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仕事の断り方~上司や取引先の依頼を相手を傷つけず上手に断る方法

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仕事の上手な断り方

仕事の断り方に困っていませんか?

上司や取引先から急な仕事をふられたり、自分には無理かな?と思うような仕事の依頼。

こんな時は当然、断った方がいいのはわかっていますが、断りきれずに墓穴を掘ってしまう…。よくありますよね。

そんな仕事の依頼を、相手の感情を害さずに上手に断る方法を紹介します。


仕事の上手な断り方には、相手を傷つけない配慮が必要

言わずもがな、スマートかつ上手に断るのがポイントです。

最もダメなのは、感情的に「できません!」と、突っぱねてしまうこと。

自分がそれを言われたら…?と想像してみてください。ちょっと気分が悪くなりますよね。こんな対応では、相手との関係は危機的状況に陥ります。

あくまでスマート、相手を傷つけず感情を害さずに、自分なりの事情を説明、代替案を提示することが大切です。

相手には当然、立場というものがあります。仕事であなたに何かを頼もうとしているのですから、なんらかの大切な理由があるものです。

ここでは「上司」「取引先」「メール」という異なるシチュエーションを想定し、「使える断り方」を紹介したいと思います。

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仕事の依頼の断り方:上司編

ただでさえ忙しいのに、急に無理難題を押し付けてくるのは、たいてい上司。

引き受けてしまうと他の業務に支障が出るのはおろか、残業が増えてしまう。とはいえ、無下に断ってしまうと、後のビジネスや査定に響くかもしれない…と、これは悩んでしまいます。

ところが、上手に断れば禍根は残さず、たまに引き受ければ、今後、自分のお願いも聞いてもらえるかもしれません。そんな、「後に得する断り方」を紹介しましょう。

相手が上司なら「敬意を伝えること」が、最重要ポイントになります。

本当は引き受けたいのですが…」となれば、上司のメンツをつぶすことになりません。その辺りを含ませつつ、断るようにしましょう。代替案を示すのも、上手な切り返し方です。

例えば、次のようなフレーズはいかがでしょうか。

お引き受けしたいのですが、いまは○○があり、残念ながら難しいです
今週は無理なのですが、来週はお手伝いできます
全部は厳しいのですが、○○は担当させてください
代わりに○○さんはいかがでしょうか。私が確認します
すぐには取り掛かれませんが、いつまででよろしいでしょうか

遠まわしに、期待に添えない旨を伝えれば、上司から依頼を取り下げることもできます。
あるいは、上司なら部下の抱えている仕事をある程度把握しているというもの。次のような手もあります。上司からの差し込み仕事の優先順位が低いなら、他の人に振ってくれるかもしれません。

できる限りご協力しますが、クオリティを下げてしまうと申し訳ございません
納期に間に合わず、クライアントにご迷惑がかかるかもしれません
いまは、○○をしていますが、そちらを優先したほうがいいでしょうか

なお、「謝罪+理由+断り+代替案」という流れだと、角を立てずに断ることができます。こういった公式を記憶に留めておくのも良いでしょう。突然の振りにも慌てずに応えられます。

仕事の依頼の断り方:取引先編

いくら偉い上司といえど、同じ会社の人間。普段からコミュニケーションが取れているなら、急な仕事を断ることは、さほど難しくありません。部下の仕事やスキルをちゃんと把握しているなら、そもそもムチャ振りはしませんし、断ったとしても事情を理解してくれるはずです。

むしろ大変なのは、取引先からの急な依頼ではないでしょうか。それこそ断ると相手のメンツをつぶしかねませんし、会社同士の関係にもヒビが入ったり、下手をすると取引停止なんてことも…。もちろん、正当な理由があるなら断らないといけませんが、より適切な態度や言葉が求められることは確かです。仕事の依頼だけではなく、食事・ゴルフのお誘い、セミナー出席やバーター取引というケースもあるでしょう。

基本は「上司編」と変わりません。先ほど紹介した公式をベースに断ることです。ただし、断る理由や謝罪の気持ち、代替案はしっかりと示すことをお勧めします。

申し訳ございません。いまは○○で立て込んでいまして、希望にお応えできません。明朝には取りかかることができ、午後には資料をお届けできますがいかがでしょうか
お声掛けいただきありがとうございます。ですが、どうしても折り合いがつかず、お引き受けできません。次の機会は、どうぞよろしくお願いいたします
いまは立て込んでいますが、また同じような機会があれば、ぜひお誘いください

