用紙・フォーマット・写真・封筒の定番は?|履歴書・職務経歴書の書き方 | はたらくす

用紙・フォーマット・写真・封筒の定番は?|履歴書・職務経歴書の書き方

履歴書・職務経歴書記入のポイント 履歴書・職務経歴書

いざ書くとなると、書き方や用紙など、迷うことが多い履歴書や職務経歴書。

手書きパソコンA4サイズB5サイズ、どちらが良いか? 履歴書にスピード写真を貼ってもいいのか?

そんな、作成から提出までの「基本のキ」をまとめました。

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1.履歴書・職務経歴書の作成は、手書きとパソコン、どちらが良いの?

(1)まずは募集要項に書かれた提出方法を確認しよう

履歴書・職務経歴書共に、まずは募集要項に書かれている提出方法を確認しましょう。
所定のWebフォームで提出を求める会社もありますし、書類の郵送を求める会社もあります。

郵送の場合は、手書きかパソコンでの作成か、サイズ指定はないかも含め、定められた提出方法に沿って応募しましょう。

(2)職務経歴書はパソコン、履歴書はどちらでも

郵送の場合の職務経歴書は、パソコンで作成するが一般的です。用紙は、一般的なコピー用紙を使って差し支えありません。

特に指定がなければ履歴書は、市販のものに手書きで書いても、パソコンで作成してもOKです。

例えば電子履歴書は、代表的な履歴書のいくつかのフォーマットを提供しており、手書きにもパソコンでの作成にも対応しているので便利です。

(3)印刷する用紙に注意

パソコンで作成する場合には、従来の履歴書と同じA3サイズやB4サイズの、再生紙ではない白い無地の紙に印刷するのが基本です。

手持ちのプリンタがそのサイズの印刷に対応していない場合は、A4サイズの用紙2枚に分けて印刷しても差支えありません。その場合は、印刷した履歴書をゼムクリップでとめて、ばらばらにならないように工夫しましょう。なお、ホチキスは使わないのが一般的です。

プリンタがない場合には、コンビニなどのネットプリントを利用してもよいでしょう。コンビニによっては、持参した用紙に差し替えてくれるところもあります。

なお、従来の市販の履歴書に慣れた採用担当者は、コピー用紙では薄すぎると感じるかもしれません。心配であれば、履歴書などを印刷する専用紙が売られていますので、そちらを利用しましょう。
A4サイズまでしか印刷できないプリンタでも、A3サイズを印刷できるタイプの用紙もあります。

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1.履歴書・職務経歴書の用紙はA4サイズとB5サイズのどちらが正しい?

(1)職務経歴書の用紙はA4サイズ、履歴書は指定がなければA4サイズとB5サイズのどちらでも

職務経歴書は、A4サイズを使うのが一般的です。枚数は、1枚から2枚に収まるようにまとめましょう。

従来の履歴書は二つ折りにしてB5サイズになるものが主流でしたが、書類のA4サイズ化が浸透するのに伴って、二つ折りでA4サイズの履歴書が多く見られるようになっています。

(2)書きたいボリュームや、職務経歴書とのバランスで選んでもOK

二つ折りでA4サイズになる履歴書用紙は、二つ折りでB5サイズになるよりもサイズが大きい分、欄自体のサイズが大きい、もしくは欄の数が多い傾向にあります。このため、字が大きい人、たくさん書きたいポイントがある人、パソコンで作成する人は、二つ折りでA4サイズになるものがお勧めと言えそうです。

職務経歴書を添付する場合には、履歴書と職務経歴書をA4サイズでそろえると、見た目が美しく、扱いやすくなるでしょう。

2.歴書履には、様々なタイプがある

履歴書の左側(基本情報や履歴欄)は、項目自体はほぼ変わりませんが、学生や職歴の浅い方向けに履歴欄の数が少ないもの、職歴が多い人向けの履歴欄の数が多いものがあります。また右側は、以下の項目の有無、該当する項目の名称や欄の大きさなどが履歴書ごとに異なっています。

・自己PR
・志望動機
・退職理由
・趣味・特技
・免許・資格
・特記事項・本人希望・その他

電子履歴書より引用
 

項目の有無や記載するスペースのサイズをチェックして、自分が一番書きやすい履歴書を選びましょう

なお、本籍や家族構成などの記載項目があるものは、避けた方が無難です。これは採用可否を決めるために収集してはいけない情報として、法律で規制されているからです。


3.履歴書にスピード写真を貼っても良いか?

(1)可能であれば、写真店での一枚を

モノクロの文字の中、唯一カラーである写真は、一番先に採用担当者の目に入りやすい箇所です。対面した時と同じように、あなたの第一印象を決めるのが、写真と言ってもよいでしょう。

能力やスキルと並んで「この人と一緒に仕事をしたい」と感じられるかどうかは、採用にあたっての大きなポイントとなります。また、営業や販売などのようなお客さまと対面する仕事の場合は、写真から受ける印象が、面接に進むかどうかのカギとなる可能性も高いでしょう。

人生の方向を変えるかもしれない、会社との縁をつなぐ一枚です。お見合い写真と同様に、リラックスした表情のベストショットを撮ってもらうことが大切です。

(2)3カ月以内に撮影した写真が基本

写真と本人を見比べて、目をぱちくり……?
面接の場で、そんな笑い話のような事態が起こることも。

履歴書の写真とは、現在のその人を伝えるためのものです。厳密に3か月以内のものでなければいけないというルールはありませんが、髪型や雰囲気が、今とは大幅に異なるような古い写真を使うことは避けましょう

