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職務経歴書の書き方<事務職>の例文・文例・必須の記入項目

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職務経歴書の書き方 事務職

転職の応募をする時に書く書類といえば、履歴書職務経歴書です。

どちらも大切な書類なのでしっかりと内容を詰めて書かなければなりません。

履歴書は書くことがだいたい定型的なのでまだ書きやすいのですが、職務経歴書は書き方が難しいものです。

  • いったい何をどう書けばいいのか?
  • 職務内容の書き方に決まったものはあるのか?
  • 書く順番は?
  • これといった仕事での成果が思い当たらず、特に書くべきことが思い浮かばない…

…といったことになって困ってしまいますよね。

そんなあなたのために、書類選考を通過し面接にたどり着く、採用担当者にアピールする職務経歴書の書き方の基本を紹介します。

ここでは特に事務職の場合の例文を使って解説していきます。


職務経歴書の書き方は履歴書よりも大事!

新卒であれば、どんな学校でどんな勉強や活動をしてきたかがわかる履歴書を中心に見られます。

一方、転職ではこれまでどんな仕事をしてきたのか、どんなスキルを持っているかなどについて書かれた職務経歴書を中心に見られます。

手始めに、それぞれの書類に書く内容を整理するとこのようになります。

<履歴書>に書く項目

① 名前・住所・生年月日・連絡先等、書類の項目に従い個人属性を記入
② 学歴 (高校卒業以降が一般的)
③ 職歴 (詳しくは職務経歴書に書くので、ここでは社名と入退社年度のみ)
④ 資格、趣味・特技、志望動機など(フォーマットに従い簡潔に)

履歴書はいわば人物像の表紙と目次と考えます。

職務経歴書よりも、フォーマル(公式)なものなので、各項目とも間違いがないよう正確に書かなければなりません。

また、前職を退職した理由は語り尽くせないほどあっても、履歴書の中では一旦、「一身上の理由により退職」とだけ書いておきます。

そして、今回の転職にあたって最も言いたいこと、つまり「本編」は、職務経歴書でしっかりと語るということが特に転職の場合大切なことです。

<職務経歴書>に書く項目

① 前職会社名
② 概要(事業内容、規模、従業員数、資本金、年商など)
③ 勤務期間
④ 所属部署(入社してからの異動部署を年度ごとに)
⑤ 職務内容(「法人営業」「総務事務」「生産管理」などの項目のみを書く)

以上が、職務経歴の基本の部分です。

当然、④⑤がポイントになります。

この④⑤については、応募先が求人している内容によって具体的に職務内容の詳細を書いていきます。

以下に詳しく解説します。

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具体的な職務内容の書き方

職務経歴書の項目で、現在(あるいは前職)の勤め先の会社概要や所属部署は簡単に書けますよね。

しかし、一番大切なのは、その会社でどんな仕事をしてきたのかという職務内容です。

言い方を変えると、「こんな前職の経験があり、また技能も備わっているので御社に入社したらこんな力が発揮できます。」・・・というストーリーで考えます。

たとえば事務職を希望していたとしたら、前職で事務関係の仕事に携わったことをまとめて書き出し、以下のように「編集」をします。

<職務の経験歴とスキル等PRポイント(事務職の場合)>

① ○○社○○部で、総務事務を担当
 勤怠管理全般、購買品の仕入れ帳票類管理
② 同 △△部で、人事事務を担当
 社員福利厚生事務、人事考課集計業務
③ いずれの部署でも別途来客対応を担当する
④ パソコンソフトは、ワード、エクセル、パワーポイントを使用
⑤ 学生時代に秘書検定2級を取得。特に接遇マナーには自信があり前職で実践

ここでいう「編集」というのは、単純に仕事経験を羅列するのではなく、「事務職」に向いていることが強調できるように、前職での直接の業務内容はもとより、資格取得、その他の経験も合わせて、上記のようにまとめてあげることです。

さらに「将来的には責任者的な立場への登用もあり」という求人情報があれば、

⑥ ○○部署では、係長補佐として後輩の意見の取りまとめをする

・・・といったように追記します。

職務経歴書には決まったフォーマットはない

ここで頭に入れておきたいことが1つあります。

それは、履歴書はある程度フォーマットが決まっているのに対して、職務経歴書にはこうでなければならないというフォーマットはないということです。

前段の基本形を押さえた後は、自由に書けるということです。

仮に、パソコンスキルのレベルを説明したい時、自分の能力で作成できるエクセル資料やワード資料のフォーマットサンプルがあれば画像添付にすることも可能ということです。

デザイナー職で応募する人が、過去の作品をポートフォリオとして提出するのと同じ意味です。

前職の効果的なPR方法ー①「仕事の数値化」

前職の職務内容を積極的にPRするとなると、さらに具体性が必要です。

具体性のもっとも効果的な方法の第1は数値化です。

期間もその意味では数値です。
経験が2カ月より、2年の方が説得力があります。

また、ある職場で中心にとなってみんなをまとめたという実績も、3人のチームより30人の職場の方が、より説得力を持ちます。

接遇経験があるということを書く時、「得意先からの訪問客を中心に月間100名程度の顧客の接遇」とか「勤務時間8時間のうち、約2時間程度は顧客応対」といったように数値を入れると、より具体的に仕事をイメージしてもらえます。

