始末書の書き方|例文「紛失・破損・発注ミス・商品事故」

始末書 紛失・破損・重大ミス 社会人の基礎知識

サラリーマンの皆さんは、何か重大なミスを犯せば始末書を書くという漫然とした認識はあると思います。

しかし、実際に何をどう書けばよいのか理解している人はほとんどいないのではないでしょうか。

ここでは就業規則に基づく懲戒処分として始末書を提出する場合の例文を紹介します。


始末書例文1:【紛失】【破損】

営業活動に重大な問題があり、重要顧客の怒りを買ってしまい取引停止処分を受けた場合の始末書事例です。

長年の顧客でも情勢変化により取引を打ち切られることは珍しくありません。

通常そうしたケースは、業績評価のマイナス査定要素になるものの、懲戒処分の対象にはなりません。

つまり相当重大な落ち度がない限り懲戒処分を受けることはないと考えられます(ただし中には懲戒処分により結果責任を問うブラック企業もあります)。

始末書の内容

懲戒処分の根拠となる事実については、

    「重要顧客A社からの大口発注に関する納期を誤認して先方に多大なご迷惑をお掛けしたことにより取引停止処分を申し渡された」

というように簡潔明瞭な記述を心がけます。

一般的により詳細な内容は、以下の点などを記載した「経緯書」に整理して提出します。

交渉、受注(契約)、納品などに関する時系列の行動記録

  • 日時、場所、相手方、行動内容を記載
  • 発注書などの関連資料を添付

問題の発生原因

  • 書面による確認不足、上司への報告漏れなどを具体的に記載
  • 職務権限規程の逸脱など明確なルール違反があれば、その点も明記

改善策の検討・実施状況

  • 業務プロセスの変更、システム化などの具体策を記載
  • 改善対応の実施状況に関するフォローアップ報告についても言及

例文

始末書例文:紛失
平成●●年●●月●●日

代表取締役社長 ▲▲▲▲ 殿

始末書

この度、私の不始末により当社に多大な損害を与えることとなり、誠に申し訳ありませんでした。

重要顧客A社からの顧客情報のデータが保存された記録メディアを紛失して先方に多大なご迷惑をお掛けしたことにより取引停止処分を申し渡されたことについて、就業規則第●条第●項に従い本始末書を提出して反省するとともに、同第●条第●項に基づく減給処分を謹んでお受け致します。

本件に関し社内の多くの皆様にご迷惑をお掛けすることとなり誠に申し訳ありませんでした。

今回の反省を活かし職務に邁進致しますので、今後ともご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い申し上げます。

東日本営業部 営業第2課
主任
×× ××
始末書例文:破損
平成●●年●●月●●日

代表取締役社長 ▲▲▲▲ 殿

始末書

この度、私の不始末により当社に多大な損害を与えることとなり、誠に申し訳ありませんでした。

重要顧客A社納品する製品○○○○を、配送中の落下による破損のため製造のやり直しとなり、納期を大幅に遅らせることになり先方に多大なご迷惑をお掛けしたことにより無償での対応となり多額の損害を発生させたことについて、就業規則第●条第●項に従い本始末書を提出して反省するとともに、同第●条第●項に基づく減給処分を謹んでお受け致します。

本件に関し社内の多くの皆様にご迷惑をお掛けすることとなり誠に申し訳ありませんでした。

今回の反省を活かし職務に邁進致しますので、今後ともご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い申し上げます。

東海工場 営業1課
課長代理 
×× ××
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始末書例文2:【発注ミス】