また、写真館で撮ってもらうのが難しい場合や、バイトなどで手軽なものを使いたい場合であっても、スピード写真や自撮りのアプリなどを使い、履歴書専用の写真を用意しましょう。
スナップショットを切り抜いたものなどを使うのは、論外ですね。


4.良い履歴書写真を撮るために気を付けることは何か

(1)サイズ

縦4センチ×横3センチのサイズで、正面を向き、頭頂から胸元までがバランスよく入るようにしましょう。
帽子やサングラスは外します。個性の強い眼鏡も、一般的には避けた方が無難でしょう。

(2)背景色

背景は白かグレー、薄い青を選びます。自撮りの場合は、不自然な補正にならないように注意しましょう。

(3)服装

男性はジャケットにワイシャツ、ネクタイを。女性も、ジャケットにシャツなど、かっちりとした服装が望ましいです。色の濃い服の方が引き締まり、ビジネス感が出るでしょう。

(4)髪型

前髪は目にかからない長さで、髪が長い場合はまとめた方が、清潔感を感じさせやすくなります。美容室や理容室に行った後のタイミングで撮ると、よりこざっぱりとした一枚になるでしょう。

(5)表情

口角を上げ、歯が見えない程度に微笑んだ、柔らかい表情がベストです。
メイクが濃く写りがちなので、強い色のアイシャドーや口紅は避けた方が無難です。

5.応募書類は折り曲げても良いのか

履歴書だけを送る場合など、書類の枚数が少ない場合は、三つ折りで差し支えありません。枚数が多い場合には、折らずに入れることができる封筒を選びましょう。

封筒は、絵柄や模様のない、プレーンな白のものを使います。市販の履歴書を使う場合には、添付されている封筒を使用して差し支えありません。


6.送付状は必要か

送付状(添え状)は、本題に入る前の挨拶のようなものです。ビジネス上の慣例として、送付状をつけた方が好感度は高まるでしょう。

送付状の内容は凝る必要はなく、履歴書と職務経歴書を送る旨を記載すれば差し支えありません。

封筒のサイズと封入の基本

三つ折りにする場合には、長形3号(A4用)や長形4号(B5用)の封筒が適当でしょう。
折らずに入れたいのであれば、角形2号(A4用)や角形4号(B5用)がちょうどよいサイズです。

書類は、送付状(添え状)、履歴書、職務経歴書、その他の書類の順で重ねます
折らずに送る場合には、書類がばらばらにならないように、ゼムクリップなどで留めるとよいでしょう。

7.宛名の書き方

(1)社名は略さず、敬称も忘れずに

応募要項には、会社の正式な名称が書かれているため、しっかりと確認します。
(株)(有)などのように省略したり、愛称や略称を使ったりせずに記載しましょう。

また敬称は、指示された送付先の部署や担当者によって、次のように使い分けます。

・送り先の部署が記載されている:「○○株式会社 総務部 御中」
・担当者名記載されている:「有限会社△△ 採用後担当者 ◇◇様」
・部署と担当者が併記されている:「株式会社□□ ◇◇様」
・特に宛先の指示がない:「株式会社□□ 採用ご担当者様」

(2)「履歴書在中」と赤字で書く理由

あわせて封筒の左隅に、「履歴書在中」「応募書類在中」などと書いておきます。これは、個人的な情報が描かれた履歴書や職務経歴書を、開封せずに担当者に渡してもらうための工夫です。

会社では、郵便物を仕分けする人が、すべて開封するケースが数多くみられます。目立つように応募書類であると示すことで、不用意に開封せず、採用の担当者に渡してもらえます。

(3)応募書類を確実に届けるために

郵便物のマナーとして、また万が一、送り先に誤りがあった場合に備えて、封筒の裏には差出人の郵便番号と、住所・氏名を記載します。
忘れずに糊付けで封をしましょう。セロハンテープやホチキス止めは、好ましくありません。

料金不足などのないように、郵便局で出状するか、しっかりと料金を確認して切手を貼りましょう。応募締め切りの当日に送る場合などは、応募する会社に確認したり、速達で送ったりするのも一つの方法です。

受け取る相手側の負担となるので、配達記録郵便や書留郵便は、避けましょう。


ミスマッチを防ぐ履歴書・職務経歴書の活用法

これで、履歴書・職務経歴書の迷いやすいポイントについて、しっかりとマスターできましたね。

いよいよ次は、ミスマッチを防ぐ履歴書・職務経歴書の活用法について、解き明かしていきます。

 
(構成・ライティング:なかおかともみ)

塚田 康祐 (株式会社サポルテ 代表取締役)

「人の無限の可能性を引き出す」がミッション。
経営者から管理職、一般社員までの全ての会社員を対象に、目標達成や人材育成をテーマとした研修を、年間200回以上実施している。

1959年 札幌生まれ。
人材ビジネス業界で13年間に亘って管理職を務めた後、2002年に『ビジネスコーチ』として独立。
2008年に人材教育会社 ㈱サポルテを設立する。

【所持資格】
中小企業診断士
CPCC(プロコーチ認定資格)
キャリアカウンセラー(CDA)
認定レジリエンストレーナー
肥満予防健康管理士
アンガーマネジメントファシリテーター

監修者 塚田 康祐をフォローする