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総務の仕事内容は?意外と知らない総務・庶務の仕事

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総務の仕事とやりがいは?

総務の仕事内容は会社によって少しずつ違いますが、まず会社全体としての業務は、生産、販売、管理の3つに分けられます。

この中の管理業務を全般的に担う部署が総務部門です。
 

多くの会社では、業務量や専門性を勘案して経営企画、経理、人事、ITなどを担う部署を会社規模の拡大に合わせ徐々に独立させていきます。

そうして総務部門の業務範囲が少しずつ狭まる中で、最後まで残る仕事が庶務です。

庶務とはさまざまな事務のこと。総務の仕事といえば、事務職の代表例としてイメージする人も多いことでしょう。

この記事では、広い意味での総務のさまざまな仕事内容と、中核的な庶務業務、そして総務の仕事のやりがいについて紹介します。


総務の仕事内容=事務?

事務職」といえばまずは総務部門での仕事を思い浮かべる人が多いかもしれません。

辞書では総務の意味として、「組織全体に関する事務を扱う職」(大辞林)、「組織全体に関する事務を扱うこと。また、その職にある人や、その部署」(デジタル大辞泉)と記載されています。

つまり総務の最も幅広い定義は、生産、販売以外の全ての業務を司ることです。裏方部門とみられることもありますが、会社を支える重要な部署であることに間違いはありません。

最近は、総務の代わりに「管理」と呼ぶ会社も多くなっています。いずれの場合も主な業務内容は以下の通りです。

1)企画系業務

  • 経営企画
  • 予算・投資計画、財務(資金運用・調達)、M&A
  • 業務企画(規程・マニュアル、ITインフラ整備)
  • 人事企画(採用、考課、研修等)
  • コンプライアンス
  • リスク管理(品質保証、情報セキュリティを含む)
  • 事務系業務

2)事務的業務

  • 経理、資金管理
  • 株式・新株予約権管理
  • 株主総会・取締役会の運営事務
  • 法務、登記、契約管理
  • 労務(入退社手続き、勤怠管理、給与計算、安全衛生管理等)
  • IT運用(ネットワーク・デバイス管理等)
  • 管財(施設・設備管理)

3)庶務的業務

  • 役員秘書
  • 庶務

………庶務については次の項目で詳しく説明します。

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庶務の意味とは?

総務部門から枝分かれする部署へ移管されることなく最後まで残る「庶務とは、簡単にいうと、「諸々の事務」のことです。

辞書にも、「いろいろな雑務。雑多な事務」(大辞林)、「種々雑多な事務」(デジタル大辞泉)と極めて簡潔に記されています。

こうした庶務部署には、「仕事の幅が広い」、「1つの仕事の業務量はあまり多くない」、「高度な専門性を必要としない」という特徴があります。

このため、総務部門では会社について幅広く理解しているベテラン社員を管理職に当て、スタッフは経験の浅い若手(主に一般職の女性)を多く配置する体制が一般的です。

また、大企業では企画、開発、製造、営業などを担う各部署に庶務担当者を配置し、総務部門との連絡調整や配属部署内での雑務を任せる場合が多いようです。

庶務の仕事内容はヒト、モノに関する雑務

庶務部署または各部署に配属される庶務担当者は、主に以下の業務を担当します。

事務の仕事

受付事務

オフィスの来訪者や代表電話の受付・案内などです。来訪者に茶菓を提供することもあります。

あくまで受付なので、業務に関する質問に答えたり会社の見解を示したりすることはありません。それらを行うべき担当部署へ繋ぐ役割を果たします。

不審人物・反社会的勢力への対応や警察への通報等は、警備員(たいていはビル管理会社から派遣)が行いますが、警備スタッフの管理は基本的に管財(施設・設備管理)部署の仕事です。管財部門が庶務部門から分離していない場合は、総務の仕事です。

