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人事考課の上司コメント。部下へ返す評価コメント例文と注意点

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人事考課の上司コメント例文

人事考課で部下が記入してきた自己評価コメントに対して、上司コメントをつける…。

気を使うし、部下それぞれにコメントをつけていくのはなかなか大変です。

できれば簡単にすませたい…。

しかし、人事考課は会社勤務をしている人には避けて通れない制度で、評価の結果は給与や昇級などに直結するもの。

人事考課表を書いて提出する当人も、正当に評価してもらえるようにしっかり書く必要がありますが、部下の考課表に評価コメントを書く上司の責任も重大です。

そこで、具体的なコメントの例文と、注意すべきポイントをまとめました。

人事考課で上司が部下に評価コメントを返す時の書き方例を、ポイントや注意点を交えて紹介します。

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人事考課で上司コメントの対象となる2つの項目

人事考課で評価コメントの対象となる一番大事な項目は、部下が達成した成績や成果です。

1つ目はまずこの成績や成果について、上司と相談して設定した期間内の目標に対し、結果はどうであったかについてコメントします。

たとえば営業系なら営業成績です。個人毎の目標予算もあればチーム予算への貢献もあるでしょう。

また事務系、技術系なら営業のような明確な数値目標はないにしても、期間内の仕事の出来映えや成果が評価の対象項目となります。

2つ目の項目は、その成績や成果を達成するために努力した日々の具体的な行動です。

営業系なら顧客や市場に対してどんなアプローチをしたかとか、日々の営業活動の詳細です。

事務系、技術系も社内的なアプローチが大半かもしれませんが、チーム全体・同僚・上司への働きかけなどが具体的な行動となります。

いずれも、先に部下が自己評価している内容をよく読んでコメントをすることになります。

注意してあげなければならないのは、「発揮できていること」は表面化してよくわかりますが、部下の内面に蓄積され「持っていること」、たとえば知識力や技術力などの習熟していることも、よく観察しておいてあげる必要があります。

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1.成績や成果に対する上司コメント例文と注意点

①期初に立てた目標への上司コメント例

■高い目標予算(前年比108%)であったがクリア(予算比101%)できたのは、本人の努力の結果である。本年度の中間時点で達成率が40%を切っていたのを中盤以降盛り返し、持ち前の粘り強さで予算達成にこぎ着けることができた。

ただ、利益率は期待(〇〇%以上)まで届いておらず課題が残る。ガイドライン以上の値引き要請に安直に応じたのが原因である。

■目標予算が高かったにもかかわらず、市場の攻略方法に計画性がなく年度の終盤になって焦って諸対策を講じたが目標に届くことができなかった。市場への追い風もあり当社営業マンの8割が予算達成する中での未達成は明らかに努力不足である。

ただ、他の営業マンとの連携プレーにはよく気を配り、特に自分の担当以外の顧客にも配慮を怠らず、チーム全体の目標達成への貢献は評価できるものがある。

<上司コメントの注意点>

予算(目標)達成は当然「褒める部分」ですが、褒めっぱなしではなく来季に向けた課題を忘れずに添えるようにします。

また、予算(目標)未達成はそれ自体強く指摘するのは当然ですが、「良かった点」をあえて探して評価して上げることも大切です。

いずれにしろできるだけ数値など事実に基づいて、褒めるなり激励するなりすることが必要です。

②仕事環境に配慮した上司コメント例

■メインの担当地区である〇〇区は、今年度よりライバル社が新しく営業所を移設し当社を上回る営業マンを配置した地区なので相当の苦戦が予想されたが、それを言い訳とせず、よく健闘し予算を達成した。

■本人コメントで「夏季商戦がスタートした直後の天候不順の影響をもろに受け成績を落とした」とあるが、環境としてはライバル社も同様であり予算未達成の理由とはならない。むしろ、代替商品の提案をしなかったことが原因であり挽回を期待する。

<上司コメントの注意点>

仕事環境の変化、たとえばライバル社との競合状況、営業担当者数の減少、季節的要因などは目標達成に大きな影響を与えますが、コメントとしてはその環境の中でも頑張ったことへの評価、逆に未達成ならそれを「言い訳」にさせないように書くことが大切です。

とはいえそれをバッサリ切って捨ててしまっては部下のやる気を削いでしまうことになりかねません。「来期に期待する」などの文言で締めると、当人も「次は頑張ろう」という気持ちにもっていくことができます。

よくない上司コメント例

■今期の予算未達成は、何をするにも日頃からスタートが遅いことが原因であると考えられる。売上以外の営業数値もあまりよくないので来期は頑張ってほしい。

<よくない理由>

・「何をするにも・・・」「あまりよくなく・・・」は抽象的でポイントを絞らず、また具体的数値もなくコメントだけしているので、部下に不信感を与えてしまいます。

面談の時に、補足するつもりでいたとしても、人事考課表として残る書類なので曖昧表現は避けましょう。

・一事が万事で、「日頃から何でもスタートが遅い」というのはコメントとしては不適切です。

ダメな例を指摘し、その関連や類推で叱っても本人へは届きません。

2.「具体的な行動」への上司コメント例文と注意点

①「褒めること」と「叱ること」を念頭に置いた上司コメント例

目標の達成、未達成へのコメントは目標がある以上「褒め=高評価」もしくは「叱咤激励」の両面から書く必要があります。

一方で、その目標を達成するために、部下がどのような行動をとってきたかについてしっかりコメントを入れて上げることが、結果至上主義に陥らないために大変重要です。

■目標予算達成に向けて、特に顧客への計画的訪問および効率訪問は、営業日報から読み取れる。また、顧客の新規開拓数も増やしており評価できる(期間中20人増)。ただし超勤時間が昨年比120%と大きく増加しているのは反省すべき点である。

