「仕事ができない」悩みを自分で改善する方法。「仕事ができる」状態になる5つのこと | はたらくす

「仕事ができない」悩みを自分で改善する方法。「仕事ができる」状態になる5つのこと

仕事ができない 改善したい ビジネススキル

いまのあなた自身の評価は、客観的にも主観的にも「仕事ができない」でしょうか?

もしそうであっても、決して必要以上に悩む必要はありません。

なぜなら、「仕事ができない」状態は、原因を明らかにして正しい手順を踏めば誰でも改善可能なものだからです。

入社して半年~数年がたち、周囲からの評価、あなたと同期入社との差、そしてあなた自身の仕事に対する自己評価が気になりだしたら、ここで紹介するカイゼンポイントを試してみてください。


1.「仕事ができない」に対する誤解と改善策

1)「仕事ができない」人は、どの職種でも共通!

あなたの会社には、営業・企画・事務・製造など多様な部署や職種があると思います。

「仕事ができない」は、

  • それぞれの部署や職種の特性によって異なるのではないか
  • 改善策も部署や職種によって変わるのではないか
  • 向き不向きについては、配置転換すれば解決するのではないか

という意見もあるでしょう。

確かに適材適所という言葉はあります。しかし、結論をいうと、組織内での仕事において、仕事ができない人が異動したからといって急に仕事ができる人になることはほとんどありません。

なぜなら、どの職種や部署に属する人であろうと「仕事ができない」人の特徴と原因は、仕事に対する取り組み姿勢など基本的なポイントに集約されるからです。

2)「仕事ができない」のは自己責任!

自分では「仕事ができない」と気づかず、勘違いしたまま年齢を重ねている人も多い中、自分自身のことを「仕事ができない」人と自己評価できるのであれば、この時点で改善に向けスタート地点に立つことができたと言えます。

次は、「自分が仕事ができないのは、先輩や上司の教え方が悪いせいだ」というような、「他責の念」を捨てましょう。

なぜなら、「仕事ができない」理由を他人に押し付けるのは簡単なことですが、結局のところは「仕事ができない」全ての原因は自分自身にあるからです。

あなたが主体的に「自責の念」をもって取り組まなければ、あなた自身の「仕事ができない」を改善することなどできないのです。

仕事ができないのは自己責任。

それをしっかりと認識した上で、自分の「仕事ができない」理由を客観的に見つめ直し、適切な方法でそれらの改善に取り組みましょう。以下で、その具体的なステップを見ていきます。

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2. あなたの「仕事ができない」はどれ?

仕事ができない パターン

「仕事ができない」類型とは、概ね以下の4つに分類されます。

日ごろのあなた自身を振り返りつつ、あなたがどれに当てはまるか、どれに悩んでいるか考えてみてください。

1)スピードが遅い

他の人であれば1時間で達成できる仕事を、あなたは2時間も3時間もかかってしまうことはありませんか?

2)理解力・記憶力が不十分

仕事を進めて行く中で、個々の仕事の意味やプロセスが理解できない、そもそも個々の仕事の手順を覚えられないということはありませんか?

3)要領が悪い

仕事の全体像がつかめないために優先順位をつけられない、あるいは効率的かつ適切な対応ができないということはありませんか?

4)コミュニケーション力が低い

あなた自身の伝えたいことは明確でも、社内やお客さまを問わず相手との会話がチグハグになってしまい、不興を買ってしまうことはありませんか?

相手から、「君は何を言いたいのかが分からない」などと言われることはありませんか?

3. 「仕事ができない」を改善するには?

それでは、上記の個々の要因に対する具体的な解決策を見ていきましょう。

1)身の回りを整理整頓する

仕事効率化 整理整頓

知識・経験が同一だったと仮定して、相対的に仕事のスピードが遅い人は例外なく整理整頓ができていません。

仕事上で必要な整理整頓とは、必要なモノが必要なときに即座に取り出せることを意味します。

この整理整頓ができていないために、仕事中にモノを探すことに時間を割かれ集中力も削がれ全体の効率性が低下してしまうことから、結果として仕事のスピードが遅くなるのです。

