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忘年会・新年会・歓送迎会・飲み会 幹事の準備20の注意点

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飲み会幹事で出世する!

忘年会の幹事をやれ!と上司から指名された。「うう、胃が痛い…」なんてことになっていませんか?

忘年会新年会新入社員の歓迎会異動や転勤に退職者の送別会など、会社や職場の飲み会は基本的な流れが決まっています。以前の飲み会に出席したことがあればそれを踏襲して段取りすれば大丈夫。

…とはいっても初めて準備する側になったら何をしていいのか良くわからないし、これでいいのか不安…という人のために、飲み会の幹事で気をつけるべきこと、段取り告知挨拶お礼メールなど、幹事を任された人のやるべき事を解説します。

また、幹事を経験すると、職場内でリーダーシップをとれる人としての訓練にもなり、社内人脈的に有利になったり社内での評価が高まったりもします。幹事を引き受けるメリットなども合わせて紹介します。

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忘年会・新年会・歓送迎会など飲み会幹事の注意点

忘年会・新年会・歓送迎会などの飲み会の段取りを行う上での大まかな手順を、<準備>~<連絡>~<当日>~<アフターフォロー>という4つの段階に分けて、説明します。

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<飲み会幹事の仕事:準備編>

仕事も飲み会も、事前の準備がすべてです。

準備を怠らないことが、当日のスムーズな進行には不可欠です。

幹事を任されたら、一刻も早く準備にとりかかりましょう。

1.先輩、上司などの相談者を捕まえておく

先輩や上司など、目上の人で相談できる人や協力者を見つけておきましょう。

アドバイスをもらったり、なにかあった時のフォローをしてくれるあなたの後見人です。

一般的には係長や主任など一番身近な管理職が適任です。

部署のトップである部長や課長クラスともなると、会の進め方に直接指示したり内容に細かく口出ししたりすることはあまりありませんので、その下のクラスの管理職または一般社員の一番上の先輩に相談することが無難です。

また女性が多い職場では、お局様的な影響力のある人の意向を確認することも重要ですね。

  • 職場で頼りになる人を後見人にして、相談する
  • 女性が多い職場ではお局様の意向を確認

決裁者が、社長や役員クラスの偉い方であれば、仮でもよいので、おおまかな概要と当日の流れまで話せるようにした上で、相談をしましょう。

また、ガチガチに決め込んで相談するというよりは、ある程度選択肢を用意して、決済者に選んでもらうというスタンスもよいかもしれません。

2.飲み会の日程の調整

会社単位、部署単位の飲み会など参加者が大人数いる場合は、幹事が、より多くの人が参加できそうな日を候補に挙げて、最終的には、エライ人に確認をとって日時を決めるのがよいでしょう。

大人数が参加する飲み会ほど、前もってスケジュールを周知しておかないと、参加できない人が多く発生してしまう可能性があります。

スケジュールが決まり次第、日程とおおよその開始時間を決めて、対象者へ案内をしましょう。

歓送迎会の場合には主賓がいますので、まずその人たちの都合を把握します。

次に主賓を迎え入れる(送る)側の中心人物である部長、次長、課長など管理職の予定を確認します。

主賓と管理職が参加できる候補日を2、3日挙げて相談役に優先順位を尋ねます。

月末月初、月曜日、給料日前などは避けた方がよいとアドバイスされるかもしれません。

最後に部・課などの所属者全員に候補日の都合を聞き、最も優先順位が高く参加人数が多い日に決定します。

  • 主賓と管理職が参加できる日程が最優先

また、忘年会、新年会、歓送迎会、お花見などが集中する時期では、人気のお店の予約が取りにくくなります。早く日程を決めて、素早く動くことが大切です。

3.金額(会費)決定

会社から負担してもらえる金額があるのか、偉い人たちからは金額を多くもらってよいのか、男女同額にするのかなど、確認をとりましょう。

職場の飲み会というのは、忘年会・新年会・歓送迎会などはだいたいの時期が同じで、定期的に行われています。

これまでの慣例により1人当たりの予算はだいたい決まっていますので、まず相談役に確認しましょう。

合せて職位・男女別の会費にするか(管理職、男性から多く徴収するか)、会社の福利厚生費(補助金)や職場の積立金を使えるか、歓送迎会であれば主賓からも会費を徴収するか、出席しなかった人からキャンセル料を徴収するか、といったことを尋ねます。

  • これまでの前例を参考に一人あたりの予算を決める
  • 管理職や男性から多めに払ってもらうか?
  • 会社からの補助金は使える?
  • 主賓から会費を徴収するか?
  • キャンセル料は?

選ぶ会場(お店)によって、予算ピッタリとはいかないかもしれません。その場合は、大まかな予算を決めておいてお店の飲み放題プランなどに合わせて調整することも必要です。

また、人数の確定をさせないと金額の決定ができませんので、最終決定の前に、事前に出欠の確認をとり、お金の計算をしっかりとしておきましょう。

また、仕事の都合などで当日キャンセルする人は必ずいるものと考えて、急な人数の変更にも対応できるように準備をしておきましょう。「キャンセル料が発生する」という事を事前に周知しておくことでキャンセル者を未然に防げたりもします。

4.お店選び

「チェーン店は嫌」「あの店はマズイ、店員の態度が悪い」「会社から遠い」「全席禁煙の店で」とか、色々と注文をつけてくる人がいますので、面倒なポイントの1つでもあります。

“お店選びはセンスを問われる”と思っているのか、「お前のおすすめのところでいいよ」とか無責任な事を言ってくる人もいるでしょう。

そんな時には、「私には分かりません」と謙虚な姿勢で、上司や先輩をおだてながらお店のアイディアを出してもらうのが一番です。

目上の人の「ここでいい」「以前の飲み会でここが良かった」というOKさえもらえれば、後は、それを盾にすればよいのです。横槍を入れてくる人には、「○○さんがおすすめしてくれたお店ですよ」と言ってしまえば、それ以上は文句も言ってこないでしょう。

基本はまず相談役に行きつけの店の有無、避けるべき店(具体的な店名、主賓が嫌いな魚料理の店、チェーン店、個室や宴会場を確保できない店、スカートに不向きなお座敷の店など)を尋ねます。

その上で候補先を絞り相談役の意見を聞いてお店を決めます。

女性が多い職場では、影響力のある人の意見も忘れずに聞きましょう。送別会の場合は主賓にお店を決めてもらう手もあります。

  • 行きつけの店があればそこが第一候補
  • 避けるべき店を確認する(主賓の好き嫌い、食物アレルギーなど)
  • 個室が使えるか、座敷か椅子席か、など

5.下見・お店との打ち合わせ

参加人数が多い場合や音響機器の使用など特別な注文があるときは、事前に下見してお店と打ち合わせをします。

会社の近くであれば、事前にお店に寄って部屋を確認したり、店長さんに挨拶をしたり、値段の交渉をしてみるのもよいかもしれません。

ただし、あまりに料金を値切ったりすると狭い部屋でぎゅうぎゅう詰めにされたり、お店の対応が悪くなる恐れがありますので、気を付けましょう。

 

・・・次のページで、さらに詳しく紹介していきます。

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