ダメな会議を効率化する!会議の進め方7つの改善策

ダメな会議にウンザリしている人も多いことでしょう。

定例会議、営業会議、企画会議、進捗状況を報告するための会議…社内の会議に加えて取引先や協力業者との会議…仕事には実にさまざまな会議があります。

資料を作ったり発表したり、意見を出して議論したり、それらが効率よく進めばいいのですが、どうにもならないダメな会議、無駄な会議になってしまうこともしばしば。

どうしたら効率的な会議が進行できるか、ダメ会議の改善方法を紹介します。


会議の「進め方」次第で、ダメな会議も効率化できる!

建設的な方向へ話がまとまる会議ならいいのですが、「話がちっともすすまない」「はっきりした結論が出ない」。

こんな会議に時間を取られてしまい、肝心の実務がちっとも進まない……なんてことでは困りますよね。

当たり前ですが、時間には限りがあります。会議や打ち合わせは要点を踏まえて効率的に行い、実務にもしっかり力を注ぎたいものです。

また、ダラダラした会議では論点がはっきりしないため、思い違いをしたまま終わってしまうことも多くあります。そのことが原因でミスが起こり、修正でさらに時間が取られるなど、ダメ会議にいいことはひとつもないのです。

そんなダメな会議を卒業するために、時間が短縮できて話し合いの効率もアップする会議術をマスターしておきましょう。

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1:効率的な会議1「仮説を立てて共有する」

そもそも会議とはみんなの意見を聞きながら、課題の解決策を見つけるのが目的です。そのためには会議の目的を明確にし、「次になにをするべきなのか?」「なにをするのがよいか」という仮説を立てること、それをまず全員が共通の認識として持つことがまず必要です。

ダメな仮設の出し方の例

売上を5%伸ばすためには、既存の製品を改良した新製品が必要だと考えます

このようにイキナリ意見を言ってしまい、仮説がないまま話を進めたりその場で仮説(というよりは自説)を出したりすると、話がバラバラになってしまい、生産性の欠ける会議になってしまします。会議を仕切る人、議題を提案した人は、まず仮説をしっかり準備しておくことが必要なのです。

そしてその次に重要なのが、その仮説を共有することです。そのために資料やレジュメは事前に準備して配っておきましょう。できれば会議の前日にメールで送っておけば、より効率的になります。

もし会議の最中に「いや、そうじゃなくて」「そんな感じで」などの誤解ワードや曖昧ワードが出てきたら、しっかり共有できていない可能性があります。そうならないためにも、仮説の説明は丁寧にしましょう。ホワイトボードやスライドを使って説明するのも有効です。

2:効率的な会議2「みんなで意見を出し合う」

提示した仮説に対して、すぐに否定的な意見をいう人がいますが、これでは話が先にすすみません。まずはどうやればいいか、より有効になるためにどうすればいいかを意見して、仮説の精度を高めましょう。

良い意見の例

新製品の開発には賛成です。その場合、開発予算はこれだけ用意できますが、十分でしょうか?

このようにあらゆる角度から意見を戦わせれば、提出された仮説は、よりブラッシュアップしていきます。その数は多ければ多いほど、より精度は高まっていくでしょう。なるべく大勢が意見を出すことが重要なのです。

また同意する点と、質問する点を明確にすることも重要です。そのことで話すべきことが明確になり、ムダな時間も少なくなります。質問→解説をどんどん重ねていき、仮説を実現にすすめていきましょう。


3:効率的な会議3「専門用語は使わない」

会社や業界、職種によってはその世界だけの「決まり用語」「専門用語」がありますが、それらを使って話をしていると、理解や情報の共有が妨げられることがあります。特に最近、多いのが横文字の専門用語。わかっているつもりでも、微妙に介錯がズレている可能性があるので、言葉をできるだけ平易にして、誰もがわかるように話をしましょう。

何を言ってるのかよく分からない悪い例

それにはクライアントオリエンテッドなセグメント化が必要と考えます

分かりやすい良い例

それには顧客を重視したグループ分けが必要と考えます

会議に部外の人間がいる場合は特に注意。ひとつひとつ説明していたら、余計な時間がかかってしまいます。また、自分がわかっていない言葉が出たらすぐに聞いて、正確に理解するようにしましょう。


