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営業事務の仕事内容?求められる能力と4つの身につくスキル

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営業事務の仕事内容は?

事務の仕事に興味がある、転職を考えているという人がよく目にする「営業事務」という仕事。

営業事務とは、
実際にどんな仕事をするの?
一般事務とどう違う
どんな資質や能力が求められる?
未経験でも大丈夫?

営業事務(営業アシスタント、営業サポート)の仕事内容と、必要なスキル、仕事を通じて得られるものをあわせて解説します。

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1. 営業事務の仕事内容

営業事務は、文字通り営業に関連する事務業務がメインとなります。

営業担当が新規顧客を獲得し、顧客との交渉や関係性の維持に集中するためにも、社内での事務作業などを営業事務の人がサポートしてあげるという役割を担っています。

会社によっては営業サポートや営業アシスタントともいわれることがあります。

仕事内容は社内も社外業務も広く関わることがありますので、2つに分けてご紹介します。

1) 社内業務

営業事務の仕事内容は、社内での事務作業や、他部署との調整業務が多くなります。

例えば、商品の受発注、社内会議や客先で営業担当が使用する資料作成、請求書・見積書の作成、商品の在庫管理や納期管理などです。

いわゆる一般事務やと比較すると、やや専門的な業務が多く含まれています。
また、毎日単調な同じ作業ということは少ないでしょう。

経理など他部門との調整も多いので、社内業務の一連の流れ(サービス、物流等)を把握していることが重要になります。

営業担当の仕事内容や部署全体の流れなどを理解せず、自分一人で黙々と事務作業をすると思わぬところでトラブルになることもあるので注意しましょう。

営業事務と営業担当がしっかり二人三脚で業務を進められると、仕事が円滑に進められるとともに、顧客との信頼関係を構築につながっていきます。

部全体を見渡して、営業活動がうまくいくように、営業担当が安心して顧客へ出向けるように支えてあげる“母”のような立場だとも言えるかもしれません。

2)社外業務

営業事務の特徴として、顧客とのやり取り(電話、メール)や、クレーム対応といった社外との調整も発生します。

相手を不快にさせる対応をしてしまうと、企業全体のイメージを下げることに繋がりかねませんので、会社の一員であるという意識をもって社外コミュニケーションを取ることが重要です。

場合によっては、営業担当と一緒に顧客へ訪問する、営業担当の代理で顧客対応するといったことを任される可能性もあります。

事務職だからと線引きしてしまうと勤まらず、「会社の営業活動を支えている」という営業寄りの考えを持っていなければなりません。

海外部署がある、海外の顧客と取引があるという企業の場合、英語でのメールや電話での対応が求められることもありますので、英語力があると有利になるでしょう。

顧客との価格交渉や、重要な商談などの責任を追うということはないですが、顧客の立場からすると最初の窓口になるということもありますので、会社の顔になっているという意識を持つことが重要です。

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2. どんなスキル・能力が必要?

前述したように、営業事務の仕事は幅広く、臨機応変な対応が求められることも多くあります。

営業事務を行う上で、どのような資質が求められるのかご紹介します。

1) ビジネスマナー

営業事務の仕事は、他部門や顧客とのコミュニケーションが多くなるため、最低限のビジネスマナーがあることが望ましいです。

特に、顧客との調整を行う場合、営業担当の代わりに会社の顔として認識されることもありますので、失礼のない対応を心がけましょう。

このようなコミュニケーションを経験しているという意味では、営業職の経験があるとスムーズに対応できるので優遇される可能性が高くなります。

あるいは、接客経験がある場合には、相手に失礼のないマナーが備わっているという認識をされるため、アピールポイントになる場合もあります。

2) 正確性・スピード

営業事務の仕事には、資料作成やデータ集計など、パソコンを使用して作業することも多くあります。

こういった作業の場合、正確に速く作成・報告できると営業担当や関係部署からも頼りにされるようになるでしょう。

また、業界によっては営業活動はスピードが大事という場合もありますので、営業事務に対してもスピード感を持って業務をこなせる人が評価される傾向が強いです。

コツコツと着実に業務をこなすというタイプよりも、その場にあわせて業務スピードを変えて対応できる人の方が活躍できるかもしれません。

営業担当からの依頼は、顧客からの依頼をもとにしていることもあるため、顧客からの納期指定によって急ぎ対応を迫られることも少なくありません。

自分が提出したデータ・資料が最終的にどこへ使われるのか、元々誰からの依頼の業務なのかという広い視点を持つことで、依頼された業務に対してどの程度の正確性・スピードが求められているのか理解できるでしょう。

