就活でのメール連絡。よくあるやりとりの基本マナーと例文

2018.12.17
就活 メールマナー

就活でのメール連絡。よくあるやりとりの基本マナーと例文

スポンサードリンク

就活で企業担当者とやりとりするメールは、日頃の友達とのLINEメールのような気軽さ・気楽さは一切なく、文章の作り方もまったく違うものです。

メールは一見便利であるため、多用して企業の担当者とコミュニケーションを図りたいと考えるかもしれません。
しかし、どちらかと言えば、手紙文に近い慎重さとマナーを求められるのが就活メールです。

発信・返信メールの文章構成の基本から敬語の使い方まで、そしてそもそもメールでの連絡が適切かどうかの判断も含め、就活メールの基本とマナーを解説します。


スポンサーリンク

1. メールか電話かしっかり区別

企業説明会やWEBサイトで志望企業に登録したアドレスは、以降企業との選考連絡にあたり電話とともにコミュニケーションを取る上で大切な手段となります。

それだけにメール連絡の基本とマナーは重要で、対応の結果で選考そのものに影響が出ないようにしなければなりません。

就活 メールか電話 区別

(1)メール連絡を使う前提

メールは確かに便利ですが、企業とのやりとりをすべてメールで済ますことはできないということをまず念頭に置いておいて下さい。メールか電話か?を先に考えるようにします。

原則は、返信の場合は「メールにはメール」「電話には電話」が原則です。しかし、変化形もあるので注意します。

たとえば、企業から電話で問い合わせがあったが出られなかった場合に、一旦メールで「今、授業中なので30分後に電話します。」とメールを返すのはむしろ適切です。

また、電話で返事できなくて後ほどかけ直す時、相手が「返事はメールで結構です。」と言っていれば、問題ありません。メールでの返信場面を整理すると次のようになります。

<会社からのメールにメールで返信例>

  • 会社訪問(説明会、面接、懇親会など)の日時・場所を知らせるメールに返信
  • 書類の提出に関して締め切りや提出方法を知らせるメールに返信

メール連絡をもらったことへお礼を述べた後、

    「承知致しました。」あるいは「かしこまりました。」
    ご指定の日時ですが、どうしても出なければならない授業があり変更をお願いできないでしょうか?」
    (この場合は、必ず代替案を提示する。)
    「承知いたしました。一点、質問ですが持参するものは何かあるでしょうか?」

<会社からの電話連絡にメールで返信例>

  • 授業中等で電話に出られないので、後ほど折り返し電話する旨を一旦メールで返信
    「申し訳ございません。ただいま授業中で電話に出られませんので、授業が終了する2時過ぎに折り返し電話をさせていただきます。」
  • 会社からの電話連絡で一旦お礼を述べているが、嬉しい知らせなので再度メールで感謝
    「昨日は第一次面接通過のご連絡ありがとうございました。次の面接も頑張りますのでよろしくお願いいたします。」
  • 会社から電話で問い合わせがあったが、返事は後ほどメールでよいとのこと
    「先ほどはお電話ありがとうございました。留守電でのお問い合わせの件、メールで返信させていただきます。」

(2)学生側からメール発信をする場合

こちらから連絡したい場合、メールを使う前提は、企業から「問い合わせはメールで大丈夫です。」とメールアドレスを教えてもらった時点で確認していることです。担当者によっては、メールによる行き違いを避けるために電話連絡を中心にすることがあります。内容としては、たとえば、次のような時です。

<お礼のメール>

  • OB訪問した翌日のお礼メール
  • 説明会や懇親会への参加連絡を受けた時のお礼メール
  • 選考通過や内定(内々定)通知を電話で聞いた後、あらためてお礼メール

<各種問合せメール>

  • 資料請求や説明会を予約するメール
  • エントリーシートを添付送信する時に書くメール
  • 書類(履歴書、成績証明書、健康診断書など)の提出に関して、書き方や提出方法の確認するメール
  • 説明会、面接など会社訪問に関して、持参物や日時場所に関する質問メール
スポンサードリンク

2. 簡潔に伝えるのがメールの基本

メールの原則は、問い合わせメール・返事メール・お礼メール、いずれであっても、もともと複雑な内容の用件を選ばない事です。その上で、なおかつ用事を簡潔にすませられるような書き方を工夫します。

就活 メール 簡潔に書く

(1)宛名と件名の書き方

メール文の構成は、①宛名 ②件名 ③本文 ④署名 の4ステップと覚えて下さい。就活で使うメールは、学生にすれば初めての経験ですが、企業側の担当者は使い慣れたビジネスメールのひとつで、どんなメールも必ずこの4ステップで構成しています。

①宛名:「〇〇商事株式会社 人事部採用課 〇〇係長殿」など

宛名は、発信する相手(採用担当者など)の「所属部署・役職名・氏名」が基本です。初めて出す場合は名刺や会社案内に書かれた正式名をしっかり見て書くようにします。

もらったメールに返事する場合は、発信者情報をそのまま使って問題ありません。

②件名:「第一次面接日程の件」など

これも、もらったメールへの返信の場合は、件名をそのまま流用すればいいのですが、新たに書く場合は、本文の内容を端的に表す言葉を使います。

(例:「資料請求について」「履歴書送付の件」「役員面接の持参物の件」「第二次面接の通過ご連絡へのお礼」など)

(2)本文

①冒頭の「切り出し」

「いつもお世話になります。」あるいは、「いつもお世話になっております。」

②用件部分

伝えたい用件を、一旦、5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように)で整理してみるといいでしょう。

