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会議で決まったことが力を発揮する!効果的な会議の進め方

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効果的な会議の方法

会議で決まったことが実際の現場で効力を持つ、実務で力を発揮するような会議にするにはどうしたらいいのでしょうか?

これが出来てないとダメ会議になってしまう3つの要素、それが、「準備」「進行」「議事録」です。

会議で話し合ったことが実務に活かされて効果を発揮する、効果的な会議の進め方のために、それぞれで押させておくべきポイントを紹介します。


効果的な会議の進め方に大切な3つの事

あなたの職場の会議は短時間でさくっと終わりますか?それとも、何も決まらず何時間もだらだら続くような会議が恒例になっているのでしょうか。

みんな早く終わる方が良いと思っているはずなのに、だらだら長引く無駄な会議がどこの職場でも行われてしまうのは何故でしょうか?

そして決まったことが守られなかったり、いざ現場で役に立たなかったりするのはなぜでしょうか?

まず、原因の一つとして「段取りの悪さ」があります。

会議の主催者が「関係者を集めて意見を出し合えばいいね」と準備も無しでいどんでは、何も決まるわけがありません。

そんな軽いノリで集まった会議は何時間も何も決まらず、声の大きい人の言葉に流されてとりあえず終わったけれど、実は何も決まっていないということになりがちです。

次に「会議の最初に、話し合いのゴールを決めない」会議は迷走しがちです。会議参加者のベクトルが同じ方向を向いていなければ、決まるものも決まりません。

そして「議事録の悪さ」です。会議の決定事項、懸案事項、宿題事項などをきちんと共有できない議事録を作ってしまうと、せっかくの会議も開催されなかったのと同じ事になってしまいます。

会議は「準備」「進行」「議事録」の3段階それぞれに、必勝法があります。短時間で効率良く議論し、実際の業務での効果を上げる。そんな会議にしたいと常々考えている人は、ぜひ試してみてください。

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【準備】会議のストーリーを作っておく

無駄のない会議にするためには、会議のストーリーをあらかじめ練っておく方法があります。これはとても成功率が高いのでぜひ取り入れてみてください。ストーリーには2種類の立て方があります。

会議のストーリーの立て方法:『時間配分』

一つは時間配分によるストーリー立てです。最初の30分は資料の説明、次の20分で質疑応答、最後の30分で議論を交わし、残りの10分で宿題事項などの確認、と言う風に時間配分を作っておくのです。長い会議だからといって良い会議とは限らず、むしろ参加者の集中力が低下して悪い会議になってしまうため、時間を決めることは大事な事です。

会議のストーリー立ての方法:『レジュメ』

もう一つは、会議のレジュメによるストーリー立てです。

  • 資料の説明
  • 問題点の確認
  • スケジュール感の確認
  • 各チームの人の割り当てを決める

などとレジュメを作っておけば、会議はそのストーリー通りに進むのでスムーズです。この方法は、議論すべきポイントが複数ある場合に効果を発揮します。

・・・その他にも会議のストーリーの立て方はありますが、会議の種類によって異なりますので種類ごとにご説明します。

【ブレーンストーミング型会議】のストーリー立ての方法

「新商品のアイデア出し」「問題解決方法の模索」などの何もない所から新たなものを生み出すための会議が、一番難しい会議です。それだけに、準備は非常に大事です。

ブレーンストーミングとは新しいアイデアを出す時など、議論の始めの段階でよく使われる会議の手法です。付箋などにアイデアを書きこんでどんどんホワイトボードに張り、たくさん出たら系統ごとに張りなおして考えを整理したりします。

このような会議では机の上に何もない状態では良いアイデアが出ないので、過去のデータや資料を準備すると思います。この時、適当に選んで持って行くのはやめましょう。データや資料はアイデア出しの基礎になるものなので、最初から抜けがあってはいけません。「この商品に関する2007年以降の客層データを、全て準備しました。」「今回の問題と同様の問題が起きた時の資料を、全て持参しました。」など、基礎になるデータや資料を選んだ「根拠」をはっきりさせる必要があります。

これらの準備が終わったら、おのずと会議の方向性は決まるのではないのでしょうか?事前に準備したデータや資料から、大体の落とし所や議論すべき点を簡単な資料にして会議に持って行きましょう。これを指針とすれば、会議はスムーズに進んで行くはずです。

【関係者の意識合わせ型会議】のストーリー立ての方法

あるシステム開発会社において、開発部署と運用部署と営業部署が集まってある議題の意識合わせをすることになりました。このような「関係者の意識合わせ型会議」においては、色々な部署の人に「ナシつけておく」ことが最も重要になります。

