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効率的な仕事の進め方~あなたの仕事の効率化度7つのチェック

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時間を上手に使って仕事を効率的にする

効率的な仕事の進め方は出来てますか?

どうも効率が悪い、仕事が遅い、スムーズに行かない…と思ったら、あなたの普段の仕事の仕方で、どこを改善すればいいのか、チェックしてみましょう。

なにも必死に頑張らなくても、効率的にすらすら仕事が片付く方法を紹介します!


効率的な仕事の進め方に大切なこと

「いつまで経っても仕事が終わらない・・・」「毎日残業で体が持たない・・・」という人は多いと思います。

「仕事が激務なのは、期待されている証拠。よし、頑張ろう!」と前向きにとらえている人もいるかもしれません。

しかし、そんな生活を続けられるのは若いうちだけです。家庭を持てば家族との時間を持ちたいと思うようになるでしょうし、年を取れば体にガタが出てくるでしょう。

実際ある程度の年齢がくると、ガクンと身体にキます。そうなる前に、仕事のやり方を見直した方がよいですよね。必死に頑張っても、非効率の穴に落ちている状態では、なかなか成果も上がりません

仕事の効率を上げるには、もっともっと必死に頑張って作業を速くする…というのも一つの方法ではありますが、それによるスピードアップはそれほど期待できないです。

いきなり作業スピードが3倍になるかというと、それはいスーツを来たからといって難しいですよね。

それよりは、無駄な時間を削ったり、一旦息抜きリフレッシュしてより集中力を高めて業務に取り組むといった方法の方が、効率的であることが多いのです。

さて、あなたは仕事に優先順位をつけていますか?仕事の予定を進捗表できちんと管理していますか?自分の仕事量をしっかり見積もれているでしょうか?全てきちんとやっているはずなのに、毎日が激務の連続。会社からはもっと業務効率化しろ!と指示されているけど、全然どうにもならない。

…といった状況ならば、会社がブラックという可能性もありますが、あなたの仕事のやり方にも問題があるのかもしれません。

次のチェックリストの中で自分に当てはまるものをチェックしてみてください。

あまりにも当てはまっていたら、あなたの仕事のやり方はあまり効率的とは言えないかもしれません。当てはまる項目があったら、その項目に書いてある改善方法を試してみましょう。時間を上手に使うコツ、仕事の効率を上げる方法がつかめるかもしれませんよ。

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1□朝のメールチェック後に、何も考えずに目についた仕事を始める

朝出社した時には、まずメールチェックをすると思います。その後、どの仕事から始めますか?何も考えずに「メールの返信」「昨日の続き仕事」と言う人は、時間の使い方が上手ではない可能性があります。

今日一日でどこまで仕事を終えるつもりですか?今日どんな会議が入っているのか予定を確認したのでしょうか?これらを確認する時間を惜しんで手当たり次第に仕事を始めても、「今日中に終わらせなければいけない仕事を後回しにして、質問対応ばかりしてしまった」「せっかく仕事が乗ってきたのに、会議の時間になってしまった」となり、結局今日も残業になってしまうでしょう。

朝のメールチェックが終わって仕事を始める前に、「一日の個人進捗表」を簡単でいいので作りましょう。まずは、今持っている仕事の一つ一つに優先順位をつけ、それぞれの仕事量をざっくり見積もり、「今日はここまで!」と今日やる仕事を決めましょう。

  1. 優先順位が高い
  2. 優先順位が低い、仕事量:小
  3. 優先順位が低い、仕事量:大


基本的にはこのような順番で仕事に着手し、割り込み依頼の発生など状況の変化に応じて組み替えてください。OutLookなどの予定表ツールを使っている場合は、「○○資料作成1時間」「メール対応30分」などと予定を書き込んでしまっても良いでしょう。

2□作業量ベースではなく、理想ベースで予定を立てる

仕事の予定を立てる時、「これくらいで仕事が終わったらいいな」という理想ベースで予定を立てる人がいます。予定を立ててしまえばその通りに仕事が終わるだろう、という強引な人もいます。これでは、残業ばかりになってしまうのも無理はありません。

予定は、自分の作業量を見積もってそれをベースに立てましょう。ベースにするのは作業量だけではなく、出張や会議の予定、有給休暇の予定なども必ず加味しましょう。特に、有給休暇を全く無視して仕事の予定を入れてしまう人がいます。

自分のプライベートを犠牲にしても良いと思っているのかもしれませんが、リフレッシュできずにストレスがたまって仕事の質が落ちることもあります。もちろん、あまり余裕があり過ぎる予定を立てるのも良くありません。

自分の正しい仕事消化量を知ることはとても重要です。「この日までにできる」と言ったのにできませんでしたでは、周囲の信頼を得ることは難しいでしょう。


3□電話で仕事を頼まれると、すぐにその仕事をする

電話で仕事を頼まれると、今持っている仕事を放置してその仕事をすぐにやってしまう人がいます。そもそも電話は、相手の都合を全く考えずに割り込んで来るものです。ですから、電話の要件は後回しにしても良いのです。

