、住所は不要となる他、内容確認して手渡すので、封入後の糊付けも要りません。また、次に説明する「送付状」も、手渡しながら挨拶をするので必要ありません。

ただし、渡す時に言葉はしっかり添えるようにします。

「お世話になります。先日ご指示いただきました応募書類3点、本日お持ちいたしました。ご確認よろしくお願い致します。」

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2. 「送付状」はビジネスで必須

「送付状」は、「添え状」ともいわれますが、書類を送付する時に伝えるメッセージです。メインの目的は、送った書類の内容物を知らせることですが、合わせて今回の就活では「大変お世話になっており、ご選考よろしくお願いいたします。」という挨拶にもなります。

就活 送付状

(1)「送付状」の書き方

A4サイズ1枚に、以下の項目をまとめて記入します。横書きで、上から番号順に記入していきます。手書きではなく、ワード作成で問題ありません。

①発信日の日付(右詰め)

書類を作成した日(発送する日)を記載します。

②宛先(左詰め):書類の宛先

封書の表書きの住所以外の宛先で、「社名・所属部署・役職名・氏名」の順に書きます。ただし、長くならないようにそれぞれ行を変えながら書きます。

③発信者名(右詰め):「郵便番号・住所・学校名・学部名・氏名」

封書裏の発信者名と同様に、何かあった時すぐに連絡が取りやすいように、「電話番号・メールアドレス」も記入しておきます。宛先同様、改行してバランスよく記入します。

④件名(中央揃え)

「応募書類の送付について」「エントリーシートの送付について」など

⑤挨拶文(左詰め)

基本は手紙文と同じで、「拝啓」から始め、時候の挨拶を入れます。挨拶文には定型文がありますのでそのまま使って問題ありません。

「拝啓 時下益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。」
「拝啓 〇〇の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。」
「拝啓 〇〇の候、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」など

⑥主文例(左詰め)

「先日はお電話ありがとうございました。ご指示いただきました下記応募書類を送付申し上げます。貴社を第一志望としておりますので、何卒よろしくお願いいたします。」

「本日、エントリーシートをお送りさせていただきます。貴社をずっと第一志望としており、ご検討の上、面接の機会をちょうだいできますようよろしくお願いいたします。」

「先日は最終面接のご案内、誠にありがとうございました。つきましては、下記の必要書類をお送りさせていただきます。ご確認よろしくお願い致します。
貴社に入社できましたら粉骨砕身頑張る所存ですので、ご選考よろしくお願い致します。」

主文が終わったら、冒頭の「拝啓」の対として、「敬具」(右詰め)で結ぶことを忘れないようにしましょう。

⑦送付書類の明細(右詰め)

主文で、「下記書類を送付」とした場合は、「記」(中央揃え)と書いた後、送付書類の明細を書きます。

(例)
・履歴書   1通
・成績証明書 1通
・健康診断書 1通

以上

3. 送付状の書き方サンプルと送り方

(1)実際の送り状・書き方サンプル

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

平成〇〇年〇月〇〇日

株式会社〇〇工業
本社人事部 採用課
採用グループ主任 〇〇〇〇様

〇〇大学経済学部経済学科
〇〇〇〇
東京都渋谷区〇〇1丁目2番3号
090-1111-1111
abc@defg.com

応募書類の送付について

拝啓 時下益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。

先日は、書類送付のご案内をいただきありがとうございました。つきましては、本日、ご指示の書類をお送りさせていただきます。ご査収の程、よろしくお願い致します。
選考が進むにつれ、ますます貴社への志望を強くしております。入社出来ましたあかつきには、必ず貴社の戦力になれると確信しておりますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。

敬具

・履歴書   1通
・成績証明書 1通
・健康診断書 1通
以上

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

送り状・書き方サンプル PDFデータ

(2)封入時の注意点

さて、送付状も出来上がり会社から指示された書類も揃ったら、あとは封筒に入れるだけです。

この時、ちょっと注意したいことがあります。
それは、封入する書類の順番です。前述の送付状サンプル文例に従うと、次のように揃えます。

また、そのまま入れると腰が折れてしまうので、必ず透明のクリアファイルに入れた後に封入しましょう。

    • ①送付状
    • ②履歴書
    • ③成績証明書
    ④健康診断書

就活 書類送付


就活での書類の送付で好印象を

学生だと手紙を書く機会があまりなく、まして大きめの封筒に住所や名前を書くこともないので、宛名書きのバランスを取るのさえ難しいのが現実かもしれません。できれば、鉛筆で下書きをした後に清書するぐらい慎重に書くようにしましょう。

採用担当者宛に出した郵便物であっても、会社には大変たくさんの郵便物が届き、同じ職場の他の社員の目にも触れながら担当者の手元に届きます。字はきれいに越したことはありませんが、丁寧に書くことが一番です。

他と見比べられた時、マナーや基本を逸脱した封書はそれだけでマイナス評価になってしまうことさえあります。万事、神経を集中して何事にも一生懸命に取り組むのが就活の王道と心得て下さい。

2018/12/17

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