出張持ち物リスト&不在中の段取りは大丈夫?出張準備7つのコツ

出張の段取り

出張先での業務が上手くいくかどうかは、出張前の準備が大切。出張に必要な持ち物のリストはチェックできましたか?

そして出発前の社内での連絡や仕事の調整など、持っていく物以外の事前の段取りが重要です。出掛けてしまってからでは、手を打つのが大変になりますよね。

綿密な計画があってこそ、出張は上手くいくというもの。持ち物に加えて、出張の際にチェックしておきたい準備と「段取り」について解説します。ぜひ、ご参考ください。


■出張準備。持ち物チェックリスト

□ 現地での業務で使用するモノの準備(資料、名刺、PCなど)

□ 着替えなどの準備(コインランドリーの活用で減らすことが可能)

□ 髭剃りや歯ブラシなど、普段使っているものの準備

□ 航空機や電車のチケットの用意(乗り換え所要時間なども要確認)

□ ホテル予約

□ メールなどの業務に必要な通信環境などの下調べ

□ 海外であれば、変圧器やコンセントの用意

□ ケータイ、ノートPCやデジカメなどの充電器

□ USBケーブル、メモリカードなど

□ 筆記具など小物類

□ 普段飲んでいる薬

考え方にもよりますが、衣類がかさばる場合は、現地で調達するという手も。それこそコンビニやファストファッション系のショップなら安く売っています。スマホの充電器や充電ケーブルも同様で、コンビニで買うことはできますから、忘れた時は買ってしまいましょう。

他にも以外に忘れ者物として多いのが、ワンデータイプのコンタクトレンズやネクタイ。ちゃんと日数分、カバンに入れておくことです。

また、出張期間にもよりますが、基本的に荷物はコンパクトにまとめて、小さめのキャリーバッグで出かけたいところです。航空便を利用する場合は、機内持ち込みできたほうが手間取らず時間の節約にもつながります。

忘れがちなのがスマホの充電器とケーブル。機種ごとに対応ケーブルが違うのでイザという時に同僚に借りようとしても接続できなかったりします。

また、モバイルバッテリーやパソコンを長時間使う場合は電源ケーブルと通信環境によってはポケットwifiも確認しておきましょう。

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出発直前に慌ててませんか?出張は事前準備が肝心!

出張は、出発前の段取りと手配が肝心です。持ち物だけでなく、資料の手配や連絡など、前日の夜になって慌てても間に合わないものもあります。

出張に行くことを、うっかり関連部署に言ってなかったといったことがないよう、以下にまとめました。それでは一つずつ見て行きましょう。

1.本来の目的を押さえておく

出張の本来の目的はビジネス。完全に旅行気分で出かけては、意味がありません。商談や打ち合わせの内容、書類など、必要なモノを事前に確認して、きっちり用意しておくことです。


2.旅程スケジュールの確認

出張は限られた日程・予算で計画的に遂行しないといけません。電車や飛行機に乗り遅れるのはもちろん、訪問先に遅刻するなんてもってのほか。事前にきっちりとタイムスケジュールを組んでおくことです。ポータルサイトやスマホアプリの乗り換え案内を使えば、手軽に調べられますから、きっちりと段取りを組んでおきましょう。

自社の営業所に出張する場合などは、事前に駅からどのくらいかかるかを聞いておくなどもやっておくといいでしょう。同じ会社ですから遠慮せずに、必要なことはキチンと確認して出掛けるようにしましょう。


3.宿泊先選び

領収書の提出の有無など、会社によって出張費の扱いは変わるのでケースバイケースですが、基本的な選びかたは次の通りです。

必ず事前予約する

ホテルは必ず予約をしておくこと。飛び込みだと満室で入れない……なんてことも。

東京や名古屋、大阪、福岡、仙台、札幌といった都心部の場合、ビジネスホテルは多いから予約なしでも大丈夫だと思いがちでますが、人気アーティストのライブと重なると、市内はおろか周辺のホテルはほぼ泊まることができません。泣く泣くマンガ喫茶に辿りつけたとしても、できるのは仮眠程度で疲れは取れず、翌朝に身だしなみを整えるのにもひと苦労します。

予約サイトを通じてホテルを取ればポイントが貯まるケースもありますから、こういったサービスを利用して事前予約をしておくことです。

訪問先へのアクセスが便利な宿を

訪問先へのアクセスも考慮すること。とはいえ、必ずしも近くにあるとは限りません。その場合は単に距離から考えるのではなく、乗り換えなしの1本の電車でアクセスできるホテルを選んでおきましょう。

仕事ができるデスクスペースがある

ホテルへ戻ってからも仕事をするかもしれません。書類やパソコンを広げられる程度のスペースがある部屋を選びましょう。

無料ネット接続に対応

自分のスマホなどでネットにアクセスするという手もありますが、ホテル側に無料ネット接続のサービスがあると安心です。大手ホテルチェーンであれば、大抵は用意されています。