「ナシ」とは具体的にどのようにつければ良いのかというと、議題をどこに持ってくるか、各々の部署で準備してもらうことは何かなどを、会議前にすり合わせておくのです。会議前のすり合わせとは何ぞや?会議で話せばいいんじゃないの?と思うかもしれませんが、なーんにも話していない状態でいきなり集められても、本題の議論に持ち込むまでに30分はかかってしまうでしょう。

「開発部署さんにはどれくらいの納期でできるかの見積もりを、運用部署さんには運用に必要な情報のリストアップを、営業部署さんは顧客フォローに必要な情報のリストアップを、それぞれお願いします。」などと事前にアナウンスしておけば、1回分の会議の時間が浮くくらいの良い仕事と言えます。また、「今回この議題について話し合いますので、各部署で問題点などあればご準備願います。」と一言言っておくのです。

ここまで準備しておけば、あとは勝手に話が進んでいくはずです。事前の段取りによって、会議のストーリーを作ってしまいましょう。

【添削型会議】のストーリー立ての方法

これは、作成した文書を上司に見てもらったり、新商品について関係者の意見を聞いたりするような会議のことです。この場合、ただ文書や商品を見てもらって意見を記録する、というストーリーになるだけのように思えますが、そう簡単な話ではないのです。

文書などを添削してもらう場合は、ただ「見てください」と差し出すだけでは良い添削はしてもらえません。誤記や細かい言いまわしのレベルでの指摘ばかりになって、肝心の内容的な指摘の時間が無くなってしまうのです。そうならないためにも、「添削の指針」を決めておくことが大事です。添削の指針が「過去の事例と乖離がないか」なのか、「顧客に見てもらうため、わかりやすいか」なのかによって、添削する方も見方ががらっと変わるのです。

新商品などの意見を聞く場合も同様です。「とにかく感じたままの意見が欲しい」のか、「方向性は決まっているので、そちらの方向で」なのか、会議を始める前に指針をしっかり説明しましょう。

【進行】会議のスタート時に、参加者と話し合いのゴールを確認する

「準備」の章が長くなってしまいました。それほど、会議の準備は大事なのです。ここまででお話した「会議のストーリー」が定まっていれば、後はそれに沿って進めていくだけですから。

残る注意すべきことと言えば、「会議のスタート時に、話し合いのゴールを参加者と確認する事」です。

例えば、ある問題について話し合いが持たれ、今回は問題の整理をして担当者を決めるための会議のつもりでした。ところが、あちこちに議論が飛躍していつのまにか問題の解決策についての議論になっている、というようなことも起こりがちです。最初に話し合いのゴールをしっかり定めないために、こうなってしまうのです。

原則「一つの会議でゴールは一つ」が良いでしょう。たくさん決める事がある場合は、上記のようにレジュメを作って一つ一つこなしていくようにしてください。

会議をスムーズに進行して効率化するには、
ダメな会議を効率化する!会議の進め方7つの改善策


【議事録】後処理がしやすい議事録を作成する

会議の議事録はみなさんきちんと記録していると思いますし、その内容についてはここでは触れません。今回は、「後処理がしやすい」点についてお話します。

会議をしていると、最後に決め切れなかった事が宿題事項として残る事がよくあります。しかし、この宿題事項の「担当者」を決めない事が多いのです。すると、「この宿題事項は誰がやるんだ?自分じゃないよな?」と誰も手を出さないままに、宙に浮いたままになってしまうのです。「宿題事項の担当者」は会議の参加者の前でしっかり決めることが重要です。議事録に明記することで、責任の所在が明確になります。

他にも、決定事項や役割分担、新たな問題点などを簡潔にまとめた議事録を作れば、会議に参加できなかった人とも情報共有できますし、話が後戻りすることはありません。


「準備」「進行」「議事録」3つの段階で説得力を持たせよう

いかがでしたでしょうか?一見準備が大変そうに見えるかもしれませんが、会議準備に1時間費やす方が、後で何時間もだらだら会議に時間を取られて、しかも話が手戻ってしまうよりよっぽど効率的ですよね。

「準備」「進行」「議事録」3つの段階で、きっちりと仕事をすることで、会議の説得力が違ってきます。

せっかくの会議、やって良かったと思えるような、いい会議にしましょう。

上でも紹介しましたが、あらためてダメな会議をスムーズに進行して効率化するには、
ダメな会議を効率化する!会議の進め方7つの改善策

あなたが出席・主導する会議が効果的になって、もっと仕事が楽しくなりますように。

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