依頼された仕事ばかり優先していては、自分の仕事をいつまで経っても終わらせることはできません。自分の仕事を死守しなければ、早く帰ることなどできないのです。

電話でなくても仕事を人から依頼をされた時は、必ず期限と優先順位を確認しましょう。相手の仕事が明らかに大事なものであれば優先すべきですが、そうでないならば前述した「一日の個人進捗表」やグループの進捗表からいつまでにできるかを確認し、相手と期限をすり合わせましょう。

人に頼まれたらそれまでやっていた仕事をやりかけに置いて、すぐにやる…、まずはこれを止めましょう。


4□仕事の期限が厳しくても、期限延長の交渉をしたことがない

「これ、あと3日じゃ絶対終わらないな・・・」という仕事があったとします。そんな時、あなたはどうしますか?そもそもその仕事は、本当に3日後までに終わらせなければいけないのでしょうか?「でも、『もうちょっと期限延ばせませんか?』なんて、恥ずかしくて言えないよ」などと思っている人は、まだまだです。

もちろん、仕事が終わらないからと言って、ずるずると期限を延ばすのは良くありません。しかし、その期限は「見せかけの期限」な場合もあるのです。とりあえず適当に決めた期限かもしれませんし、後ろに余裕があるのかもしれません。自分で決めた期限ではない場合、期限を決めた人に確認してみることも必要です。そうしないと、「見せかけの期限」に振り回されて、肝心の仕事の質が落ちてしまうかもしれません。

仕事はただ期限を守れば良いのではありません。状況に応じて期限の組み直しをすることも、時には必要です。

5□仕事はいつも全力で取り組み、明日に仕事を極力残さない

全てを綺麗に終わらせてすっきりして帰りたい、という気持ちはわかります。しかし、いつも全ての仕事を片付けられるわけはありません。そしてこういう人は、次の日に「あ、もう終わったの?じゃ、次これやって」と、どんどん仕事が舞い込んでしまいがちです。これでは、頑張った人が損をするみたいですよね。

こういう人は、常に全力で仕事をするのではなく、ちょっと余力を残しながら仕事をするように心掛けてみましょう。手を抜くところは手を抜いて、ちょっと体がきついなと思ったら仕事のペースを落とすことも時には必要です。

一流のプロスポーツ選手は、全ての試合、全ての局面に全力を出しているわけではありません。格下の相手と戦う時、ピンチあるいは大チャンス以外の状況の時には少し力を抜いて、一年を通して戦えるように自分の持っている力をうまく配分し、無駄に疲労したり怪我をしないように戦うのです。

仕事でも同じ事です。いつも100%の力で一日中、そして定年まで戦い抜けるわけはありません。あなたも一流プロスポーツ選手の戦い方を見習ってみてはいかがでしょうか?


6□どんなに煮詰まっていても、予定していた仕事が終わるまで帰らない

今日は疲れたな~、もう無理だな~」と思った時は、そのまま仕事を続けても良い事はありません。そんな時は、すぱっと帰りましょう。そして、飲みにでも行くか、溜まっているドラマでも見るか、とにかく仕事の事を何も考えないようにしてリフレッシュしましょう。

そして、しっかり寝て朝になれば、気分爽快すっきりした頭で出社できるはずです。すると、昨日の夜の煮詰まった状態が嘘のように、仕事がはかどることに驚くでしょう。

もし、昨日あのままイライラした状態で仕事を続け、終電で帰っていたらどうなったでしょうか?仕事ははかどらないし、疲れは溜まったままで次の日もあくびばかり、これではいくら残業して頑張っても逆効果です。

リフレッシュしても仕事がうまくいかない時は、他に何か原因があるのです。そんな時は一人で頑張るより先に、先輩や上司に相談すべきです。


7□コーヒータイムや喫煙タイムをあまりとらないし、雑談もあまりしない

仕事の合間にコーヒーを買いに行ったりタバコを吸ったりして休憩すると、その後また仕事を頑張れるものです。しかし、中にはそれがうまくできない人もいます。さぼっているような罪悪感があるのかもしれませんが、適度な休憩はさぼるのとは全く違います

仕事の合間に上手に休憩を取ることは、疲れた頭を休めてまた仕事を頑張るためにも大事なことです。いわば、休憩も仕事のうちなのです。

特に職場の人と雑談する事は休憩になるだけではなく、人間関係を円滑にします。職場の人と冗談を言い合えるようになれば、仕事がやりやすくなります。また、雑談なら会議のように肩肘を張らずに話す事ができるため、仕事の話がしやすいという利点もあります。無駄話のように見えても実は仕事の話をしているベテラン社員を、社内でよく見かけませんか?

適度に休憩を取ることは、効率良く仕事をするためのテクニックでもあるのです。

仕事の効率を上げる方法は、一生懸命に頑張ることだけじゃない

あなたはいつく当てはまる項目がありましたか?
自分の仕事のやり方はまさにコレだ…と焦った人もいるかもしれませんね。そんな人は、自分の業務の取り組み方を見直して、出来る事から改善していってみてはどうでしょうか。仕事の効率が悪いのは、車の燃費が悪いのと同じでもったいないです。

時間を上手に使って仕事をさっさと終わらせ、ワークライフバランスをとって仕事もオフも充実させる。そのためにも、いま抱えている仕事をテキパキ効率的にこなしていきましょう。

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あなたがもっと効率的に業務をこなして、早く帰ったり、心身ともに楽に仕事が出来るようになりますように。

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