施設管理

オフィスの開錠・施錠、会議室の予約管理、駐車場の管理など社員が建物・施設を円滑に利用するための業務です。

電気設備の設置・点検など専門性を要する業務は、管財(施設・設備管理)部署が行います。

警備・防災

セキュリティ・システムの登録やカード管理、避難経路の確保(整理整頓)、防火管理者の届出などです。

防災計画の策定、防災訓練の実施、セキュリティ・システムや消防設備の点検・補修などは、管財(施設・設備管理)部署が担当します。

清掃

執務スペース、トイレ、給湯室、屋外敷地等の清掃、ゴミの回収・廃棄です。殆どの会社では、これらの業務を外部の清掃業者に委託していますが、その窓口業務を庶務が担当します。

物品調達・管理

文房具・コピー用紙等の消耗品の発注・管理、名刺の発注、ICレコーダー、デジタルカメラ、CDディスク、携帯電話等の貸与品の管理、複合機(コピー機)のメンテナンス依頼などです。

製造現場で使う資材などは、資材部などの資材調達部門の仕事です。小型の機械や営業車などの利用管理は、各々の部署に配属された庶務担当者が行うケースが多いようです。

慶弔関係事務

慶弔事項の人事部門・社内関係者への連絡、慶弔金の支給申請、電報・供花の手配、葬儀等の支援人員の確保などです。

慶弔金の支給申請や電報・供花に関する事務は、人事部署や秘書部署が行う会社もあります。

社内行事の企画・運営

納会・新年会、入社式、社長就任披露パーティー、周年行事、社員旅行、運動会などの社内行事の企画・運営を行います。

入社や役員就任・退任に関する行事は、人事部署や秘書部社が担当する場合もあります。

資料作成補助

各部署に配属された庶務担当者は、企画書やプレゼン資料のコピー・製本、配布、原本のファイリング等も行います。


組織によって違う総務の仕事

中小・ベンチャー企業の総務は多能工集団

中小・ベンチャー企業では、事業部と総務部の2部制、生産本部、営業本部、管理本部の3本部制などを採用している場合が一般的です。

こういう会社の総務(管理)部門は、少ない人数で全ての企画・管理業務を担うことになるため、即戦力の多能工が求められます。

管理職もプレイング・マネージャーでないと務まりません。生産や営業部門と異なり、若手を育てながら使う余裕もあまりないはずです。

このため、若手サラリーマンが中小・ベンチャー企業の総務(管理)部門への転職を検討するときは、まず多能工として働く基礎的な能力が身に着いているか否か自問しましょう。

また、キャリアを積んでいきたい人は、求人応募の面接の際、即戦力として何を期待できるか深く質問しなかった会社には注意しましょう。こういう会社は管理職の能力が低く、人材補強ポイントを明確に把握していない可能性が高いからです。

大企業の総務は事務系業務の専門職集団

大企業では、経営企画、経理、人事、ITなどを担う部署を総務部門と別に設置していることが一般的です。

その場合、総務部の主要業務は、株式・新株予約権管理、株主総会・取締役会の運営事務、管財(施設・設備管理)、庶務になります。

人事異動は、総務部、経営企画部、財務経理部、人事部などの範囲で行われることが多く、経営企画から労務管理、法務からIT運用といった畑違いの他部門への異動は限られます。

このため、同じ総務部長(管理部長)であっても、中小・ベンチャー企業と大企業では、求められる資質が異なります。

例えば、会計・税務のスキルやノウハウは、前者の場合かなり重視されますが、後者では一般常識を超えるレベルを求められません。

一方、株式や新株予約権の発行管理事務に関し、前者はあまり詳しくなくても困りませんが、上場企業に勤める後者は相応の知識や経験がないと重大なミスを犯す恐れがあります。

求人もある程度専門的な知識が要求されるので、具体的業務経験や資格がものをいいます。

官公庁の総務は企画系エリート集団

総務部門の主要業務が経営企画・調整という組織もあります。株式会社ではテレビ・ラジオ局会社以外にあまり見かけませんが、官公庁や公的機関では一般的です。

中央官庁の場合、省庁全体の企画・調整は大臣官房の担当ですが、官房と同列の各政策部局内の運営計画の策定、業務運営体制の整備、局内外の連絡調整等は、一般的に総務課が担います。

