WEB履歴書の書き方|元採用担当者が教える書類選考・レジュメ必勝法! | はたらくす

WEB履歴書の書き方|元採用担当者が教える書類選考・レジュメ必勝法!

書類選考 不採用の理由 履歴書・職務経歴書

転職活動でまず悩むのが、WEB応募フォームやWEB履歴書(レジュメ)の書き方ですよね。

書類選考やWEB応募の時点で何度も不採用になり、「気合いを入れて記入したのに、どこが悪いのだろう?」となっているかもしれません。

書類選考やWEBレジュメで不採用になる原因は大きく分けて2つあります。

今回は、元採用担当者が、不採用になる2大原因書類選考・WEBレジュメ作成のポイントをお教えします。


不採用になる2大原因1 : 企業の欲しい人材とかけ離れている

企業で人材を募集する時には、欲しい人材像を描いて募集要項を作成し、転職エージェントにも欲しい人材像を詳しく説明しています。

書類選考やWEBレジュメでは、まず欲しい人材像とかけ離れている人材をふるいにかけて不採用判定を出しています。

履歴書 不採用の理由

1)年齢と転職回数

採用には、男女雇用機会均等法や雇用対策法などのルールがあります。

求人サイトには採用したい年齢を記載できないようになっており、年齢を理由に不採用としてはならないことになっています。

しかし、企業側としては人員構成の問題採用後のキャリアステップを考えて年齢設定をしています。

その年齢設定とかけ離れている場合は、よほどの経歴でない限り不採用となってしまいます。

また、年齢に比較して転職回数が多い人も不採用になります。

転職回数の目安として20代で2回以上、30代以上で3回~4回以上転職していると不採用になりやすくなります。

ただし、転職回数が少ないから不採用にならないとは限りません。

転職する度に在籍期間が短くなっていく人は「あきっぽい」または不都合なことがあると「会社のせいにして辞めるのでは?」という印象から不採用になります。

しかし、転職するごとに在籍期間が長くなると「新卒時が就職難だったのかな」「自分に合う仕事を探していたのかな」「社会性が身について長く在籍できるようになったのかな」と転職をポジティブにとらえられ合格になることがあります。

2)ブランク期間の理由が不明

経歴の中にブランク期間があるにもかかわらず書類上に理由が記載されていないと、採用担当者は「転職活動で苦戦する理由がある人なのか」「記載できない事情があるのか」とネガティブにとらえてしまいます。

その結果、同じような経歴の人がいた時に、ブランク期間がネックになって不採用になってしまうことがあります。

3)取得資格と資格の実務経験が足りない

応募条件に記載されている資格を取得していないともちろん不採用になります。

転職エージェントからは、資格の勉強をしているのであれば「XX年に取得予定と記載すれば大丈夫」とアドバイスをもらっているでしょう。

実際に応募が少ない時には有利ですが、応募が多い時には資格取得者が優先されるので、振り落とされる可能性が高くなります。

一方で企業によっては、資格を取得していても実務経験がない人よりも、資格を取得していなくても実務経験が長い人を優先することもあります。

4)理由もなく希望年収が高すぎる

企業には賃金テーブルを設けており、中途採用者の場合は新卒で入社した人と比較して高すぎたり低すぎたりしないか、検討します。

前職の年収が高すぎたり低すぎる時は職務経歴の内容を吟味して、自社の昇格・昇給の水準と比較して妥当かどうか判断します。

これは希望年収も同様です。

経歴に見合った金額であれば合格としますが、理由もなく前職より年収を100万アップして記載すると不採用になります。

また、低すぎる金額や「いくらでもいい」という金額を記載すると内定後に「やっぱり700万以上欲しい、と言い出すのではないか」「この年収で生活できるのか」と危惧する採用担当もいます。

