始末書の書き方|「始末書」とは何をどう書くものなのか?

始末書 書き方 社会人の基礎知識

サラリーマンが大きなミスをすると始末書を書くということはよく耳にします。

しかし、実際に始末書を書くことになった場合、

    「何を書けばよいのか」
    「どんな形式で書けば良いのか」

は、当事者になったことがないとわかりません。

ましてや、始末書を書く意義やその内容を理解している人は少ないのではないでしょうか。

ミスのお詫びをするだけであれば、おわび状とか顛末書でも構わないはずです。

また当事者に直接会ってお詫びする方が、誠意を感じられると思いますよね。

それにも拘わらず始末書の提出を求められるのは、形式に意義があるからです。

ここでは、その制度的な意味を解説します。


始末書とは何か

1. 社内向け文書

始末書とは、社内に向けて自らの不始末を詫びるために書くものです。

製品事故や販売トラブルにより、社外の人に対しお詫びするときに提出する「経緯書」「顛末書」「事故報告書」などとは異なります。

2. おわび状

  • 重要顧客を怒らせて取引を打ち切られた
  • 機械の操作ミスで製造ラインを長時間停止させた

など、業務上の重大ミスを非公式にお詫びするために始末書を書くことがあります。

ミスの影響は大きいものの、人事上の処分には至らなかった場合の「ケジメ」をつけるために提出します。

3. 就業規則に基づく懲戒処分

就業規則に基づき、「譴責」「戒告」「訓告」などの処分を受けたときに提出します。

会社が仕事ぶりを改善するよう戒める前提として、始末書の提出を受けるということです。

厚生労働省のモデル就業規則では、「始末書を提出させて将来を戒める。」と規定しています。

また会社が「減給」「出勤停止」など給与カットにつながる処分を下す場合にも、その根拠を明確にする目的で始末書の提出を求めることがあります。

モデル就業規則でも、始末書の提出を前提としています。

4. 始末書の違い

始末書には上記3つのような意味合いが込められています。

また、その意義によって書き方に違いがあります。

おわび状として懲戒処分として
宛先直属の上司より上席の役員・経営幹部宛社長、人事担当取締役、人事部長宛
日時明確なタイミングなし人事部から提出日を指示
提出理由記載不要就業規則に基づく行為であることを明記
改善対応問題の発生防止の改善対応を丁寧に記載具体的な内容を記載しない

この2種類の違いがわかった上で、必要な始末書を書いていきます。

次にそれぞれの場合の具体的な項目と例文を見ていきましょう。

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【おわび状として】始末書の書き方

始末書 おわび状

1. 宛先

宛先は不始末の内容に応じ決めます。

  • 製品・商品の配送遅延、誤配送
  • 損傷

など、一定頻度で必ず発生する不備の場合は、宛先も含め始末書の提出手順がある程度決まっています。

もう少し重要性が高く発生頻度が低い事案の場合は、直属の上司に相談して宛先を決めます。

なぜなら始末書を提出すべき事態になれば、直属の上司より上席の役員・経営幹部宛に提出するからです。

2. 日付

書面提出の明確なタイミングはありません。

一般的には事実関係の整理が終わったら間を置かずに提出します。

3. タイトル

「何に対するお詫びなのか」を明確にすることが大切です。

    「A社による取引停止処分に対するお詫びと経緯のご報告」
    「B社へ納入したC製品の不具合に関するお詫びと経緯のご説明」

など具体的な内容を記します。

4. 事実関係

不始末の具体的な事実

    日時、場所、損害対象物・サービス、損害を受けた相手方、その他関係者、不始末の原因など

を分かりやすく記載します。

5. 提出理由

提出理由を記載する必要はありません。

下手に理由を書くと、相手を侮辱することにもなりかねません。

「あなたが怒っているのでお詫びします。」という内容になる恐れがあります。

6. 改善対応

改善対応は丁寧に記載します。

提出相手は、事実関係と改善対応が最も知りたいと考えています。

この内容が不十分であれば、お詫びの効果がありません。

  • 業務手順や基準の明確化
  • 牽制機能の強化
  • システム整備
  • 人員増

など、同じようなの問題の発生防止に役立つことを期待できる内容を記載します。

7. 謝意

始末書を提出する前提として、不始末をお詫びする気持ちがあります。

おわび状の場合は、この点を率直かつ丁寧に述べることが大切です。

8. 始末書の具体例

おわび状は懲戒処分に従い提出する書面ではないため、形式より実質が問われます。

  • 不始末について誠心誠意お詫びする気持ち
  • 具体的な改善対応の方向性を示す

上記を意識して、おわび状の受取相手の納得感を高めることが重要です。

始末書の書き方 例文
平成●●年●●月●●日

取締役営業本部長 ▲▲▲▲ 殿

A社による取引停止処分に対するお詫びと経緯のご報告

この度、私の不始末により当社の重要顧客であるA社から取引停止処分を受けることになりました。会社に多大な損害を与えることとなり、誠に申し訳ありませんでした。衷心より反省しております。