例えば、最強の官庁と言われる財務省の5局は、いずれも筆頭課として総務課を置いています。また多くの地方自治体が設置している総務局も、概ね組織運営に関する企画・調整を行っています。

因みに自民党でも、総裁・副総裁に次ぐ党三役の一人は総務会長ですが、総務会の役割は、「党の運営及び国会活動に関する重要事項を審議決定する。」(党則第38条)と定められています。


総務系の資格を取得するなら

総務の仕事が幅広い範囲をカバーするので専門性は低くなると思われがちですが、本人次第でさまざまな分野について詳しくなることもできます。

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また、仕事をしながら資格をとっての転職や、ものによっては独立が可能な士業の資格にも比較的近いのが総務の仕事です。

・衛生管理者

従業員50人以上の会社では必須の資格。

・防火管理者

工場の総務部門に勤務する場合はぜひ持っておきたいです。

・社会保険労務士

会社で発生する労働問題、労基法に詳しくなることで対処しやすくなります。

・宅建士(宅地建物取引主任者)

会社の入っているビルや従業員の寮などの契約に。

・簿記

会社の経理に必須の資格です。

・秘書検定

庶務業務にはぜひもっておきたい資格。

・行政書士、司法書士

会社は官公庁や所在地の市区町村に提出する書類は本当に多いです。

・FP技能検定

会社の財務、従業員の確定拠出年金など。

・メンタルヘルス・マネジメント検定

うつ病やストレスによる従業員の健康管理に役立ちます。

・ITパスポート

会社でのIT、パソコンなどの安全な利用についての知識はいまや必須といっていいでしょう。実務面でもとても重宝されます。

・ビジネスキャリア検定

「人事・人材開発・労務管理」「企業法務・総務」「経理・財務管理」などが総務部門に関係する資格です

・ビシネス実務法務

会社が訴えられたり労基法の問題など、企業の法律についての知識が身につきます。

・中小企業診断士

かなり広範囲の専門的知識が必要ですが、総務を極めたらコレ。士業として独立も可能な資格です。

ぜひ、さまざまな資格をとって活躍してください。

総務の仕事のやりがいは?

総務の仕事範囲は会社により異なりますが、一般的には庶務をはじめとする事務系業務が中心となります。

地味ながらも骨の折れる仕事が多いものの、「できて当たり前」と思われがちで報われない気持ちになることが度々あります。しかし、何れの仕事も組織にとって欠かせないものです。

そんな総務の仕事のやりがいとは、どんなものでしょうか?

1)裏方として人の役に立つ

生産部門がモノやサービスを生み出し、営業部門がそれを販売することが会社の基本ですが、そうした活動を円滑に進める上で、総務部門が担う仕事は不可欠なものです。

こうした裏方の立場で表舞台に立つ人を支える役割に徹することも、サラリーマンとしての立派な生き方です。

学生時代からこうした表に立つひとを陰で支えることが得意だった人は多いのではないでしょうか。

2)意外と専門性を身につける機会がある

総務に役立つ資格のところでも紹介しましたが、総務の業務には実にさまざまなビジネス知識が必要です。

資格の種類も多く、それらの取得を目指したり、将来を見据えて勉強することも無駄にはなりません。

3)会社の人に感謝される

会社の人を働きやすくするのが言うなれば総務の仕事。社内の人に感謝される場面も多いです。

そんな総務部総務課を舞台にしたマンガといえば「総務部総務課 山口六平太」。

1986年の連載開始から30年間にわたって連載された人気漫画です。

これを読むと、総務の業務範囲の広さと奥深さ、そして、社員の社員、社員と会社との間の潤滑油的な役割について自然と学ぶことができるかもしれません。

総務の仕事内容にちょっとうんざりしたり、やりがいを見失った……というような時にオススメです。

 

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