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仕事のミスが多い人の指導方法。ミスを減らす12の対策

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ミスが多い人への指導方法

仕事のミスが多い人や、同じミスを繰り返す人、困りますよね。

指導している後輩社員や部下が、仕事のミスを連発……ミスのフォローはしなきゃいけないし、謝罪に同行したり、自分も上司に怒られるし、後始末が大変です。

どうしてこんなに要領が悪いのか? 叱っても注意しても改善しない。ひょっとして自分の教育の仕方が悪いのか……こっちまで自信がなくなってきます。

そんな部下や後輩には、ミスの原因を元から絶つ、ミスをしないための工夫をさせるようにしましょう。

仕事のミスが多い状況を改善するための「仕組み」と「心構え」についてご紹介します。

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仕事のミスが多い人の対策1.常に整理整頓させる

ミスの原因に、「物を探す時間が長い」ことがあります。

必要な物が見つらないまま仕事を進めれば、当然ミスにつながりますし、ミスがおきなかったとしても仕事の質に影響します。

探している物が見つかったとしても、仕事をする時間が減ってしまうことから、あせりを感じ、ミスにつながりやすくなります。

整理整頓」こそ、ミスを少なくする第一のポイントです。

実際に仕事ができる人の机を見てみると、机の上がきれいに片付けられていることに気がつくことでしょう。

工場など、整理整頓の出来具合が事故の危険に大きい影響する現場や、製品の品質に即現れるような業務においては、特に整理整頓が徹底されます。

使った物は元の場所に戻し、机の上の作業スペースを確保することで作業効率が上がり、ミスを防ぐことができるようになります。

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2.メモを活用させる

ミスをしないためには、分からないことを質問することも大切ですが、質問する時は、聞いた内容を忘れないように「メモ」をとることを徹底させます。

メモをしておけば、分からない時に相手に再び質問することなく、自分で確認することができますので、スムーズに仕事を進めることができます。

ただし、メモをする上で注意しておきたいことがあります。それは、読める字でメモすることです。

書くスピードは、話すスピードよりも遅いことから、メモする時は速く字を書いてしまうことが多いですが、あとで読み返してみたら読めなかった、ということがあります。

これも仕事のミスにつながります。それを防ぐために、メモは後でキチンと読める字で書かせるように。できれば他人が読んでもわかるレベルの文字で!

3.仕事の優先順位を考え、素早く処理させる

ミスの原因に「仕事がたまりすぎてしまうこと」があります。

仕事が多くたまっていると感じると、あせりを感じてしまい、確認せずに仕事を進めてしまうことから、ミスが起きやすくなります。

仕事をためこませないポイントとしては、ルーチンワークのような手短に終わる作業と、じっくり考えなければならない時間のかかる作業に分け、手短に終わる作業を次々とこなしていくことを指導し、時々はチェックしてあげることです。

手短に終わる作業が片付くだけでも、ずいぶんと仕事がはかどったように感じられ、心に余裕が持てるようになります。仕事を素早く処理し、心に余裕を持たせることで、ミスを少なくすることができます。

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4.確認をしっかりと行わせる

確認」は、ミスをしないための基本中の基本ですが、単純に確認をしていないケースが多く見られます。

確認をしない理由には、時間に追われて急いでいた、大丈夫だろうと思っていた、などがあります。

つまり「あせり」や「気持ちのゆるみ」などがミスの原因で、確認することにまで意識が届いていないためといえます。

それを防ぐためには、あせりなどで気持ちを高ぶらせることなく、また、気持ちを沈み込ませることなく、できるだけ落ち着いた気持ちを保つことです。

気持ちが落ち着いていれば、確認することにも意識が届くため、ミスを少なくすることができます。

5.報告、連絡、相談

ミスを防ぐためには、こまめに報告、連絡、相談を行うことが大切です。これだけでかなりミスを防ぎやすくなります。

そして、万が一ミスをしてしまったら、すぐに上司に報告させるようにしましょう。

指導

ミスを報告すると「上司から叱られてしまうから」と、ミスを報告するのをためらっているのかもしれません。

そこを早めに報告しておくことで、結果的に評価の低下を最小に抑えることができることを教えます。

ミスを隠すことは、さらなるミスを誘発し、評判を下げることをしっかりわからせましょう。

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6.仕事ができる人の作業方法を学ばせる

仕事は、聞いて覚えることも大切ですし、見て覚えることも大切です。

上司や同僚は、ミスをしないためにどのような工夫をしているのか、分からないことがあれば質問させるのも良いでしょう。

聞くことで、意外な発見があるものですし、聞いて覚えたことは理解が深まることから、仕事の方法がしっかりと身につきます。

質問することで、「こいつ、ちゃんと反省して自分なりに取り組もうとしてるな」と評価も好転し、周りからのプレッシャーも軽減するかもしれません。

また、直接聞かなくても、上司や先輩社員の仕事ぶりを参考にさせるのも良いでしょう。

ミスが多くてなんとかしたい、という問題意識を持っていれば、上司や先輩社員の仕事ぶりの中にミスを解決する糸口を見つけたりします。

7.社会人としての責任を自覚させる

「会社で働く」ということは、世間から見れば「プロとして仕事をしている」ということになります。つまり、世間から見れば、会社員の信頼は厚いということです。

社会人として働くということは、顧客の要望に応えることであり、確実な仕事を行うことです。

入社してからの期間が短い場合は、仕事の全体像が見えず、顧客の要望まで目が届かせるのは難しいかもしれませんが、そのレベルの時は上司からの仕事を着実にこなすことを指導しましょう。