4:効率的な会議4「結論をちゃんとまとめる」

意見を出し合い、精度が高まってきたらリーダーがそれをチェック。これで次の行動に移せると判断したら仮説に出された意見を足し、全員に合意を取って確認しましょう。重要なのは次にやるべきことを、はっきりまとめること。これを怠ると、同じことを次の会議でまた確認しなければならないため、時間がかかり効率も非常に悪くなります。

悪いまとめ方の例

じゃあ、予算の方はよろしく

良いまとめ方の例

予算は△万円を経理と相談して、◯日までに確保してください

また結論を出す時間は、会議室の使用時間10分前などと、はっきり決めておくと、会議がスピーディーにすすみます。

また小技としては、社外の会議室を使うというのもあります。使用にはお金がかかるので、ムダに時間を使わず早くすすめようという意識が生まれるので、予算が許すならばおすすめです。

5:非効率な会議の特徴1「とりあえず集まる」

ここからは非効率な会議の特徴です。

まずは自分の会社がダメ会議をしていないか、チェックしてみましょう。最初にあげられるのが、とりあえず集まろうというタイプです。特に目的もテーマもはっきりしておらず、ルーティーン化した会議をやっていませんか? 目的のない会議というものは、単なる雑談の場に過ぎません。

また目的がないからとその場で議題を作り上げても、情報が共有されていないので、説明だけで終わり、たいした結論が出ないまま終わってしまいます。毎週月曜の10時から、など定例の部会が決まっている会社も多いと思いますが、しっかりした目的がなければ、単なる時間のムダです。


6:非効率な会議の特徴2「資料がないorありすぎる」

会議や打ち合わせの時に、テーマに関する共通の資料をそろえず始めていませんか? その場にいればいいんだからそんなもの必要ない、という人もいるかもしれませんが、それでは会議に参加する意味がありません。

また、やっぱり必要だった、と取りに行ったりコピーを頼んだりすれば、さらに時間がかかります。資料はきちんと揃えて、会議に臨みましょう。

その逆に、資料が多すぎるのも考えものです。ひとつひとつを説明するために、膨大な時間がかかるうえ、話があちこちに広がって散漫になります。

7:非効率な会議の特徴3「あいまい言葉を多用」

「なんとなく」「なんか」「イマイチ」「そんな感じで」。曖昧な言葉を使うのは、はっきりわかっていない証拠。こんな言葉が飛び交う会議は、テーマが共有できておらず、たいした結論がでないまま終わってしましまいます。

またあいまいな言葉を使っていると、誤解が生じやすく、のちのちトラブルも起きがちです。


8:非効率な会議の特徴4 「ホウ・レン・ソウに終始」

「先週は新規顧客を1件、獲得しました」「いいね、その調子で頼む」。「今週は設備のメンテナンスが入ります」「わかった。◯月◯日だね」。こんな「ホウ・レン・ソウ」は、直接伝えるか、メールで送れば済むこと。なにも大勢で集まって話すことではありません。「ホウ・レン・ソウ会議」は、なんとなく安心&満足をするのでしてしまいがちですが、現状をよくするにはどうしたらいいか、という問題意識がないので、ここからはなにも生まれません。

さて上記のような会議に覚えがあるとしたら要注意。時間をとられるうえ、仕事の効率もいちじるしく下がり、いいことはひとつもありません。紹介した会議術を取り入れ、会議を改革しましょう!

良い会社は、会議が効率的!あなたの職場は大丈夫?

会社の良し悪しは会議を見ればよくわかる、と言われます。効率的な会議をすれば時間が作れ、実務にしっかり打ち込めます。また時間以外にも課題をしっかり共有できるため、作業効率はグンとアップします。

重要なのは仮説をしっかり立て、意見を出し合い、結論をちゃんとまとめること。これらを平明な言葉でしっかりすすめていけば、非効率的なダラダラ会議は、きっとなくなるでしょう。

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効率的な会議の進め方~「準備」「進行」「議事録」効率化の方法

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日本語で言ってくれ!ウザイ横文字ビジネスのカタカナ語一覧

あなたの社内の会議が効率的になり、楽しく仕事ができますように。

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