ただし、あまり事細かく書きすぎて、たとえば職務経歴書が数枚になることは避けます。コンパクトにまとめてA41枚、通常は2枚が標準です。

書き切れない場合は、面接での質問対応材料として別途書き出しておきます。

面接官
「前職では、パソコンによる資料作成の経験ありとありますが、具体的にはどんな資料を作られていたのですか?」
あなた
「はい、まずワード関係は契約書、総務通達文書など新規作成で月に50本、
エクセルはほとんど更新ですが、営業報告書関連で週報、月報、季報のほか、上司から特命的に依頼されるデータ集計がありましたので、これも月50本は作っていました。

パワーポイントは、月例会議用と、プロジェクトメンバーでしたのでチーフから依頼されるプレゼン用の資料が隔週でありました。これは、月10本程度です。」

といった面接での受け答えがスムーズになります。

<数値化できる仕事の例(事務職の場合)>

① 会議資料作成(会議の頻度、月例会議・不定期のものなど会議の種類、ミーティングレジュメ、枚数、部数)
② データ集計(営業データ?経理データ?仕入系?売上系?在庫管理系?)
③ 受付・応対(応対人数、一般顧客?上得意客?クレーム顧客?電話応対の頻度)
④ 職場規模や特徴(総人数、関連部署数や状況、後輩・先輩の数、機密性?)

ポイントは、これらをすべて数値化するのが目的ではなく、志望会社の求人内容などの情報を集めた上で照準を合わすことが大切です。


前職の効果的なPR方法―②「仕事の評価」

前職で頑張ってきた仕事を、さらに効果的にPRする2つ目の書き方があります。

それは、「評価」です。

会社での仕事評価には3種類あります。ひとつは、勤務時代の「人事考課」と、周囲の「評判」、そして会社公認の「表彰」の3つです。

1)人事考課

人事考課は、会社によって評価方法が異なるので、「B」をもらっていましたと言ってもその会社の考課体系やシステムがわからないと説明のしようがありませんが、たとえば前職を振り返り、もっとも高評価をもらっていた時のことを書きます。

「〇〇年は、職場歴3年目となり新入社員指導を任されたり、職場生産性向上委員に抜擢されるなどして、高い人事考課をもらう。」
「〇〇年は、同期入社の中で一番先に“A”評価をもらう。」

2)周囲の評判

もうひとつの「評価」は、周囲の「評判」つまり、自分のことをみんながどのように言ってくれていたかを書きます。

「〇〇部△△課時代は、新入社員2人と後輩3人がいてチーフ的存在でありみんなから勤怠管理については“生き字引”と言われたり、“困った時の〇〇さん”として頼られる。」
「チーム10人の中で最ベテランの一人として、課長を補佐していた。」

3)社内外での表彰など

その他、会社主催のコンテストや評価制度で表彰をもらった実績が、「表彰実績」として特記しておくことを忘れないようにします。

・社内業務改善コンテストで努力賞
・勤続3年皆勤表彰
・社内笑顔コンテスト入賞

…などなど


前職の効果的なPR方法―③「特命事項」

仕事には定例的に実施するいわゆる“ルーティン業務”と、その時々の課題や大きい場合はプロジェクト的に実施する“特命業務”の2つに分けられます。

職務内容には先にルーティン業務を書きますが、その後に特命事項として担当した業務を書いておくと、業務の幅や深さがわかります。

<〇〇課の在職中の特命課題>

・勤怠管理システムの変更に伴う、帳票類の改定プロジェクトに参加
・大手購買先の変更に伴い、備品項目名称を変更しPC入力システムの全社統一に貢献
・新規営業所立ち上げに伴う総務業務移管の推進役として活躍

<在職中の特命的役割>

・管理業務効率化推進委員
・新入社員育成リーダー
・職場会リーダー
・電話応対トレーナー

職務経歴書はまだまだ工夫できる!

・・・以上が「職務経歴書」の基本と効果的なアピール方法です。

いかがでしょうか?

ここまで読んでみても、職務経歴がほとんどなく書類をなかなか埋められないよ…と思う人がいるかもしれません。

そういった人のために、次の記事では職務以外のことでもアピールできるように、
職務経歴書 兼 自己PR書」という形での書類作成を紹介します。
職務経歴書で自己PRする!書くことがない人のための例文集

営業職の場合の職務経歴書の書き方は、
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