ここでのポイントは、相手の気持ちは察するものの、しっかりと断ることです。「ご依頼感謝いたします」「ありがとうございます」と受け取ったうえで言葉で伝え、「申し上げづらいのですが…」「大変心苦しいのですが…」「恐縮ですが…」など、断りづらいけど断らざるを得ないという、自分自身の感情を表現することです。

きちんと「ダメだ」と言い切ることも重要です。「その日は別件がありまして…」「大変ありがたいのですが…」「…またの機会にお願いいいたします」というように、ハッキリと意思を示さない、明確な代替案を出さないと、取引先に誤解を与えたり、心象を悪くしかねません。きちんと「お引き受けできません」「今回はご辞退させてください」など、「否定」のフレーズを盛り込むことです。また「結構です」など、「イエス」「ノー」のどちらにでも受け取られる可能性のある言葉は使用を控えましょう。


仕事の依頼の断り方:メール対応編

ビジネスメール
最近は、社内のみならず、社外との連絡もメール経由というケースも増えています。以前なら、仕事の依頼など大切な要件は口頭で伝えるというのが一般的でしたが、いまはメールで行うことも珍しくありません。
こういった場合、対面、もしくは電話で折り返して断るのが基本ですが、メールで断っても構わない場合もあるでしょう。よほど目上の立場の相手なら、しっかりと言葉で伝えたほうが誤解を生まずに済みますが、ある程度お互いを知っているなら、メールでも失礼にあたらないということです。

ただし文章の場合、感情が伝わりにくいのが難点です。ともすると、ぶっきらぼうな印象を与えてしまい、後に尾を引くことにもなりかねませんから、丁寧な対応を心がけたいものです。

メールでの上手な断り方ですが、文面に「相手の立場」を盛り込むことです。口頭で断る時と同じく、自分の都合だけで断りの言葉を並べても、相手は不愉快になるだけです。特に、立場の強い取引先が、立場の弱い(とされる)相手に断られるのは、基本的に気分を害すること。その内容が、自分都合の言葉だらけだと、今後の取引に影響しかねません。しかも、メールだと感情が伝わりませんから、己のことばかり書き連ねてもいいわけにしか取らないのです。それよりは、取引先のことを考えた上で断ったり、代替案を示す方が、理解を得られます。

例えば…

…検討させていただきましたが、お引き受けするとクオリティに問題が生じるかもしれません
結果的に、御社にご迷惑がかかるかもしれません
きちんとご対応差し上げたいので、明朝までお時間をいただいてもよろしいでしょうか

というように、相手を慮った結果、断らざるを得ないという流れにすれば、ネガティブな感情は避けられます。基本的な流れとしては…

      1.依頼に対する感謝
      2.断る理由+相手への配慮
      3.断りの言葉
      4.代替案
      5.締めの言葉

という構成でメールを書けばいいでしょう。最後の締めは「ご理解のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます」「今回はお引き受けできませんが、次回はどうぞよろしくお願い申し上げます」など、相手の理解を促したり、次へとつなげる言葉が適切です。


上手に断るのも仕事のウチ。断り上手になって自分の本来の仕事を進めよう。

与えられた、もしくはみずから課したタスクをこなしていくビジネスパーソンの毎日。日本人は諸外国に比べて労働時間が長いことで知られていますが、それでも「時間が足りない!」とばかり、仕事にまい進している人も多いでしょう。

そこで、誰しも考えるのは、「マイペースで進めたい」ということ。言い方が悪いかもしれませんが、なるべくジャマが入らず、ひとつひとつクリアしていきたいものです。

しかしながら、ビジネスとは他者があって成立しますから、上司や取引先から、いきなり仕事を振られることは珍しくありません。忙しい時に限って無理めな案件が飛び込むことは、これもまたビジネスあるあるといったところでしょう。

特に忙しい年末、決算前の期末、年度末…ただでさえ忙しいのに、とつぜん無理難題を押し付けてくる上司や取引先!

断り切れず、結局は残業や休日出勤でプライベートがなくなってしまう…そんな毎日に辟易している人もいるようです。やはり、断る=相手を拒絶することになりかねず、下手をすると個人間どころか、組織同士の関係も悪化しかねません。

そもそも、誰だって断るのは心苦しいですし、自分の評価を下げたり、今後の仕事にマイナスになるのでは…と気にもなってしまいます。

ですが、そこで下手な言葉や理由を並べても、火に油を注ぐだけ。上手にスマートにこなせば、反対に評価を上げることも可能です。

断り上手は仕事上手、ここで取り上げたフレーズを参考に、なんでも引き受けてしまう自分におさらばしましょう。

断り方以前に、口下手で会話が苦手…という人は、
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人とうまく接することが出来ない、コミュニケーションに問題が…という人は、
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上手な断り方が身について、楽しく仕事ができますように。

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