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営業事務とは具体的にどんな仕事をする?代表的な業務16

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営業事務の仕事とは?

女性の代表的なオフィスワークの1つに「営業事務」があります。

どこの会社でも総合職の営業担当者には顧客への提案や交渉に注力してほしいと考えています。

そこで担当者のサポート要員を配置し顧客データの管理、営業資料のコピー、経費精算書の作成代行など担当させます。それらの業務をまとめて営業事務と呼びます。

ここでは営業事務の具体的な仕事内容求められるスキルなどを解説します。

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営業事務と一般事務の仕事内容はどこが違う?

営業事務は、文字通り営業に関連する事務がメインとなります。

営業担当者が顧客との交渉や関係性の維持に力を集中するために、社内での事務作業などをサポートするのが営業事務の主な役割です。

会社によっては営業サポートや営業アシスタントともいわれることがあります。

一方、一般事務は、企業・団体の事務全般を扱います。

専門的な仕事、困難な業務は総合職社員が担当しますので、高度な専門性を必要とする仕事ではありません。

電話を受けたり、事務用品や書類を整理したりするのが主な業務です。

一般事務と比べると、営業事務は、営業=注文を獲得してくる部署の専門的なアシスタント役という専門性がやや高い仕事になります。

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営業事務の仕事内容

1. 受付・電話番

来訪者の受付・応接室への案内、電話応答は営業事務のもっとも基本的な仕事です。

受付対応は来訪者の印象に大きく影響します。好感を持ってもらえれば商談に入る前の雑談のネタとして来訪者がほめてくれます。

一般的に営業部門の代表電話は営業事務職の席につながります。こちらも顧客の印象を左右するので明るく誠実な会話を心がけましょう。

2. 郵便物・FAXの回収・発送

郵便物やFAXを回収し担当者に配布したり社外へ郵便物の送付やFAX送信を行ったりすることも営業事務職の典型的な仕事です。

高齢者向けの物販などを行っている会社ではFAXで申込書が送られてきます。こうした会社では効率的に申し込みFAXの処理するスキルも求められます。

3. マーケティング情報の収集・統計作成

ライバル企業や取引先の決算情報、業界団体が集計する受注・売上・在庫データ、公的機関が公表するマクロ経済データなどの収集・統計作成もよくある仕事です。

また同業他社が公表する合併・事業譲渡、役員人事、組織変更、設備投資、製品事故などに関する情報を定期的にチェックし関係者へ通知する仕事を担当するケースもあります。

4. 営業関連データの収集・統計作成

自社の受注、売上、原価、販売管理費、営業利益、在庫量、新規開拓件数などのデータ収集と統計作成も営業事務職の仕事の1つです。

営業目標の達成率の管理、さらに担当者・顧客別売上高、製品別在庫回転期間、受注・在庫比率、解約率、平均納期日数などより詳細な分析データの作成を任されることもあります。

5. 既存顧客のデータ管理

既存顧客の法人名(氏名)、住所、電話番号、担当部署、アカウント番号、決済金融機関名、営業店名、口座種類(普通、当座)などの固定情報を一覧表にまとめることも重要な仕事です。

さらに取引先の承認日(アカウント設定日)、与信枠・実残高、基本契約締結日、個別取引の稟議決裁日、見積書提出日、申込書・発注書受領日、契約締結・更新日、検収書受領日、請求書発行日、入金日・金額などの変動情報の一覧管理まで指示されることもあります。

これらの作業はパッケージ化された業務システムの中で行う場合と、エクセルあるいはアクセスなどデータベースソフトを利用するケースの両方があります。

6. 見込み顧客のデータ管理

見込み顧客のデータ作成・管理も営業事務職の仕事です。

顧客の名称(法人名、氏名)、住所、電話番号、担当部署、担当者名に加え、売上高、資本金、創業日、代表者名、住所、免許・登録番号(不動産など規制業種の場合)など信用力や社会的な属性を判断する際の材料となる情報を収集します。

さらにDM送付、電話勧誘、顧客訪問などを行った場合、その日付、担当者名、先方の反応を整理します。また見込み顧客から問い合わせを受けた場合も同様の情報を記録します。

打ち合わせ

7. セールス資料作成

顧客に商品やサービスを説明するためのパンフレット、カタログ、プレゼン資料の作成も行います。

基本的な内容は総合職の担当者が記載するため、営業事務職はレイアウトの修正や誤字脱字のチェックなどを任されます。資料の印刷・製本も営業事務職が中心となり行います。

セールス資料は営業成績に直結する重要なものです。製本が雑だったり誤字脱字が多かったりすると顧客の印象は大幅に悪化します。

8. 見積書作成

見積金額は営業担当者が管理職の承認を得て決定します。定型化された商品・サービスの場合はあらかじめ定められた定価と値引率(リベート率)に基づき決められます。

通常、営業事務職は担当者から指示された情報に基づき見積書を作成し、担当者の検証、管理職の承認・押印(角印と呼ばれる社印を押します)を経て顧客宛に見積書を送付します。

