いまやビジネスの連絡はメールが当たり前。
以前なら、仕事の依頼など大切な要件は口頭で伝えるというのが一般的でしたが、いまはメールですべて行うことも珍しくありません。
対面、もしくは電話で依頼された場合は口頭で断るのが基本ですが、相手の依頼がそもそもメールで来た場合は、そのままメールの返信で断っても構わない場合もあるでしょう。
ビジネスメールでの仕事の依頼の断り方を紹介します。
仕事の依頼の断り方：メール対応編
メールでの上手な断り方のコツは、文面に「相手の立場」を盛り込むことです。
口頭で断る時と同じく、自分の都合だけで断りの言葉を並べても、相手は不愉快になるだけです。
特に、立場の強い取引先が、立場の弱い（とされる）相手に断られるのは、基本的に気分を害すること。
その内容が、自分都合の言葉だらけだと、今後の取引に影響しかねません。しかも、メールだと感情が伝わりませんから、己のことばかり書き連ねてもいいわけにしか取らないのです。
それよりは、取引先のことを考えた上で断ったり、代替案を示す方が、理解を得られます。
例えば…
●…検討させていただきましたが、お引き受けするとクオリティに問題が生じるかもしれません
●結果的に、御社にご迷惑がかかるかもしれません
●きちんとご対応差し上げたいので、明朝までお時間をいただいてもよろしいでしょうか
というように、相手を慮った結果、断らざるを得ないという流れにすれば、ネガティブな感情は避けられます。基本的な流れとしては…
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- １．依頼に対する感謝
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- ２．断る理由＋相手への配慮
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- ３．断りの言葉
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- ４．代替案（可能であれば）
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- ５．締めの言葉
という構成でメールを書けばいいでしょう。
最後の締めは「ご理解のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます」
「今回はお引き受けできませんが、次回はどうぞよろしくお願い申し上げます」など、相手の理解を促したり、次へとつなげる言葉が適切です。
仕事の依頼の断り方：メールの例文
メール件名: お仕事に関するお詫び
株式会社◎◎◎◎
統括営業部
△△ 様
お世話になっております。
このたびはお仕事のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。
さて、今回ご依頼くださいました「代理店組織の再編企画提案」につき、誠に遺憾ではございますが、ご希望の納期での対応が非常に難しく、誠に遺憾ではございますがお見送りいたします。
△△様には、せっかくの機会を頂いておきながら、このような返答となりましたこと深くお詫び申し上げます。
このたびはお役に立てず大変申し訳ありません。
どうかご理解くださり、ご容赦いただければ幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
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◇◇株式会社
○○営業部 第○営業課
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〒000-0000
TEL：00-0000-0000
FAX：00-0000-0000
E-mail：×-×××××@××××××.co.jp
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メールでの丁寧な仕事の断り方を身につけよう
社内のみならず、社外との連絡もメール経由というケースも増えています。
よほど目上の立場の相手なら、しっかりと言葉で伝えたほうが誤解を生まずに済みますが、ある程度お互いを知っているなら、メールでも失礼にあたりません。
ただし文章の場合、感情が伝わりにくいのが難点です。ともすると、ぶっきらぼうな印象を与えてしまい、後に尾を引くことにもなりかねませんから、丁寧な対応を心がけたいものです。
口頭で仕事の依頼を断るには、
→「仕事の断り方～上司や取引先の依頼を相手を傷つけず上手に断る方法」
メールで上手に断って、自分の業務がしっかりできますように。