■担当地区は一旦、ライバル社に取られた市場にもかかわらず反攻に向け訪問件数を前期比109%と伸ばし評価できる。数値的には目標まであと一歩となり、来期中の達成に期待する。残念なのは新製品キャンペーンへの取り組みが弱い(予算比80%)ので猛省してほしい。

■訪問活動に計画性がない。顧客の都合とは言いながら、午前中の出発時間が遅く結果的に営業活動時間を減らしている。待機時間を他の顧客との連絡時間に当てるなどの工夫がいる。後輩の面倒見はいいのでもっとお手本となってほしい。

<上司コメントの注意点>

激励部分は本人の個性も考えながら慎重かつ、時には断言します。

予算ができた人や成績のいい人は有頂天になりがちです。

「目標達成さえできれば何をしてもいい」的な人には特に強く言います。「超勤時間が予算比・・・反省すべき点」や、「新製品キャンペーンの取り組みが弱い」とキッパリ言い切るのはその例です。

職場への貢献度が低く目立った成果も見られない場合、評価は低くなり厳しい表現のみで終わるかもしれませんが、何か一点でも褒められる点は触れておいてあげるのが愛情です。

何度かの指導や叱責でも改善が見られない場合は、もしかしたら現在の仕事や職種が不向きであることも考えられます。

しかし、このような場合は、人事考課のコメントとは別に「異動や配置転換」を考える別のテーブルで検討することとします。

②経験年数や立場に配慮した上司コメント例

■入社3年目で着実な成長が伺える。顧客へのセールストークや話題作りが非常に上手になっている。また顧客に信頼感が増しているのは、顧客からの声としてよく耳にする。成績はまだまだこれからだが、この長所を前向きに生かしてほしい。

■今期の予算は達成したが、係長昇進後であり期待値には届いていない。チーム内では若手の中核であり他メンバーのお手本となるよう一層の努力が望まれる。名実ともに係長にふさわしい行動がとれるように期待する。

■長年の経験から、商品知識の深さと関連知識の豊富さは課内で一番と言える。課内の勉強会で他メンバーに教えられる力を保持しており期待している。知識は豊富であるが、営業力となって結果を出せていないのが残念である。

<上司コメントの注意点>

何人か部下がいる中でコメントをする時は、それぞれの経験年数、経験度、あるいは役職もよく見て、それぞれの実力や特性に配慮したコメントをしてあげることが大切です。

「持っている」実力を一旦褒めつつ、問題はそれが日々の行動に結びついているのかいないのか、いなければ特に「激励・指導」として強くコメントする必要があります。

よくない上司コメント例

■予算達成したとはいえ、具体的な行動としては行き当たりばったりである。
営業日報の出ていない日が多く、また日報の内容にも不備が多い。顧客のクレームがあったとき動静が不明で連絡が取れなかったことがあるなど規律もゆるんでいる。

■今期、予算達成は素晴らしい。チームへの貢献度も高くあなたの営業力にはいつも期待している。入社してまだ3年目だが、他の先輩より行動力があり、顧客からも信頼されている。困ったことがあれば相談するように。

<よくない理由>

・「予算を達成したとはいえ・・・」は絶対よくありません。

人事考課は、評価が目的なので成果を出したことを「さておいて」のようなコメントは避けるべきです。ここをないがしろにすると、誰も目標を達成しようとしなくなります。

・「〇〇もできていないし、△△もダメだし・・・」的な表現で最後は「規律も緩んでいて・・・」というコメントの仕方は全人格否定につながりかねません。

人事考課は、あくまで行動や結果の事実の中から、ポイントを絞って指摘し成長を促すのが目的です。

・「今期、予算達成は素晴らしい。」と言うのはいいのですが、それが「なにもかも」的に褒めちぎるのは考えものです。

来期の予算ができなかったり失敗したら、今度は手のひらを返したように叱るのが目に見えるようです。

・人事考課のコメントで、「他の先輩より・・・」といった他社比較はご法度です。

部下は一律公平に扱わなければならないのと、部下が考課表をもし仮に見せ合った時、部下にえこひいきする上司と思われるのは絶対よくありません。

基本は部下同士の比較ではなく、個人個人が目標に対してどうだったかが人事考課の趣旨です。

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人事考課の上司コメントは公平かつ愛情を込めて

いかがでしたでしょうか。

人事考課のフォーマットは会社によって異なりますが、これまで述べてきたようにポイントは、成果部分と行動部分に分けて整理して考えること。

そして、公平かつ愛情を込めてコメントしてあげるのが基本です。

ぜひいい評価コメントを書いて、部下のやる気と成長を引き出してあげてください。

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