顧客の要望に応えること、上司の要望に応えることが社会人といえます。その思いがあれば、仕事をていねいに、確実に行うようになり、ミスを防ぐことができるようになるでしょう。

8.上司、同僚、部下、顧客など相手の立場を考えさせる

ミスをしてしまうことで、本人が辛いだけではなく、上司や同僚、部下など社内の人にとどまらず、顧客にも迷惑をかけてしまうことがあります。

仕事は多くの人たちと協力しながら進めていきます。そして、何よりも仕事は「お客様」のために行うものです。

仕事でミスが多い時は、たくさんの仕事や難しい仕事に直面して、まわりが見えなくなっていることが多いです。

まわりがよく見えず、視野が狭まっている時ほど、相手の立場を考えさせるようにしましょう。

9.気持ちを素早く切り替えさせる

仕事でミスが多いと、気持ちが沈んでしまいがちです。

しかし、いつまでも気持ちが沈んでいると、それがそっくりそのままミスの原因となってしまいます。仕事ができる人は、失敗しても、すぐに気持ちを切り替えて仕事に取り組んでいます。

頭痛

ミスしたあとこそ、一生懸命に作業に取り組む。また、ミスしたあとこそ笑顔を絶やさないようにと、指導しましょう。

一生懸命に仕事をしていれば、その思いは自然とまわりへと伝わっていき、信頼も回復していきます。

10.ONとOFFのメリハリをつける

仕事は、ONとOFFのメリハリをつけることで、より仕事の効率が高まります。

仕事ができる人は、業務を1日の時間内で終わらせるように段取りを工夫し、効率的に作業を進めてします。そのため、ONの時は仕事に集中しています。

逆に、OFFの時である休みの日は、趣味に没頭したり、旅行に出かけたりと、仕事のことを考えずにリフレッシュしているものです。

この「リフレッシュすること」が仕事でミスを防ぐためには大切です。

リフレッシュして心が満たされた状態であれば、視野も広くなり、仕事をしていてあらゆる方向に目が届きやすくなるので、ミスを防ぎやすくなります。

だらだら残業をしたり仕事を持ち帰ったりしていないかチェックして、しっかりと休みをとらせることを考えましょう。

11.ミスを反省し、ミスをしないための方法を考えさせる

ミスしたあとは、くやしく感じたり、自分を責めたりしてしまいがちです。

しかし、ミスとは「次に失敗しないようにするために起きた出来事」であると、教えてみるのはどうでしょうか。

仕事のミス

メモをした時、重要な部分には蛍光ペンでマーキングして分かりやすくしておく、ということや、普段から報告、連絡、相談をこまめに行って、確実に仕事を進めるようにする、など、工夫できることはたくさんあります。

そのためには、ミスをしないための方法を考え、それを実践するばミスを減らせるということを納得させることが大切です。

12.チーム全体の仕組み改善を提案させてみる

ミスが減ってきたら、どう改善した結果ミスが減ったのか、その方法をチームで共有し、チーム全体に普及させることをやらせてみましょう。

それによって、ミス自体をさらに減らすことができ、本人は成長し、チーム全体でミスを防ぐことができます。

仕事は、一人で進めていくよりも複数の人が協力して進めていくことで、作業効率が大きくアップするものです。ミスしない仕組みをチーム全体に広めることで、さらに大きな効果が期待できます。

チーム全体でミスする人が少なくなれば、ミスの心配をする必要がなくなるだけではなく、高い生産性も期待できます。

業務がうまく改善されれば、あなたの教育係、上司としての評価も上がりますよ。

ミスを責めずに、ミスの原因をつぶしていくことが大切

考えてみれば、自分も仕事をしていてミスをしてしまうこともあるでしょう。

そして、厳しく注意されることもあります。いまはミスが少なくとも、新入社員の頃は上司や先輩によく怒られたという心当たりのある人もいるかもしれません。

仕事のミスを注意された時、くやしく感じ、気分が沈んでしまいますよね。

ミスが多い人は当然、同じように感じているはずです。

そして、多くの人たちは、ミスについては指摘しますが、ほめることは意外と少ないものなのです。

あなたは、ミスにばかり目が行っているかもしれませんが、実は、良い仕事もたくさん行っているはずです。

そこをほめてあげると、自信を持って仕事に取り組むことができるようになります。

ミスをしてしまう人の気持ちも感じ取りながら、改善のための指導ができるといいですね。

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ミスを連発してしまう人がいたら、これまでの仕事の方法を見直すためのタイミング、と前向きに考えることも大切。

ミスの防止策に取り組み、ミスの多い人をうまく指導することで、あなたの職場内のミスが減りますように。

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