飲み会 幹事のやり方【完全ガイド】失敗しない忘年会・新年会・歓送迎会の準備

飲み会幹事で出世する! 社会人の基礎知識

忘年会の幹事をやれ!と上司から指名された!」

忘年会新年会新入社員の歓迎会異動や転勤に退職者の送別会など、会社や職場の飲み会は基本的な流れが決まっています。以前の飲み会に出席したことがあればそれを踏襲して段取りすれば大丈夫。

…とはいっても特に新人の場合、初めて準備する側で何をしていいのか良くわからないし、これでいいのか不安……ですよね。

そんな人のために、飲み会の幹事で気をつけるべきこと、段取り予約告知挨拶会計お礼メールなど、幹事を任された人のやるべき事を解説します。


忘年会・新年会・歓送迎会など飲み会幹事の注意点

忘年会・新年会・歓送迎会などの飲み会の段取りを行う上での大まかな手順には、<準備>~<連絡>~<当日>~<アフターフォロー>という4つの段階があります。

予約の段階や当日の進行、そして飲み会後に行うことまで、順に見ていきましょう。

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<飲み会幹事の仕事:準備編>

仕事も飲み会も、事前の準備がすべてです。

準備を怠らないことが、当日のスムーズな進行には不可欠です。

幹事を任されたら、一刻も早く準備にとりかかりましょう。

1.先輩、上司などの相談者を捕まえておく

先輩や上司など、目上の人で相談できる人や協力者を見つけておきましょう。

アドバイスをもらったり、なにかあった時のフォローをしてくれるあなたの後見人です。

一般的には係長や主任など一番身近な管理職が適任です。

部署のトップである部長や課長クラスともなると、会の進め方に直接指示したり内容に細かく口出ししたりすることはあまりありませんので、その下のクラスの管理職または一般社員の一番上の先輩に相談することが無難です。

また女性が多い職場では、お局様的な影響力のある人の意向を確認することも重要ですね。

  • 職場で頼りになる人を後見人にして、相談する
  • 女性が多い職場ではお局様の意向を確認

決裁者が、社長や役員クラスの偉い方であれば、仮でもよいので、おおまかな概要と当日の流れまで話せるようにした上で、相談をしましょう。

また、ガチガチに決め込んで相談するというよりは、ある程度選択肢を用意して、決済者に選んでもらうというスタンスもよいかもしれません。

2.飲み会の日程の調整

会社単位、部署単位の飲み会など参加者が大人数いる場合は、幹事が、より多くの人が参加できそうな日を候補に挙げて、最終的には、エライ人に確認をとって日時を決めるのがよいでしょう。

大人数が参加する飲み会ほど、前もってスケジュールを周知しておかないと、参加できない人が多く発生してしまう可能性があります。

スケジュールが決まり次第、日程とおおよその開始時間を決めて、対象者へ案内をしましょう。

歓送迎会の場合には主賓がいますので、まずその人たちの都合を把握します。

次に主賓を迎え入れる(送る)側の中心人物である部長、次長、課長など管理職の予定を確認します。

主賓と管理職が参加できる候補日を2、3日挙げて相談役に優先順位を尋ねます。

月末月初、月曜日、給料日前などは避けた方がよいとアドバイスされるかもしれません。

最後に部・課などの所属者全員に候補日の都合を聞き、最も優先順位が高く参加人数が多い日に決定します。

  • 主賓と管理職が参加できる日程が最優先

また、忘年会、新年会、歓送迎会、お花見などが集中する時期では、人気のお店の予約が取りにくくなります。早く日程を決めて、素早く動くことが大切です。

3.金額(会費)決定

会社から負担してもらえる金額があるのか、偉い人たちからは金額を多くもらってよいのか、男女同額にするのかなど、確認をとりましょう。

職場の飲み会というのは、忘年会・新年会・歓送迎会などはだいたいの時期が同じで、定期的に行われています。

これまでの慣例により1人当たりの予算はだいたい決まっていますので、まず相談役に確認しましょう。

合せて職位・男女別の会費にするか(管理職、男性から多く徴収するか)、会社の福利厚生費(補助金)や職場の積立金を使えるか、歓送迎会であれば主賓からも会費を徴収するか、出席しなかった人からキャンセル料を徴収するか、といったことを尋ねます。

  • これまでの前例を参考に一人あたりの予算を決める
  • 管理職や男性から多めに払ってもらうか?
  • 会社からの補助金は使える?
  • 主賓から会費を徴収するか?
  • キャンセル料は?