これを改善するためには、書類・デスク・パソコンを整理しましょう。

書類については、必要な書類は適切に分類して分かりやすくまとめ、不要な書類は思い切って断捨離することで、必要な時にすぐに誰でも探せる環境にします。

デスクの上と引き出し内は、必要なものを常に定位置に置き、欲しいものをすぐに取り出せる状態にしておきましょう。

パソコンについては、メールは検索しやすくするため案件やグループごとにフォルダを作成しておくことで、スムーズに返信ができます。

また、ワードやエクセルなどのファイル名は、すぐ検索できるようにタイトルを統一し、さらに先頭に日付を入れるなどしましょう。

2)メモを取って、自分でまとめる

仕事効率化 メモ

まずは、理解力・記憶力を高めるためには、何事もメモを取る癖をつけましょう。

しかし、取っただけのメモは英単語や歴史用語のように知識として断片的であり、応用の利かないものです。

メモは取りっぱなしにせず、必ずあとから自分でその内容を読み返した上で、論理立てて書き直し、さらに本やインターネットなどから得た知識を付け足していく癖をつけましょう。

物ごとの本質を理解して頭に定着させるには、メモを取るだけでは不十分です。

自分で読んだり書いたり、なぜそうなるのか頭を使って考える、それを繰り返していくしかないのです。

これらを繰り返していくと、不思議なことに人間の脳は活性化されていき、新しいものでも過去の自分では考えられないくらいに記憶できるようになります。

3)仕事の論理を掴む

例えば建築の仕事に携わったことのない人が、建築に関する工程表を見てみると非常に複雑で書いていることの意味など分からないでしょう。

これは建物を完成させるという結論に向かって、それに必要な手順と個々の作業を「論理(ロジック)」立てたものなのです。

仕事を要領よく行うためには、この「論理」を把握することが重要です。

先ほどの例で言えば、建物を建てるためには地盤を整備して、基礎を作って、鉄筋を入れ、そのために人は何人必要で、コストはどれくらい必要か…建物を作るために必要な作業を筋道立てて理解する、これが仕事の「論理」を把握することなのです。

そして、この力を身につけることで仕事の優先順位の付け方や段取りも上手になり、要領よく仕事がこなせるようになるのです。

4)結論から話す

コミュニケーション能力が低いとされる人の特徴は、話に計画性がないことと聴衆者不在の演説に過ぎないことにあります。

話に計画性を持たせるために、まずは結論から話すよう心掛け、5W1Hと主語を明確にし、論理立てて話すことを心がけましょう。

「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」。報告において話を聞く上司が知りたいことはまず結論であり、最初に結論を聞くことでそれに至った背景等をスムーズに理解することができるためです。

また、上司は報告において正確性を求めるため、事実に対して誤解が生じないように主語を明確にすることが重要なのです。

そのためには、あなたが報告する事案に対する十分な理解と、事前の入念な準備が必要であることは言うまでもありません。

5)相手の立場に立って話す

続いて、聴衆者不在の演説にしない方法です。

これは、セールスや議論の場では特に重要です。

コミュニケーションとは一方通行では不完全であり、相互通行でなければ成り立ちません。

あなたが一方的に話すだけではなく相手の話も聞かなくてはならない、つまり相手にも話してもらわなければならないのです。

それでは相手に話してもらえる会話をするためには、どのような方法があるのでしょうか。

仕事ができない コミュニケーション

まずは、相手に質問することです。

こちらから質問をすれば、相手はそれに答えます。

これにより相手も会話に参加することになります。

続いて、相手が言ったことを反芻し、自分なりの言葉で「つまり、~ということですね。」と返してみましょう。

これにより相手も自分の言ったことがあなたに理解してもらえているという安心感が生じ、これらを繰り返していくことで相互通行のコミュニケーションが形成されていくのです。

コミュニケーションで重要な点は、相手側の気持ちになって話すということです。


「仕事ができる」状態を作れるように前向きに継続する

誰だって、最初から仕事ができるわけではありません。

「仕事ができる」人は、常に問題意識を抱えながら改善に取り組み続けた人でもあるのです。

「仕事ができない」ことにフォーカスを当てて改善することも大切ですが、「仕事ができる」とはどういうことかを掴んで、それに向けて日々反省と振り返りを行い、根気強く意識して取組むという方向性もあります。

 
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社内で「あの人は仕事ができる」といわれる人を真似てみるのもよいかもしれません。
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しかし、なかには「お前は仕事ができない!」と、激しく糾弾したり、深夜まで続くような長時間の説教をするような上司もいます。

これはこれで行き過ぎていますので、しかるべき対処をすることをオススメします。

パワハラ上司と戦う具体的な対処法は、
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また、あまりにも会社がブラックな場合は、早めに転職を考えた方がいいかもしれません。

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必要以上に悩む前に、日々の積み重ねや努力が大切です。前向きに継続しましょう。

あなたの「仕事ができない」悩みが解決しますように。