営業事務に重大なミスがあり、受注消化に必要な量を大幅に上回る原料調達を行わせてしまった場合の始末書事例です。

製造業では、受注量を確認してから製造に要する原料調達を行う業務プロセスを構築していることがあります。

その場合、営業部門から調達部門へ受注量を伝達することになりますが、その際に誤った情報を伝える可能性があります。

通常はそうした事態を想定した事務ミス防止策を講じていますが、事前の想定を超えるような重大な落ち度が担当者にあれば懲戒処分の対象になると考えられます。

始末書の内容

懲戒処分の根拠となる事実については、

    「大口顧客A社からの発注内容を誤認し過大な原料調達を依頼したことにより、多量の不良在庫を抱える結果となった」

といった程度の記載で十分だと考えられます。

始末書と別に詳細な事実関係を整理する「経緯書」には、以下の項目など記載します。

受注情報の入手、調達部門への伝達に関する時系列の行動記録

  • 日時、場所、相手方、行動内容を記載
  • 発注書、システム入力データなどの関連資料を添付

ミスの発生原因

  • 検証システムの不備、上司の確認漏れなどを具体的に記載
  • 職務権限規程の逸脱など明確なルール違反があれば、その点も明記

改善策の検討・実施状況

  • 業務プロセスの変更、システム化などの具体策を記載
  • 改善対応の実施状況に関するフォローアップ報告についても言及

例文

始末書例文:発注ミス
平成●●年●●月●●日

代表取締役社長 ▲▲▲▲ 殿

始末書

この度、私の不始末により当社に多大な損害を与えることとなり、誠に申し訳ありませんでした。

大口顧客A社からの発注内容を誤認し過大な原料調達を依頼したことにより、多量の不良在庫を抱える結果となったことに関し、就業規則第●条第●項に従い本始末書を提出致します。

本件に関し社内の多くの皆様にご迷惑をお掛けすることとなり誠に申し訳ありませんでした。

今回の反省を活かし職務に邁進致しますので、今後ともご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い申し上げます。

西日本営業部 営業第1課
×× ××

始末書例文3:【製品・商品事故】

製造業や小売業の場合、製品・商品に関するトラブルは避けて通れない問題です。

当然、会社としては問題発生の可能性を考慮した組織・業務運営体制を構築して、人手を介さずに業務を行える自動化、システム化にも取り組んでいます。

それでも人的ミスは完全に防止できません。

製品・商品事故は企業にとって極めて重要性の高い問題であるため、個別事案の重大性に拘わらず懲戒処分の対象になる可能性が高いと考えられます。

例えば加工食品のパッケージに記載する原材料の表示ミスは製品の内容・品質にまったく影響しませんが、食品メーカーは重大事故と認識します。

始末書の内容

懲戒処分の根拠となる事実は簡潔に記します。

「平成●●年●●月●●日に消費期限切れのヨーグルト3個をお客様に販売してしまいました。」といった程度の内容で十分です。

詳細な情報は別途「経緯書」にまとめますが、おもに以下の項目について記載します。

事故の発生から事後対応までの行動記録

  • 日時、場所、相手方、行動内容を記載
  • 顧客への謝罪や行政当局への報告を行ったときは、その内容も含む

事故の発生原因

  • 作業手順の逸脱、システムドラブルなどの内容を具体的に記載

改善策の検討・実施状況

  • 人員・業務運営体制の見直し、業務プロセスの変更、自動化・システム化などの具体策を記載
  • 改善対応の実施状況に関するフォローアップ報告についても言及

例文

始末書例文:製品・商品事故
平成●●年●●月●●日

代表取締役社長 ▲▲▲▲ 殿

始末書

この度、私の不始末により当社に多大な損害を与えることとなり、誠に申し訳ありませんでした。

平成●●年●●月●●日に消費期限切れのヨーグルト3個をお客様に販売してしまいました。本件について深く反省するとともに就業規則第●条第●項に従い本始末書を提出致します。

今後、商品の安全性には一層の注意を払いお客様にご迷惑をお掛けしないよう気を引き締めて職務に邁進致しますので、ご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い申し上げます。

東京▲▲店
マネージャー
×× ××

重大なミスを犯した場合の始末書

会社に大きな損害を与えてしまう重大なミスを犯してしまった場合は、それが故意的でなくても懲戒処分の対象となります。

些細な不注意や手抜きにより生じたミスを、真摯に反省してすることが大切です。

始末書を提出し処分を受けた後は、会社で気まづい思いをすることもあるかもしれません。

しかし、会社が始末書を書かせる目的は反省と自覚を促すことです。

もちろん翌日からけろっとしているわけにはいきませんが、長く引きずる必要はありません。

もしも、重大事項を起こしてたことで職場にいるのが辛くなってしまったのであれば、最終手段として部署移動や転職という選択肢もあります。

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仕事で大失敗したら、どう責任をとればいいのでしょうか?悪意のない過失であればリカバリーできますので、大失敗しても前向きな気持ちを保つことが大切です。ここをなんとか踏ん張って事態を収拾し、しかるべき責任をとって今後の働きぶりで挽回に務めましょう。仕事での大失敗の例と、会社での処分の程度、大失敗から立ち直ってどう挽回すればよいのかを解説します。

大切なのはいつまでも引きずってクヨクヨせず、反省をいかして仕事に励むことです。

失敗から学んで、次の仕事に活かせますように。