希望年収は前職と同じくらいか、募集要項に記載されている年収にしましょう。

5)部署異動が多いまたは転職先の業界がバラバラ

同じ会社に在籍しながら短期間で部署異動をしていると、応募職種の専門性に欠けると判断されて不採用になりがちです。

また、転職を繰り返している人や転職ごとに関連性のない業界を選んでいる人も、専門性がないと判断されます。

さらに、「本当は何がしたいのだろう」「その時々で面白そうだと思う業界を選んで、自社に本当に入りたいわけではない」と思われます。

6)学歴が合わない、正社員歴が浅い

募集要項には学歴が記載されています。

それでも、経験やスキル条件が見合っているからと応募する人もいるでしょう。

しかし、企業では「学歴=基礎学力・基礎知識量」と考えています。

基礎学力が社会で何の役に立つのか?と思うかもしれませんが、基礎知識量が違うと会議での会話の内容についていけなかったり、資料の内容を理解できないという問題が起こりかねません。

そのような経緯から学歴を指定しています。

企業によっては応募要項には記載せずに、旧帝大・早慶上智以上と大学まで指定して選考している企業もあります。

また、正社員歴が浅くアルバイトや派遣社員歴が長い人も特別な理由がない限り責任感がないと判断されかねません。

7)オーバースペック

前職までの経験と応募している仕事内容のレベルが合わないことも不採用になります。

応募している仕事内容にレベルが足りない場合は、みなさんも納得できるかも知れませんが、応募している仕事内容以上の経験やスキルを持っている場合も不採用になることがあります。

それは、採用担当や募集部署の担当者が「あまりにも経験が豊富で募集している仕事では物足りないのではないか」「上司より優秀で扱いにくいのではないか」と危惧してしまうためです。

また、年収面でも「満足のいく金額を支払えない」という理由で不採用にすることもあります。

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不採用になる2大原因2 : 履歴書と職務経歴書、WEBレジュメがきちんと書けていない

書類選考やWEB選考で不採用になる最大の原因は自分の経歴をしっかり記載できていないことです。

「応募条件に見合った経験やスキルがあるのになぜ不採用なのだろう?」と思う人は、読み手に伝わらない書類やレジュメを作成している可能性が高いです。

ここからご紹介する内容を参考にして自分の書類やレジュメを見直してみましょう。

書類選考 履歴書レジュメ ポイント

1)職務経歴書の体裁が整っていない

読み手の気持ちを考えて作成できていない

応募書類は、採用担当者に読みやすい形式で書けていることが必須です。

そうでな場合、経験やスキルが高くても「相手の立場に立った仕事ができない」「PCスキルが低いのではないか?」と思われて不採用になってしまいます。

特に職務経歴書は経験やスキルをアピールするために、詳細に書くのはよいですが4枚5枚と多くなると、読む方は疲れてしまいます。

転職回数が多い、多くのプロジェクトを経験している人でもA4用紙3枚以内に納めましょう。

自分のキャリアを表現できる形式を選べていない

職務経歴書にはすべての職種に対応できる編年体形式と、エンジニアやコンサルタントのようにプロジェクト形式で仕事をしてきた人に向いているキャリア形式の2種類があります。

この形式を間違って使用してしまうと、読み手に経験やスキルが正確に伝わりません。

また、経歴も新卒から記入せず、直近の経歴から記載した方が効果的な場合もあります。

さまざまな書き方を試して、応募先企業に合った形式を見つけることが大切です。

自己分析が足りない

職務経歴書や履歴書、WEBレジュメは自己分析がきちんとできていないと書けません。

テキトーな自己分析で記載すると、採用担当が求めている情報が抜けてしまいます。

採用担当がどのような情報を求めているのかを知るには、募集要項や会社HPを読み込むことです。

2)志望動機や自己PR

自己PRや志望動機の日本語が間違っている

自己PRや志望動機は、採用担当が重要視しているポイントです。

履歴書やWEBレジュメでは文字数が限られているため、ポイントを抑えた文章作成能力が求められます。

5W1Hを意識せずにダラダラとした文章や、単語を並べただけの箇条書きを多用していると、文章作成能力や日本語能力を疑われますので下記の点を注意しましょう。

  • 簡潔でわかりやすい文章が書けていない
  • 話し言葉が混じっている
  • 日本語が間違っている
  • 前職の社内用語や専門用語を多用している
  • 職務経歴概要の内容がわかりにくい