あわせて見積書の発行記録を見積書発行台帳に記載します(この作業を省略している会社もあります)。

9. 申込書・契約書管理

顧客から提出される申込書や契約書の管理も営業事務職の仕事です。

申込書などを入手するプロセスは会社により異なりますが、最終的に営業事務職が集約して管理台帳に記載の上、保管します。

管理部門が一括して契約書を保管する会社もありますが、その場合でも管理台帳や契約書を常時閲覧できる体制を整備し、申込書の入手漏れや未契約の有無をチェックする必要があります。

10. 受領書・検収書管理

通常、顧客にモノを納品した場合は引き換えに受領書を入手します。

またシステム開発、映像撮影、工事などのサービス提供が完了したときは検収書(完了書)を受け取ります。

これらは一般的に営業担当者が受け取ります。それを営業事務職が集約して請求書発行の裏付けとします。

11. 請求書作成

一般的に請求書の作成・発行は管理部門が担当します。

営業部門に任せると顧客の検収が終わっていないにもかかわらず請求書を発行したり発注・契約価格と異なる金額を請求したりする恐れがあるからです。

ただし、中小企業では営業事務職が請求書発行まで行う場合もあります。

事務作業

12. 未収金管理

売上計上(記帳)や入金管理(資金事務)は管理部門の仕事ですが、期日までに代金を支払わない取引先に対する督促は営業部門が行います。

このため営業事務職は管理部門から未収金データを入手して、営業担当者に督促を依頼します。

13. クレーム対応

顧客からのクレームの1次対応や情報収集・整理も営業事務職の仕事です。

通常、営業事務職は1次対応のみを行い実質的には営業担当者、または管理職が対処します。

またコンプライアンス室、お客様相談室などクレーム情報の収集部署への報告も行います。

14. 申請書の代理作成

営業事務職は出張申請書、経費精算書などの代理作成も行います。

会社はとにかく顧客を抱える担当者には営業活動に集中してもらいたいと考えています。

事務作業は可能な限りシステム化して、それでも補えない部分は事務職に任せるという会社が一般的です。

15. 書類管理

会議の議事録、業務記録、伝票・証憑、営業用パンフレットなどの書類管理も営業事務職の仕事です。

管理台帳の作成も担当します。書類の内容にもよりますが管理台帳には入出庫(作成、廃棄、払出)、残高などの情報を逐一記録する必要があります。

結構面倒な仕事ですが、書類管理の巧拙は部門全体の業務運営の効率性に影響しますのでがんばってやりましょう。

16. 庶務

部門内での消耗品の調達・管理、オフィス・キャビネット・書庫の鍵管理、会議室・応接室の予約なども営業事務職の仕事です。

部門内の雑用はすべて営業事務職が引き受けるという気持ちで日々の仕事に取り組みましょう。

営業事務に求められるスキル

1.コミュニケーション力

営業事務はさまざまな立場の人と接する機会が多いためコミュニケーション力が求められます。

営業は人と会ってナンボの仕事です。それは事務職にも通じます。

営業事務

2.社会常識

20代の若手から50代の役員・幹部社員まで幅広い人と接するため、社会常識に欠けると使えない人とみなされます。業界の用語や常識を早く身に着けることも大切です。

3. 正確な事務処理力

営業事務職が扱う見積・受注金額はそのまま売上高に反映されます。

金額ミスや請求漏れを絶対に起こさない正確な事務処理能力が求められます。

4. 迅速な事務処理力

営業にはスピードも要求されます。例えば締切時刻を過ぎた入札書はどんなに優れた内容でも一切価値がありません。

正確性と迅速性のバランスをとることが大事です。

5. 柔軟な対応力

ほとんどの会社は「お客様は神様です。」という前提で営業しています。

このため自社の都合通りに物事が進まないことも珍しくありません。相手に合わせる柔軟性が必要です。

6.ITスキル

ワード、エクセル、パワーポイントなどのスキルは不可欠です。

とくにパワーポイントのスキルが高ければプレゼン資料の作成で頼りにされます。

7.企画・提案力

新規開拓、商品・サービス力の向上、事務作業の効率化などに関する提案力も重要です。営業部門では発信力や行動力が求められます。

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営業事務の将来性

残念ながら営業事務に限らず補助的な事務作業に対するニーズは大幅に減っています。

企業は会社の中核を担う総合職や高度専門職を除き業績に応じ機動的な人員調整を行いたいと考えています。

このため営業事務職の非正規雇用化の動きが弱まることはないでしょう。

あらゆる仕事に共通することですが、IT化の進展により人が直接行う仕事は大幅に減少しています。この傾向に歯止めがかかる可能性はほとんどありません。

また営業事務職は高度な能力の発揮を期待される立場ではないため、勤続年数が長くなってもあまり給料が増えません。

いずれ単なるサポート要員としての営業事務職はなくなるかもしれません。

現在、営業事務の仕事をしている人はその特徴を踏まえた上でスキルアップを図り、より高度な能力を身に着けることが望まれます。

営業事務の具体的な仕事内容についてはコチラも、
営業事務の仕事内容は?求められる資質と身につくスキルは?

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