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仕事を早く覚える最速の方法!【自分マニュアル】の作り方

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仕事が覚えられない人のための仕事を早く覚える方法

仕事が覚えられない…。

新入社員、転職や異動のために職種が変わるなど。新しい仕事、難しい仕事、覚えることが多い仕事に就くと、最初は大変です。

仕事を覚えるのが遅いと、周りに迷惑をかけたり叱られたり、プレッシャーもかかりますし、ミスも多くなり、ひょっとして自分は頭が悪いのかも…なんて思ったりもします……。

仕事を早く覚えるコツはあるのでしょうか?

・・・そこで提案したいのが「自分マニュアル」を作ること。

自分なりに仕事の仕方をまとめることで仕事を覚え、早く仕事のできる人になる方法です。

仕事の覚え方のコツを紹介します。


仕事が覚えられない原因は…?

仕事が覚えられない原因は様々ですが、主に二つの理由が挙げられます。

  • 教えてくれる人がいない
  • マニュアルが難し過ぎる、あるいはマニュアルが無い

自分の頭の良し悪しを気にする人がいるかもしれませんが、そもそもどんな人でもキチンと業務が遂行できるようになるための教育指導係とマニュアルが用意されているべきなのです。

仕事が覚えられないのはあなたのせいではありません!

また、仕事の中にはマニュアルが存在するものと存在しないものがあります。

・業務に携わるために必要なルールや方法が書かれているもの
→マニュアルが存在する。

・お客様やクライアントの特徴、マニュアルに書かれていないことや口伝えで学んだこと
→マニュアルが存在しない。

マニュアルが存在しないものは、自分なりに仕事のコツをつかんで覚えていくしかないように思えます。
しかし、自分なりのノートを作ったりすることでマニュアル化することは可能です。

また、マニュアルに完璧なものは一つも存在しません。
基本が変わらないとしても日々、マニュアルの内容は見直され、磨かれていくものなのです。
ひょっとすると、あなたの行動が、マニュアルを変えてしまうこともあるかもしれないのです。

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仕事を早く覚える最速の方法は?

仕事を早く覚えるには、自分なりに理解できていることをノートでも手帳でもメモでもいいので、まずは紙に書いてみることです。

仕事を覚える方法としては、

・見て覚える
・聞いて覚える
・読んで覚える
・体で覚える
・・・などありますが、このうち「体で覚える」以外はすべて受け身でただ説明をされてるだけの状態です。

見たり聞いたりしただけだと、覚えたかどうかそもそもよくわからないまま実際の仕事をすることが多くなります。

そこで、教わったことを自分なりに書いてみると、自分がどの程度、仕事について理解しているのかが把握できます

書こうとしてよくわからなかったことを質問するなり、調べるなりすれば、ポイントを絞って早く仕事を覚えることができるのです。これが仕事を早く覚えるコツです。

さて、職場には仕事ができる人と、仕事ができない人、ミスが多い人とミスが少ない人がいるのはなぜでしょうか。
中には「使えない人」、なんていうのもいますね…。

仕事ができる人は、とうぜん経験が豊富ということもありますが、そのほかに仕事を覚えるためにやってきたことがあります。それは、「自分マニュアル」を作って蓄積していることです。

仕事を早く覚える「自分マニュアル」って何だ?

「自分マニュアル」と聞いてこう思った方も多いでしょう。

・なんでそんな面倒なことをしなくちゃいけないの?

・単純作業で会社のマニュアル通りにやればいいことだし、そんなの必要がない!

・いまのマニュアルを読むだけでも大変なのに、自分で作るなんてできない!

・マニュアルがそもそも存在しないし作れない仕事だし!

・・・でも、よく考えてみてください。

仕事のマニュアル

マニュアルは他人が作ったもの。つまり他人が書いた文章。
だれでも理解できるように作ってあるわけがありません。
また、すべてを網羅しているというわけではないのです。

そこで、いまあなたの中にある知識や現時点までで覚えたことを自分なりにまとめてみるだけで、もやもやしていたことがすっきりして、仕事の理解が深まるだけではなく、ミスを防ぐこともできるのです。

次からはいよいよ自分マニュアルの作り方について説明します。


その1:ToDoタスクを洗い出す

一般的に職場のマニュアルは難解な文章で書かれていることも多く、不親切なことも多いもの。

新しい仕事についたばかりに読んだ時には理解に苦しむことも多くありませんでしたか?