このような文章だと不採用になります。

志望動機や自己PRがコピペや使い回しで熱意が伝わらない

自己PRや志望動機を使い回して応募職種と関連性のないエピソードや、どこかのサイトからコピペした文章はすぐにバレます。

採用担当を甘く見てはいけません。

採用担当は1年間に数百数千の書類選考を行っています。

文章の使い回しやコピペをすると「どこでもいいから内定が欲しいんだな」と思われて、第一志望だという熱意が伝わりません。

文章作成が苦手でも5W1Hに当てはめて、応募企業に合わせた自己PRや志望動機を作成してください。

多少文章能力が低くてもオリジナリティのある自己PRや志望動機は、採用担当に好印象をもたれます。

前職のグチや悪口が記載されている

志望動機で「前職はサービス残業が多く~」「人間関係が悪くて」など前職のグチや悪口が記載されていると、採用担当は読む気持ちが失せてしまいます。

人間関係でも同じですが、他人の悪口は聞いていて気持ちのよいものではありません。

また、前職のグチや悪口を書くと「この人は自分に都合の悪いことを他人のせいにするのかも」「嫌なことがあると会社のせいにして辞めるタイプ」と思われてしまい、不採用になります。

3)送付時のマナー違反

誤字脱字

書類選考に限らず、誤字脱字のある書類は社会人として最低限のマナーを知らないと思われます。

特に、履歴書は公的文書にあたるため、誤字脱字があったり修正液で訂正すると「公的文書を書く能力がない」と判断されるので、送付前に何度も読み直しましょう。

空欄がある

履歴書に多く見られるのが空欄です。

資格を1つも持っていない時は「特になし」や賞罰欄で該当する事柄がなければ「なし」と記載します。

もっとも、記入もれで多いのが提出日や、名前や住所のフリガナです。

提出日は投函日または持参する日を記入し、フリガナは書式によって異なるのでカタカナなのか平仮名なのか間違えないようにしましょう。

写真が希望職種に合っていない

履歴書に添付する写真はスーツが基本ですが、センスが問われるアパレル系ではスーツだと印象が悪くなることがあります。

職種や業界に合わせた服装で、撮影したものを貼付しましょう。

また、履歴書の写真貼付欄に合わせたサイズで、きれいに貼らないと印象が悪くなります。

送付状がない

送付状をつけるのは、社会人としてのマナーです。

送付状には送付する内容を正確に記載して、採用担当が同封書類を確認できるようにしてください。

書類がぐちゃぐちゃ

履歴書と職務経歴書をA4で作成した場合は、郵送時に封筒が濡れてもいいように履歴書と職務経歴書はクリアファイルに入れA4以上の封筒に入れましょう。

A4の履歴書と職務経歴書を長形4号封筒や洋形4号封筒に折って入れると、ぐちゃぐちゃになってしまうことがあるので、折らずに入れられる封筒を用意しましょう。

これは実際にあった例ですが、丁寧すぎるあまり履歴書、職務経歴書、送付状を1通ずつ長形4号封筒に入れたものをA4封筒に入れてきた事例がありました。

採用担当がA4封筒を開けると全部で3通の封筒が入っていたのです。

もちろん不採用になったのは言うまでもありません。

締め切り後に到着

郵送の場合は、締め切りまで余裕をもって送付しましょう。

間に合いそうにない時は郵送前に郵便局に問い合わせて速達で送り、念のため電話で連絡を入れるのがマナーです。

電話連絡もなく、書類が締め切り後に到着すると印象が悪くなります。

指定のフォーマットではない

企業指定のフォーマットがあるにもかかわらず、指定外のフォーマットで提出すると不採用になります。

企業指定外で選考をすると公平性に欠けるからです。

企業指定のフォーマットの時はコピーを取って、下書きをしてから記入しましょう。

また、提出書類が履歴書と職務経歴書の2通にもかかわらず、オリジナルのプレゼン資料を添付するのも不採用になります。

アポイントなしで来社、いちいち電話する

「郵送してください」と指示をしているのに、アポイントなしで来社して手渡しをしたり、「今日投函しました」「届きましたか?」といちいち電話をされると、採用担当は困ってしまいます。