「いつ」…昨日
「どこで」…OB訪問で
「誰が」…(私が)〇〇先輩に
「何を」…就活のアドバイス
「なぜ」…初めて知る話も多く
「どのように」…大変お世話になった

    「昨日のOB訪問では、就活のアドバイスについて1時間もお話を下さり、
    〇〇先輩には大変お世話になりました。
    初めて知る内容も多く、参考になることばかりでした。」

といった趣旨の文章にすることができます。5W1Hはあくまでチェックポイントなので、実際の文章では強弱がつきます。逆に、伝えたいことを一旦先に書いてから5W1Hでチェックするのもいいし、このように先に整理してもかまいません。要は、述べたいポイントを簡潔に書くことが大切です。

③結びの言葉

「今後ともよろしくお願いいたします。」
「何卒よろしくお願い申し上げます。」
「取り急ぎ、〇〇のお礼を申し上げます。」

(3)文章の最後は「署名」

「署名」は、メール発信者の簡単なプロフィールをあらかじめPC上でカスタマイズして登録し、メール文の最後に張り付ける便利な機能です。メールソフトは必ず「署名」が作成できるようになっていますので、事前に作成しておきます。

    氏名:〇〇 〇〇
    学校名:○○大学○○学部○○学科
    郵便番号:〒123-4567
    住所:東京都○○区○○1丁目2番3号
    電話:03-1111-1111
    携帯:090-1111-1111
    Mail:******@****.abc.jp

3. メール文で使う敬語の基本マナー

就活メールで気を付けなければならない基本マナーが「敬語」です。せっかくいい文書を書いていても、敬語の使い方を間違うとガッカリされかねません。

(1)頻繁に使う「貴社」

志望企業を指す時に、話し言葉では「御社」と言いますが、メール文は手紙文と同じく書き言葉なので「貴社」を使います。

「先日、『貴』社を訪問させていただいた折、…」
「『貴』社の〇〇様から貴重なお電話をいただき、…」
「『貴』社を第一志望と考えております。」

(2)丁寧語の「ます」「です」は必須

「『ご』担当者様の『お』名前と、『ご』連絡先を教えていただけますでしょうか?」
「連絡先の『ご』住所と、『お』電話番号はこちらでよろしいでしょうか?」

といったように、丁寧感を示すために「お」「ご」を無理のない程度に適宜付けるようにします。「ます」「です」の丁寧語は必須で、文末には必ず徹底します。

(3)相手に敬意を示す「尊敬語」

「〇〇先輩がお話し『された』ことはしっかり記憶にとどめて頑張ります。」
「詳しくは、私の履歴書を『ご覧』くださいますようお願いいたします。」
「先日、〇〇様が『おっしゃておられた』件でご連絡させていただきました。」

相手、すなわち企業側の担当者の行動に敬意を払っている言葉です。「お」や「ご」の丁寧語とともに敬意を示すようにします。

(4)相手を持ち上げる「謙譲語」

「謙譲語」は相手より下手に出て、結果的に相手を持ち上げる場合に使います。就活では、当然、相手企業やOBは尊敬しかつ持ち上げる必要のある関係なのでうまく使うようにします。

「先日、貴社を訪問『させていただきました』時に、…」
「〇〇様から『頂戴いたしました』資料の件で、…」
「私のためにお時間を取って『いただいた』こと、『申し訳なく』思っております。」


4. メール例文

以上を踏まえながら、実際のメール例文を紹介しましょう。

<採用担当者への返事メール>

    〇〇産業株式会社
    人事部 採用係 〇〇係長殿

    いつもお世話になります。

    昨日は私のために貴重なお時間を割いていただき、第一次面接の実施、ありがとうございました。
    そして今朝、早速、面接通過のお電話を頂戴し本当にありがとうございます。

    電話でも申し上げましたように、第一志望の貴社であったためいつもより緊張いたしましたが、
    無事通過することができ本当に感謝しております。

    ご連絡いただいた、二次面接の日程はまったく問題はございません。
    万障繰り合わせて必ずお伺いさせていただきます。

    引き続き、是非ともよろしくお願いいたします。

    発信者【署名】

<OB訪問のお礼メール>

    株式会社〇〇商事 第1営業部 法人営業担当
    〇〇係長様

    いつもお世話になります。
    先日はお忙しい中、私のために面談時間を持っていただき誠にありがとうございました。

    貴社の面接を間近に控え、落ち着かない日々でしたが〇〇先輩からいろいろアドバイスをいただき、大変参考にすることができました。
    本当に感謝しております。特に、先輩のご経験から貴重なお話を聞けたことが一番の安心材料となりました。

    いよいよ明後日が面接本番です。先輩のアドバイスを胸に頑張って来たいと思っています。
    結果についてはまた報告させていただきます。
    今後とも、引き続きご指導の程、よろしくお願いいたします。


就活でのメールは使い所に注意

就活で企業と頻繁にメールがやりとりできるようになると、連絡の効率は確かに上がります。

しかし、メールで済ますべきでない時に使ったり間違った敬語の使い方をしたりして、結果的に就活に悪影響を与えたのでは元も子もありません。

選考が煮詰まって来て採否を決するような重要事項については、企業も慎重にコミュニケーションを取ります。電話で確認したことを、メールで念押しする場合もあれば、メールで一旦連絡した後に念のためにと電話をしてくる企業もあります。

就活生としては、何でもメールで済まそうとするのではなく企業の慎重さをしっかり感じ取り、間違いなく選考が前進していくよう注意深く対応していきましょう。

メールのマナーを身に着け、企業とのやり取りに役立てられますように。

2018/12/17

スポンサーリンク
この記事も一緒に読まれています