また、口伝えで学んだ補足情報などは付箋につけたようなメモとしては最適なのですが、情報として整理されておらず、単なる素材にすぎません。

頭に入っていることは意外に整理されていないことが多いので、まずは下準備が大切です。

そこで、まずある案件を遂行するためには何が必要かを箇条書きで羅列します。

パソコンやタブレットなどの電子端末ではなく、ノートなどの紙に書くのがポイント。

後での修正の跡を残すこともできますし、その場での修正がききやすいです。

例として、ある案件の事務処理をすることを考えたいと思います。
ある案件は以下のようなToDo(するべきこと)があるとします。

・処理内容の精査をする。
・処理に必要なパソコンの画面を開く
・必要な情報を入力する
・保存ボタンを押す

最初はこの程度で結構です。
むしろこのぐらいシンプルなほうがこの後の工程にも役に立ちます。


その2:チェックポイントを押さえる

つぎにそれぞれの工程で注意すべき点をその下に書き足します。ここは先輩から教わったことをなるべく思い出してかけるだけ書いてください。

・処理内容の精査をする
  チェックするポイント 
→お客様の名前、会員番号、…。
・処理に必要なパソコンの画面を開く
  チェックするポイント
→画面右側の文字に何が書いているかを見る。
・必要な情報を入力する
  チェックするポイント
   →入力間違い、もれがないようにする。
・保存ボタンを押す
   →もう一度確認画面を見直す。

手順が詳しく網羅されていますね。

その3:職場のマニュアルと照らし合わせる

ここで職場にあるマニュアルの出番です。
ここまでくると、難しかった職場のマニュアルがなぜか自然に読めるようになってきます。

いままでアウトプットしてきた内容が間違っていないかをマニュアルに目を通すことで確認します。

会社のマニュアル

自分の覚えたことが間違ってないか、補足することがあるかもしれません。

この時には自分を客観的な目線で判断することが大事です。

いれでうまくいったから大丈夫という目線では肝心なときにミスをしたりクレームが発生しやすくなります。

これではいままでの工程が水の泡です。

マニュアルに忠実に。この時ばかりは自分に厳しくなりましょう。

そうすることで、自分の漏れていた知識や、チェック漏れの多い項目などを確認することができます。

また、この時に大切なのは、マニュアルと相違点があったときに
改善するためのワンアイデア」を加えること。

一度体に染みついた習慣を取り払って新しい習慣を取り込むことは容易ではありません。
それだけに、意識して取り組む必要があります。

例にあげたパソコン処理の場合で、チェックの漏れが多かったとすると、チェックの漏れを減らすにはどうしたらよいかな?という視点を持つこと。

そのためには必要な項目を一度チェックした後ダブルチェックするようにするといった工夫ができると思います。


その4:「自分マニュアル」にまとめる

いよいよ、「自分マニュアル」を作っていきます。といっても会社が作るようなマニュアルを作るわけではありません。

あくまで「自分がわかりやすい」マニュアルを作るのがポイント。

よって形式は問いません。
指さし確認できるように箇条書きで書くもよし、フォームを作って書くもよし、チェックリスト方式で作るもよし、フローチャートを作ってスタンプラリー形式で書くのもよいでしょう。

この時、気を付けるのは情報を盛り込みすぎないこと。
日々の業務で最低限、気を付けることだけを抽出して書く必要です。

マニュアルは大切なバイブルですが、時に本当のレアケースまで書かれていることもあります。

そこまで暗記することは至難の業です。そのような内容に遭遇した時は「マニュアル参照」として、必要な時に職場の公式マニュアルを見る習慣をつけるようにします。


その5:「自分マニュアル」に沿って実行してみる

マニュアルは作っただけでは意味がありません。運用してみてこそ生きるものです。

「自分マニュアル」を使ってその通りに実行してみましょう。

そうするとやりづらいところ、もっとこうすればよいと思うところが出てきます。
出てきたところで、またマニュアルを作り変えればいいのです。

※番外編:「自分マニュアル」を誰かに見てもらおう

「自分マニュアル」を作る中で感じたアイデアは積極的に上司に報告していくことをおすすめします。

ひょっとしたらあなたのアイデアが上司の懸案事項を解決するヒントになるかもしれないからです。

仕事を早く覚えるコツ

また、誰かにチェックしてもらうこともおすすめです。

チェックが入ることでさらに漏れている知識を吸収したり、より効率化したりできます。

チェック相手は同期や後輩など話しやすい人に頼むとよいでしょう。

仕事を早く覚えて仕事ができる人に!

職場で働いているということは自分が必要とされているという証です。

しかし、残念なことに、なかなか仕事が覚えられない、仕事を覚えるのが遅い、あるいはちょっとしたミスが積み重なっていくと信用を失ってしまうかもしれません。

「自分マニュアル」を応用すると早く仕事を覚え仕事ができる人になるだけではなく様々なことに使えます。

例えば、1日のスケジュール管理や、後輩に指導する機会があったときのアウトプットがしやすさなどです。

出勤して、1日の行動予定をチェック、退社前に明日の予定をチェックするという「自分マニュアル」を作るだけでも気持ちが楽になりますよ。

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