選ぶ会場(お店)によって、予算ピッタリとはいかないかもしれません。その場合は、大まかな予算を決めておいてお店の飲み放題プランなどに合わせて調整することも必要です。

また、人数の確定をさせないと金額の決定ができませんので、最終決定の前に、事前に出欠の確認をとり、お金の計算をしっかりとしておきましょう。

また、仕事の都合などで当日キャンセルする人は必ずいるものと考えて、急な人数の変更にも対応できるように準備をしておきましょう。「キャンセル料が発生する」という事を事前に周知しておくことでキャンセル者を未然に防げたりもします。

4.お店選びと予約

「チェーン店は嫌」「あの店はマズイ、店員の態度が悪い」「会社から遠い」「全席禁煙の店で」とか、色々と注文をつけてくる人がいますので、面倒なポイントの1つでもあります。

“お店選びはセンスを問われる”と思っているのか、「お前のおすすめのところでいいよ」とか無責任な事を言ってくる人もいるでしょう。

そんな時には、「私には分かりません」と謙虚な姿勢で、上司や先輩をおだてながらお店のアイディアを出してもらうのが一番です。

目上の人の「ここでいい」「以前の飲み会でここが良かった」というOKさえもらえれば、後は、それを盾にすればよいのです。横槍を入れてくる人には、「○○さんがおすすめしてくれたお店ですよ」と言ってしまえば、それ以上は文句も言ってこないでしょう。

基本はまず相談役に行きつけの店の有無、避けるべき店(具体的な店名、主賓が嫌いな魚料理の店、チェーン店、個室や宴会場を確保できない店、スカートに不向きなお座敷の店など)を尋ねます。

その上で候補先を絞り相談役の意見を聞いてお店を決めます。

女性が多い職場では、影響力のある人の意見も忘れずに聞きましょう。送別会の場合は主賓にお店を決めてもらう手もあります。

  • 行きつけの店があればそこが第一候補
  • 避けるべき店を確認する(主賓の好き嫌い、食物アレルギーなど)
  • 個室が使えるか、座敷か椅子席か、など

5.下見・お店との打ち合わせ

参加人数が多い場合や音響機器の使用など特別な注文があるときは、事前に下見してお店と打ち合わせをします。

会社の近くであれば、事前にお店に寄って部屋を確認したり、店長さんに挨拶をしたり、値段の交渉をしてみるのもよいかもしれません。

ただし、あまりに料金を値切ったりすると狭い部屋でぎゅうぎゅう詰めにされたり、お店の対応が悪くなる恐れがありますので、気を付けましょう。

<飲み会幹事の仕事:連絡編>

6.メールで告知

日時・場所・お店の情報・地図・参加費・出欠の確認方法…などを、分かりやすく伝える必要があります。

数十名単位の大勢の人にメール送るのは初めて、という若手社員の幹事もいるでしょう。

より多くの人に、「自分」を知ってもらうチャンスですので、「分かりやすい」「読みやすい」「面白い」など、反応を狙ったメールを送るように心がけましょう。

参加する可能性のある対象者全員に対し、会の目的(歓送迎会であれば誰の歓送迎会か)、参加者(部・課などの組織単位)、日時、場所(店名、住所、電話番号、地図)、会費(事前徴収の場合のみ)、欠席する場合の連絡期限などを記載したメールを送って連絡します。

合せて主賓や管理職など重要な参加者には口頭で報告したり書面を渡したりします。

メールは会の予定が確定した直後と会の前日に送りましょう。

[件名] ◯◯事業部 歓送迎会のご案内
[本文]
○○事業部 各位
このたび、◯◯係長が、◯月◯日をもちまして退職されます。また、4月1日付けで3名の新入社員が入社されます。
つきましては、これまでお世話になった◯◯さんに感謝の意を表すとともに、新しく当事業部に配属される新入社員たちへの歓迎の意を込めまして下記の通り歓送迎会をとり行ないます。
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
1. 日時:○月○日(○曜日) ○時~
2. 場所:○○○○(場所は下記URL参照)
  http://www.xxxxxx.xxx/ tel.00-0000-0000
3. 会費 男性 ○, ○○○円、女性 ○, ○○○円
※会費は当日集金します。よろしくお願いします。
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
件名を変えずに送信お願いします。
【出欠連絡欄】
[  ]出席・[  ]欠席(○印をつけてください)
[お名前:           ]
————————————————–
幹事 ○○事業部 ◯◯課 ○山 ○夫(内線◯◯◯◯)
E-mail:xxxx-xxxx@xxxxx.xxx
————————————————–