朝食付き

朝食なしのホテルだと、コンビニ等で自腹購入する必要があります。最近は、リーズナブル、あるいは無料朝食を提供するホテルも増えていて、クオリティも申し分ありません。こういったサービスを利用して、朝食代を浮かせましょう。

その他(浴場、コンビニ、繁華街…)

ここで挙げた以外にも、「大浴場付き」「アメニティが充実」「近くにコンビニがある」「繁華街に近い」など、様々なニーズがあると思います。ホテル宿泊サイトを使えば、こういった細やかな情報も掲載されていますから、気にいったホテルを利用することです。大手チェーンであれば独自のポイントサービスを行っていて、貯まったポイントで宿泊無料といった特典が受けられることもありますよ。

出張が長引く場合の準備

出張が長引く場合は、着替えだけで荷物がかさばり、移動が大変。そんな場合は、コインランドリーがホテル内にある、もしくは近隣にあるホテルを選ぶことです。ビジネスマン向けにズボンプレッサーを無料貸し出ししてくれるところもありますから、これらを活用しましょう。

なお、ハンカチは出張日数+1枚はバッグに入れておくこと。真夏の移動だと汗をかきますし、お茶をこぼすといったハプニングもあるかもしれません。多めに持っていくと、いざという時に役立ちます。かさばりませんから、ぜひ。

家を長期に空けることになるので、一人暮らしで新聞をとっている場合は、新聞販売店に連絡して、出張期間中は配達を止めてもらいましょう。もちろん出掛ける時の戸締まりやガスの元栓などのチェックは普段よりも念入りに。

4.出発前に関連部署や取引先に不在にする連絡を入れる

同じ部署内であればさすがに出張に行くことはわかってくれている、告げているかと思いますが、忘れがちなのが一緒に仕事をしている関連部署の人や、普段から蜜に連絡をとっている重要な取引先。

あなたが不在になると、その間の業務が止まってしまうようでは困ります。

出発前に出張で不在にする旨のメールを出すなど、キチンと連絡しておきましょう。もちろん不在時に何かあった時の対処についても事前に打ち合わせしておくといいでしょう。


5.通常よりも、報・連・相を密にする

身の回りに資料やデータが揃っていたり、気心の知れた上司や同僚、部下がいる通常のオフィスとは異なり、出張先はアウェイ。突発的なトラブルが起きる可能性はゼロでありません。

そういった場合でも冷静に対処できよう、報・連・相は密に取ることです。出張を終えてから、「しまった……」というようなことがあっては本末転倒。あなた自身の力量が問われかねません。そうならないためにも、石橋を叩くような気持で臨むことです。

6.チェックリストを作成する

旅は「段取り八分」といいますが、それは出張も同じこと。ある程度、段取り時点でしっかりとできていれば、失敗を防ぐことはできます。そこで、「用意すべきこと・モノ」については、チェックリストで管理しておくことです。リストを見ながら準備すれば、抜けや忘れは回避できます。よくあるのは、「スマホの充電器忘れ」。これも事前にチェックリストに入れておけば、現地で困ることはありません。これは意外に大事なポイントです。


7.出張の持ち物、必需品チェックと最後は心掛け!

仕事で出掛けるとはいえ、普段とは異なるところに行くことができ、ちょっとした旅情気分も味わえるのは出張のメリット。スキマ時間にグルメや観光スポットを楽しむなんて役得もありますから、行き先が決まると浮かれ気分にもなってしまいます。

しかしながら、メインはあくまで“お仕事”。押さえるところはしっかり押さえておかないと、楽しむどころか失敗だらけで、「次からはキミに任せられない!」なんてことにもなりかねません。

ちなみに筆者は沖縄へシステムの稼働テストで出張した際、測定機器の特殊なケーブルをカバンに入れ忘れ、「お前は何しに来たんだ!」…となったことがあります。もちろん帰ってきてからも大目玉をくらい始末書まで書きました…。行き先がたとえリゾート地のような所でも、浮かれすぎて出張の目的を忘れないようにしましょう。

出張を快適・効率的にするのは、とにかく段取りがモノを言います。ここで取り上げたトピックを参考に、自分なりにベストなスケジュールを組んでみてください!

ビジネスパーソンとは切っても切れない出張ですが、近年は交通インフラの充実により、国内主要都市間であれば日帰りも可能。

しかし業務が長引く時は現地で1泊2日、もしくはそれ以上のスパンで滞在……というケースも珍しくありません。忙しい人だと、1カ月の大半を出張で費やすことや、視察などで海外出張に行く人も多いかもしれません。

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あなたの出張が、有意義かつ楽しいものになりますように!