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会社を休む電話連絡。ベストな欠勤の伝え方とタイミングは?

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仕事を休む電話連絡のマナー

会社を休む連絡の電話って、なかなかかけにくいですよね…。

そうはいっても社会人たるもの、仕事を休むことはキチンと上司に伝えなければなりません。

どのような基準で休んで、どのように伝えればマナー違反にならず、信用をそこなわずにすむのでしょうか?

なかなか言いづらくて緊張する当日欠勤の連絡のタイミングや時間など、仕事を休む電話のマナーについて紹介します。

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会社を休む電話の連絡マナーは?

休む連絡を職場に電話して上司に伝えるとしても「体調が悪いから仕方ない」という姿勢だと、開き直りと捉えられ、アナタの評価は下がるだけです。

ドラマのタイトルじゃありませんが、一方的に「今日は会社休みます!」では、
なんだ、その言い草は!」と火に油を注ぎかねないのです。

基本、理由が何であれ、急な欠勤は会社や部署にとって迷惑であり、立場として弱いのは「休む側」であることを忘れてはいけません。

ポイントは、次の3つ

1.「配慮・謝罪」

2.「理由を明確に」

3.「伺いを立てる」

自分
昨晩から高熱が出てまだおさまらず、申し訳ございませんが、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか?

・・・というように、相手ありきで了承を得るようにアプローチすることです。

また、電話の際は以下の点も注意しましょう。

・弱々しい声で話さない

・演技をしない

・話しすぎない

聞き取りにくい声は悪い印象を与えるだけ。そもそも、カゼでノドが痛いからといって、よほどでない限り声は出ます。

できるだけ普段の口調を心がけ、演技はしないこと。咳払いやダミ声を入れたほうが病気であることをアピールできると思いますが、むしろ逆効果。

疑り深い上司だと、本当に体調不良なのにウソだと思われるかもしれません。一度、そう思われてしまうと、次からも疑いは深まり、「あいつは信用できない」と仕事にもマイナスの影響を及ぼしてしまいます。

話すぎないのもポイントです。人はウソをつく時ほど多弁になり、聞かれてもいないことをペラペラと話してしまいます。

本人としては「信用してほしい」という思いがあるようですが、やはり逆に取られてしまう危険性があるということです。

聞かれたことだけ答え、アピール過多は控えましょう。

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電話で休む連絡のトーク例

例えば、次のような流れだとスムーズに了承が得られるはずです。

自分
おはようございます。◯◯(自分の名前)です。誠に申し訳ございませんが、本日はカゼでお休みをいただけないでしょうか?
上司
そうなのか。調子はどうだ?
自分
先ほど測ったら、38℃くらいでした。できれば、病院で診てもらおうと思います。
上司
そうすればいい。今日はゆっくり休むように。
自分
ありがとうございます。明日の出社については、診察後に連絡いたします。よろしくお願いいたします。

このように、ポイントを押さえて伝えれば、面倒なやり取りはなく了承は得られます。

それが、一方的であったり、言い訳がましい内容だと、上司も疑ったり、気分を悪くするのです。あくまでもシンプルに伝えるようにしましょう。

それと、大切なのは、普段から上司や先輩、同僚と良好な関係を築いておくこと。

そうであれば、欠勤を申し出ても悪く取られることはないく、むしろ思いやってもらえます。

反対に険悪な関係だと、休んでもフォローしてもらえず、出社後に苦労するかもしれません。普段の積み重ねが、「もしも」の時に響くということです。

自分が主に担当している業務があって、同僚にその日のうちにカバーしてもらう必要があれば、

自分
担当している間◯◯◯の業務について、△△さんにお願いしたいので、電話を代わっていただけますか。
上司
よし。・・・・・
△△はまだのようだ。出勤したらそちらに連絡させよう。
自分
ありがとうございます。それでは携帯に折り返し電話をいただけるよう伝えていただけますか。

これで、業務に大きな支障がでることを防ぎ、体調が戻って出勤してからの仕事もスムーズにすすみます。

会社を休んでもいい基準は?

ところで気になるのが、会社を休む……休んだ方がいいかな……?という「会社を休む際のルール」について。どういった基準であれば、仕方がないとはいえ欠勤が認められるのでしょうか?

会社が定めた規則や部署の雰囲気、上司の裁量などもありますが、最も重視すべきは、“周りに迷惑になるかどうか”ということ。

ひと昔前なら「多少のカゼなら出勤しろ!」というモーレツ企業も目立ちました。しかしいまだと、熱や咳があるのに出勤してデスクでゴホゴホやられても取引先に出かけられても、「ミスが増える」「うつしてしまう」と迷惑がられるだけ。

「キミのとこは、こんな状態でも働かせるのか」と、取引先から叱責される原因にもなりかねません。

例)

・高熱

・インフルエンザなど感染症

・重篤な腹痛や頭痛、胃痛

・あらかじめ伝えている持病の悪化

・骨折などのケガ

・突発的な事故

・・・・などのようなケースは欠勤の対象になりそうです。

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休む連絡は誰に、どのタイミングで伝える?

では、仕方のない事情で欠勤せざるをえない場合、どのタイミングにどういった手段で連絡すべきでしょうか。

それはズバリ「上司の出勤時間すぐ」です。

ここで連絡する相手は「直属の上司」です。体調不良とはいえ、休むことに対して後ろめたい気持ちがあるので、気ごころの知れた同僚に伝えたいという気持ちもわからなくはありませんが、会社でアナタのマネージメントを担当するのは直属の上司です。その筋は通しましょう。

上司の立場で考えてみるとわかると思いますが、人づてに部下が休むことを聞くと、「なぜ、直接自分に言わないんだ」と気を悪くします。

場合によっては人間関係にヒビが入ってしまいますので、いつもだいたい上司が何時頃に出勤するのか、つかんでおきましょう。

もちろん、あなたが休むことによって業務に支障が出ないように段取りするのは上司の仕事です。

ですので、実際に何か作業をフォローしてくれるのは同僚だったとしても、まず上司に連絡するのが筋です。

 

・・・次のページでは、休む連絡のタイミングについて、詳しく紹介します。

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