他にも、地図は分かりやすく加工したものを添付したり、参加者にあまり馴染みがなさそうなお店であれば、お店の雰囲気や料理の写真をつけたりして工夫をしましょう。

社風が許せば、ユーモアを交えた文章を入れてもよいかもしれません。

7.ポスターなども使って広報・声掛けも行なう

メールを見ない人、忘れている人もいるかもしれませんので、職場内の目立つ場所にポスターチラシを作って貼りだすのも効果的です。

また、ぜひ出席して欲しい人には直接話しかけてフォローをする事も必要です。

さらに、飲み会の前日~数日前などには、リマインドメールなどを送るのも効果的。幹事としてのぬかりなさをアピールできるでしょう。

8.挨拶や乾杯、司会を事前に依頼しておく

「盛り上げろ!」

「ちゃんと仕切れ」

・・・飲み会の中で、このような聞きたくない言葉を浴びせられるのではないかと不安になるシーンの1つです。

しかし、そこまで気負う必要はありません。「進行」は、あくまで、いかに主役たちに繋ぐかという役割です。

主役は、飲み会に参加している社員ひとりひとりですし、その代表が課長や部長、役員の方たちです。歓迎される新入社員や退職する社員が参加していれば、その方たちという事になります。

そういった方たちに、最初の挨拶乾杯の音頭、今後の決意の挨拶、最後の締めの挨拶などの場を設けて、花を持たせる事により、その飲み会はグッと締まりのあるものになります。

幹事は、彼らに事前に、その役割をお願いをしておけばよいのです。幹事だからといって何から何まで何でもやらなければいけないわけではありません。

同僚だけが集まるような気軽な飲み会なら司会から挨拶まで簡単に幹事が済ましてしまうこともありますが、会社の上役などが出席するような忘年会や新年会では、やはり上司や偉い人にお任せしましょう。

挨拶を任された人は、自然と面白い事を考えてきてくれたりするので、進行役はあくまで、その人たちの前と後をフォローして繋ぐだけと考えれば気楽なものです。

またある程度大規模な飲み会では司会役も職場の人気者に任せて、自分は裏方に徹するというのも一つの方法です。

9.サプライズや余興などの準備

偉い人からの最初と最後の挨拶だけでは、盛り上がらない場合もあります。途中、何かイベント性がある時間を設けると、飲み会より盛り上がり、とてもメリハリのある会となります。

上司からの指示で行うような飲み会があるという事は、会社として節目の時期だったり、何か開催の趣旨があるはずです。

新入社員がいれば、その人に自己紹介や決意表明をしてもらったり、退職や転勤する社員がいれば、花束やプレゼント、手紙や寄せ書きの贈呈をするなど、主役を盛り立てる時間にしましょう。

送迎会の場合は、異動や退職などで職場を離れる人への贈り物や、花束を準備します。

これも慣例にしたがって、予算などを確認しておくといいでしょう。

歓送迎会の予算に含むのか、歓送迎会に出席しない人からもプレゼントの分のお金を徴収するのかなど、相談役とよく打ち合わせしておきます。

余興を行う場合は、会場がどんな場所か、設備はどうなっているかなど、事前に確認する必要があります。

バンド演奏、カラオケ、抽選会、ゲームなどを行う場合は、出演依頼や道具の準備はもちろん、積極的に余興をする人のサポートをしてあげましょう。

10.2次会について考えておく

2次会も事前に考えておく必要があります。2次会をやりたくなければ、決裁者や目上の人に「(飲み会の)翌日は○○がありますが…」と様子を伺いつつ、「無しでいい」と言質をとっておくのも1つのテクニックです。

「○○さんが、○○という考えで2次会はやらない方向」という事を事前に周知しておけば、当日、バタバタ忙しい時に、「幹事、2次会はどうなってんだよ?」と、怒鳴られなくて済むでしょう。

但し、2次会を予定していなかったとしても、当日の流れで急遽決まる可能性は十分にありますので、1次会の近場で、ある程度、選択肢を考えて、食べログなどで調べておき、すぐに連絡をとれるように電話番号を控えたりしておくとよいでしょう。