採用担当の仕事はみなさんが考えている以上に多いうえ、他の仕事を兼務しています。

そのため、突然の来客応対は作業時間のロスにつながります。

また、こまめな報告も「丁寧で好印象をもってもらえる」と考えているかも知れませんが、電話を受ける採用担当の立場としては正直迷惑です。

相手の立場に立った行動を取りましょう。

書類選考時の採用担当はこう考えている

書類選考やWEBレジュメの選考時に採用担当はどのようなことを考えているのでしょうか。
ここでは、採用担当のホンネをご紹介します。

1) 多くの人と会いたい

書類選考は応募条件に合わない人をふるいにかけて不採用判定を下す選考ですが、本当は1人でも多くの人と面接をしたいと考えています。

特に営業・販売系の職種は人と接する仕事のため、実際に会って話しをしたいと考えている企業が多く、多少気になる経歴や志望動機であっても合格とすることがあります。

2) 直接話を聞けないからこそ詳細に書いて欲しい

どのような学校を出てどんな経験を積んだのか、履歴書や職務経歴書、WEBレジュメから応募者の人柄を知るために、採用担当は隅々まで読み込みます。

某WEBサイトには採用担当が書類選考時に履歴書や職務経歴書、WEBレジュメを読むのは「1分程度で読み返さない」と書いてあるかも知れませんが、それは明らかに応募条件から外れる人だけです。

少しでも応募条件に当てはまる人は4~6回は読み込み「応募条件の全項目に当てはまらなくても伸びしろがないか」検討します。

少しでも自分を知ってもらえるように職務経歴は詳細に書き、志望動機や自己PRで「自分はこういう人間です」とアピールしてください。

3) やる気や本気度を知りたい

「どこでもいいから内定が欲しい」「聞いたことのある会社だから応募してみた」「募集人数が多いから応募してみた」という人を採用する企業は、よほど人手不足の企業なのでしょう。

多くの企業は1人を採用するために多くの時間を費やして採用します。

なぜなら、「本当にこの企業に入りたい」「この仕事をしたい」という人を採用して長く活躍してもらいたいからです。

採用したものの、数ヶ月・数年で退職されると企業として大きな損失になります。

また、採用した人にとっても数ヶ月・数年をロスしてしまい、双方にとってよいことはひとつもありません。

このように不幸な結果を招かないためにも、書類選考やWEBレジュメの選考で志望動機や自己PRで応募者のやる気や本気度、熱意を知りたいと思っています。


履歴書・職務経歴書・WEBレジュメ作成で気をつける7つのポイント

  • 応募要項や求人広告を読み込んでアピールポイントを考える
  • 読み手を意識して書く
  • ビジネスマナーを守る
  • 文章作成は5W1Hを心がける
  • 職務経歴は詳細に書く
  • 自己PRや志望動機は応募企業や職種に合わせたエピソードを選ぶ
  • 自己PRや志望動機で本気度や熱意を伝える

以上の点を意識して、作成することで書類選考を通過する可能性が高まるはずです。

また、記載する内容や転職の方法についてのポイントも意識するとよいでしょう。

【その他のポイント】

  • 資格はないが実務経験がある時は、実務経験をアピールする
  • 資格はあるが実務経験がない人は、募集職種に近い経験とやる気をアピールする
  • 前職よりも大幅に年収アップを図りたい人は転職エージェントに交渉してもらう
  • 派遣やアルバイトでも正社員以上に仕事をしてきたという自負がある人は仕事内容を詳細に職務経歴書に記載する
  • 職務経歴書の効果的な書き方がわからない人は、転職エージェントやハローワークの添削サービスを利用する

せっかくやる気をもって企業に応募するのですから、面接で合って話をしたいところです。

また、書類では伝えられない自分の魅力を、面接で話すことができれば採用の可能性は高まります。

そのためには、まず書類選考を通過しなければなりません。

基本的なポイントを押さえて、採用担当者の目に留まるように記入しましょう。

職務経歴書の基本的な書き方と例文については、
職務経歴書の書き方<事務職>の例文・文例・必須の記入項目

あなたが履歴書をしっかり記入して、面接につなげることができますように。