A社とは長年お取引頂いており私も担当のB課長とは懇意にしておりました。

しかしその関係に甘え、A社の発注条件を正確に把握せずに欠品が生じてしまいました。
本来であれば、定められた手順に従い書面で発注数量と納品日時を確認すべきでしたが、それを怠り自らの思い込みで納品日時を設定してしまいました。

当社の納品物がA社の販売活動において極めて重要な意味を持つことを理解していながら、定められた手順を安易に省いたことを深く反省しております。

今後は作業手順のチェックリストを作成して、その利用を徹底するとともに顧客のニーズを的確に把握して良好な関係構築に努める所存です。

A社との取引再開に向け社内の多くの皆様にご迷惑をお掛けすることとなり誠に申し訳ありませんが、今後ともご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い申し上げます。

東日本営業部 営業第2課
課長代理 
×× ××

【懲戒処分として】始末書の書き方

始末書 懲戒処分

1. 宛先

懲戒処分により始末書を提出するときは、人事部から指示があります。

会社の規模や処分対象者の職位により異なりますが、社長、人事担当取締役、人事部長などが宛先となります。

人事部が始末書の雛型を提示したり逐一添削したりする場合は、日付、タイトル、事実関係などの記載もすべて指示に従います。

2. 日付

懲戒処分を受けるときは、人事部から提出日を指示されます。

正式に処分を下される日か、その翌日になることが一般的です。

3. タイトル

懲戒処分の際には単に「始末書」と書きます。

始末書を提出すること自体が稀なため「●●に関する始末書」といったタイトルにはしません。

具体的な内容は本文で簡潔に述べます。

4. 事実関係

    「旅客自動車の運転を誤り乗客に入院治療を要する障害を与えた」
    「材料の発注量を誤り多額の不良在庫をもたらした」

など簡潔に記します。

通常、懲戒処分の妥当性を示す上で必要な資料は人事部が別途集めます。

その際、始末書と別に経緯書の提出を求められる可能性があります。

5. 提出理由

就業規則に基づく行為であることを明記します。

「就業規則第●条第●項に基づき始末書を提出致します。」と記載します。

事実関係として記載した内容に関し、懲戒処分を受けたため始末書を提出することを明らかにします。

6. 改善対応

懲戒処分のときは、具体的な内容を記載しません。

戒めを受けて、改善対応を図ることになるためです。

場合によっては、処分後に改めて改善計画の提出を求められることもあります。

7. 懲戒処分への対応

減給や出勤停止と併せて始末書の提出を求められる場合は、それらの処分を受け入れる旨を記載します。

「就業規則第●条第●項に基づく減給処分に異論ありません。」などと記します。

なお、減給等を容認できない場合は、始末書も提出せずに社内の人事委員会、労働組合、労働基準監督署などに不服を申し出ます。

8. 謝意

始末書を提出する前提として、不始末をお詫びする気持ちがあります。

始末書は全体として簡潔に記載するため長々と謝意を表すべきではありませんが、「こうした不始末を起こしたことを深く反省しております。」といった一文を入れるべきです。

9. 始末書の具体例

懲戒処分の一環として提出する始末書は形式が重要です。

人事部から具体的な雛型や記述内容の指示を受けなければ、事実関係と始末書の提出根拠を簡潔に記載し、併せて反省の気持ちを示せば十分です。

始末書の書き方 例文
平成●●年●●月●●日

代表取締役社長 ▲▲▲▲ 殿

始末書

この度、私の不始末により当社に多大な損害を与えることとなり、誠に申し訳ありませんでした。

重要顧客A社からの発注に関し重大なミスを犯し取引停止処分を受けたことについて、就業規則第●条第●項に従い本始末書を提出して反省するとともに、同第●条第●項に基づく減給処分を謹んでお受け致します。

本件に関し社内の多くの皆様にご迷惑をお掛けすることとなり誠に申し訳ありませんが、今後ともご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い申し上げます。

東日本営業部 営業第2課
課長代理 
×× ××

始末書の書き方は形式が重要

「始末書」と言っても、提出先や提出の意義によって書き方は異なります。

非公式なお詫びか正式な懲戒処分かに拘わらず、始末書の記載において重要なことは形式です。

また、「始末書の提出」をしたからと言って、そこで謝罪が完了したわけではありません。

始末書の提出という形式的な手続きを経た上で、改めて実質的な事実確認や改善対応に関する書面を提出して上司や関係者の納得感や理解を得ることが重要です。

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