<当日の幹事の役割>

11.会計をする

当日集金する場合には、幹事とは別に、会社や集金をする担当を設けた方がスムーズです。

その場合には、飲み会が始まる前に集金をしておくと、帰り際にバタバタして回収漏れをすることもありません。

会費が500円単位の場合は、500円玉を銀行で事前に準備しておくのもよいでしょう。また、忘れ物がないかの確認なども、同期や後輩などに協力をしてもらいましょう。

協力者には、同僚の中で好きな女の子にお願いするのも1つの手です。

幹事がカードや現金で立替をして一括で払う場合には、特に領収書やレシートをしっかり管理しましょう。

12.挨拶や乾杯、司会がスムーズに流れていくように気を配る

部屋に入ってスムーズに席に座ってもらい、時間を無駄にしないようしっかり案内しましょう。

広い部屋で司会をする場合はマイクの準備、司会者の位置なども素早く決めます。

出席者予定者が揃っているか、特に主役となる人が来ているか確認し、頃合いを見計らって会を始めましょう。

① 進行管理

歓送迎会であれば、だいたい以下のようなタイムテーブルに沿って進行管理を行います。

    ① 開会の司会(幹事)

    ② 上司の挨拶(トップ)

    ③ 乾杯の音頭(ナンバー2)

    ④ 余興の司会(幹事)

    ⑤ 仲間の挨拶(先輩、同僚、後輩)

    ⑥ 主賓の挨拶(新人、中途採用者、転入者、転出者、中途退職者、定年退職者)

    ⑦ 閉会の挨拶・中締め(ナンバー3)

    ⑧ 閉会連絡・2次会の案内など(幹事)

参加者の関係が親密なほど、形式的なことは簡略化して自由に飲食と歓談をします。

挨拶は短めに済ませることが望ましいですが、話がまとまらず延々としゃべる人がいます。

そういう場合は他の人の挨拶をカットしたりして適宜時間を調整します。

なお閉会時間になっても腰を上げようとしない人がいる場合は、“お店に催促されているので早く出てほしい”と言いましょう。

② 挨拶、余興等の根回し

挨拶、余興、花束贈呈、写真撮影などを依頼する人には事前にお願いしている筈ですが、当日も早めに確認をとって根回ししましょう。

主賓や部長など当然挨拶すると思っている人にも予めタイミングを伝えておく方が無難です。

③ 追加注文の対応

通常の宴会であれば予約したコース料理が出てきます。

お酒も飲み放題セットを注文していることが多いですが、コースに入っていない料理やドリンクの追加注文をしたがる人が出てくることがあります。

それに応じるかどうかは、場の雰囲気や追加注文したい人(主賓、部長など)により判断することになりますが、事前に相談役と方針を決めておくと良いでしょう。

④ 時間延長の対応

会が盛り上がって終了時間になっても参加者が腰を上げようとしないこともあります。

そうした事態に備え事前に延長対応の可否についてお店に確認しておきましょう。

飲み放題コースなどの場合は無理でしょうが、そうでなければ多少の延長は認めてもらえる場合があります。

13.酔っ払い過ぎず、ドタバタせず

飲み会の途中、幹事がベロベロに酔っぱらって周りに迷惑をかけるくらいになってしまっては、これまでの準備の苦労が水の泡となってしまいます。

かと言って、楽しい歓談中に、幹事が段取りにバタバタしているのも、とても見苦しく見えてしまいます。楽しんでいる雰囲気を見せつつ、各方面にも気配りを見せる高いテクニックが試されます。

14.二次会への誘導はスムーズに

2次会を幹事主導で開くかどうかは相談役の意見を踏まえ前日までに決めておきましょう。

予め参加者へは2次会の有無を連絡しておくことが無難です。

幹事主導で2次会を開く場合は、何名かアテンド役を指名しておきスムーズに移動できるようにすると安心です。

幹事の負担を減らすために2次会は別の人に幹事を任せることも考えられます。

2次会が決まっていない場合は、1次会の締めの前に目上の人をつかまえて、どうしましょうかと相談しておくとよいでしょう。

2次会を予定してなかった場合に、「2次会はどうするの?」と言われたらしめたものです。

事前に検討をつけているお店があることをアピールすればよいのです。

しかし、偉い人が「ここにいきたい」と言ってくれる事もあるので、その場合は考えずに済んでラッキーと考えて割り切りましょう。

2次会が決まっていれば、1次会の終わり(締め)の時に参加者にアナウンスしましょう。

お店の前に大勢の人数が滞留して、どうしよう…という光景は避けるようにしたいものです。


<飲み会のお礼とアフターフォロー>

飲み会は、営業や恋愛と一緒で、アフターフォローがとても肝心です。

翌営業日までが幹事の仕事と考え、最後の締めをしっかりと行いましょう。幹事として、仕事人としての真価が問われるところです。

15.翌朝、会社に遅刻しない

翌日が休日でなく普通の出社日だった場合、遅刻には注意をしましょう。本来の業務を疎かにしてしまっては、せっかくうまくいった飲み会も水の泡です。

むしろ一番早く出社して、誰よりも早く昨晩のお礼メールを送ったり、誰よりも早く仕事に取り掛かっていれば、バイタリティの強さをアピールすることもできます。

遅刻をしないように、最初から会社に泊まってしまうという強者も、いるとかいないとか。

16.お礼の言葉を伝える

翌営業日に会社の人に会ったら、必ず、お礼を言いましょう。

実際にお世話になってない人でも、とにかくお礼を言うことが大事です。「参加してくれたことに感謝」とでも思っておけばよいでしょう。

自分がお礼を言えば、必ず、「幹事大変だったね、ありがとう」と感謝の言葉をかけられると思いますが、そこで、「そうなんです」とか「いえいえ」とかで会話を終わらせないところが事がポイントです。

とっさに、「○○さんのあの発言が、会を盛り上げてくれて、よい飲み会になりました」とか、逆にお礼を言う事で、さらに好印象の評価を得る事ができます。

感謝を言われる側ではなく、こちらから感謝を伝えるチャンスと心がけることがポイントです。

もちろんお世話になった相談役の人にも丁寧にお礼を述べるとともに、反省点などについて尋ねてみると、“やる気があるな”、と好印象です。

17.お礼メール

飲み会の参加者全員にお礼メールを送るのもアフターフォローとして高得点です。

文面には、ごく簡単なお礼と、もしあれば楽しかったエピソードなどを入れてみましょう。

会計報告などキッチリとした部分も大切ですが、あまり堅苦しくならず、ユーモアなども入れて、楽しい雰囲気のメッセージを送りましょう。

気になるあの子からも、個別のメールで嬉しい返信をもらえるかもしれませんよ。

また、お世話になったお店の店長などに、お礼やフォローの連絡を入れるのもよいでしょう。

会社の近くのお店であれば、今後も使う可能性があります。仲良くなっておけばいろいろと優遇してくれる事もあることでしょう。

18.写真・動画のアップ

会の模様を写した写真・動画を社内のイントラネットなどにアップします。

この辺りは会社によりルールが異なりますので、社内規程に則って対応してください。

なお、FacebookなどSNSへのアップは写真や動画に映っている人の同意を得られている場合に限定する必要があります。

19.会費の精算

部・課などの内輪の宴会では、会費は事後精算にすることもあります。

収支計算書にお店の領収書を添付したメールを参加者全員に送り“明朗会計”を証明します。

管理職からの会費の徴収は幹事が自ら出向いて行います。一方、一般社員については自ら支払ってくれることを待ちます。

一般的に管理職は1人当たりの平均費用より高い会費を負担し一定額を寄付することになりますので、幹事が徴収に出向くことが望まれます。

それに対し一般社員の場合は各人の良識に任せ、自分から会費を持ってくることを待つ方がスマートです。“早くカネを払えと催促されている”とヘソを曲げる人もいますので注意しましょう。

20.忘れ物

結構多いのが、飲み会後に、スマホをなくした。メガネを失くした。カバンを忘れた。サイフを落としたかも…、といった忘れ物トラブルです。

そういった場合、まず幹事のところに「何か届いてない?」と尋ねてきますので、お店に連絡をとるか、連絡先をすぐに教えてあげられるようにしておきましょう。

幹事の仕事は、無事に飲み会が終わってみんなが通常業務、日常生活に戻るまでです。

最後のお世話まで親身になって行いましょう。

飲み会幹事で出世する!

幹事は面倒で大変ですがそれに見合うメリットも多々あります。

指名されたら面倒くさがらずに引き受けましょう。これも一つの業務です。

組織の中の若手のうちは、幹事に抜擢される機会が必ず回ってきます。やるからには、積極的な姿勢で臨みましょう!

 
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忘年会・新年会など、これはチャンス!だと思って飲み会の幹事役をしっかりこなし、あなたの社内での評価が上がりますように。