3) 臨機応変な対応力

営業事務の仕事は、関係者が多く絡むため自分のペースで進められないこともあります。

そのような場合でも、臨機応変に今自分が何をすべきか、相手が何を望んでいるかを把握して自分の考えで業務を進められる人が評価されます。

細めに「報告・連絡・相談」をし、コミュニケーションを積極的に取ることで、突発的なトラブルが発生しても対応できるようにしておくことが重要です。

また、企業によって営業事務がサポートをする営業担当の人数は異なりますが、複数人の営業担当につく場合、営業担当の性格によって対応を変えるという適応力も重要になります。

なるべく自分で全て把握して進めていたいのでサポートは最低限でいいという営業担当もいれば、顧客との商談は得意だが、その後の細かな社内業務が苦手でお任せしたいという営業担当もいます。

相手の性格や状態、得意不得意を認識してあげることで、阿吽の呼吸で業務が進むようになります。

4)ホスピタリティ

営業担当から急な依頼や、無理なお願いをされることもあるかもしれませんが、嫌な顔せず対応できる人が望ましいでしょう。

どうしたら営業担当がスムーズに仕事を進められるかという点を考えられる人は企業から重宝されます。

誰かをサポートすることが好きな人、協調性がある人は活躍できる場が多くあるでしょう。

なんで自分がこんな仕事を頼まれなければいけないんだと不満に思うのではなく、自分の業務が営業や顧客のためになっていることが嬉しいと感じられるといいでしょう。

3. 営業事務の仕事で身につくことは?

営業事務のキャリアを経験するとどんなスキルが身につくのか、どんなやりがいを感じることができるのかをご紹介します。

1)パソコンスキル

資料作成やデータ集計の仕事も多いため、WordやExcelといったパソコンスキルを要することが多いです。

場合によってはPowerPointやAccessを使用することもありますので、パソコンスキルや、事務処理能力は大きく向上することが期待できます。

営業事務に限らず、事務職全般においてパソコンスキルは重要になっていますので、営業事務を経験しながらパソコンスキル向上に励むことが次のステップへ繋がるかもしれません。

2) ビジネススキル

営業事務は、一般事務に比べて顧客対応や社内関係部署との調整や折衝業務も多いため、メールや電話応対のマナーといったビジネスマナーが身につきます。

営業職がどういった仕事をしているのか、どのような考え方が必要なのかという点を観察しておくと、営業職への転身も可能なレベルまでビジネススキルを向上させることができるかもしれません。

最低限のビジネスマナーがあると評価されれば、事務職だけでなく接客や秘書といった業務への応用も考えられるでしょう。

3) コミュニケーション能力

営業事務の大きな特徴として、様々な関係者との調整業務が発生するということがあります。

その場合、仲介役として業務がスムーズに進むよう調整するためのコミュニケーション能力が求められるため、コミュニケーション能力が向上することが予想できます。

営業部門だけでなく、経理などの管理部門、顧客や関係会社など、多くの利害関係者と密にコミュニケーションを取ることになりますので、視野を広く持って業務を進められるようになります。

また、海外とのやり取りが発生する場合、英文事務のスキルも身につきますので、英文事務としてのキャリアチェンジも可能になるかもしれません。

対外的なコミュニケーションも、社内の調整役も、幅広く任されることもありますのでコミュニケーション能力は日々の業務で鍛えられていくでしょう。

4) 共感能力

スキルが身につくというのとはちょっと違いますが、営業の部全体が目標を達成した時、チーム一丸となって努力した達成感を感じることができます。

営業担当や関係部門から、「助かった」「ありがとう」と言われることもあるため、自分の業務が誰かの役に立っていると感じる場面も多いです。

営業事務の活躍次第で、営業担当の成果の出しやすさも変わってくる可能性がありますので、“良妻賢母”として重要な役割を担っているのです。

また、機転を利かせて先回りした業務ができると、周囲から頼りにされやりがいを感じやすいでしょう。それが病みつきになってずっと営業事務の仕事をするという人も多いです。

営業担当が忙しい月末などの繁忙期は、営業事務も同様に忙しくなることが多く、営業目標達成のために二人三脚で走れるという前向きな人が向いています。

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営業担当者を助けることにやりがいを見つけよう

営業事務の仕事内容は、いわゆる一般事務よりも企業の営業活動に密接に関連する業務が多く、大変なこともある一方で大きなやりがいも感じられることが多いです。

顧客や社内の関係部署との交渉や折衝も発生するため、単調な事務処理だけでなくコミュニケーション能力や調整能力が身につくことが期待できます。

そのため、未経験から営業事務を経験した人でも、営業事務としてキャリアを積み幅広く対応できる能力を身につけておくと、他の職種へのキャリアチェンジも可能になるかもしれません。

派遣からスタートしても、能力や頑張りが認められればキャリアップにつながりやすい仕事ともいえます。

 

営業の現場は企業に売り上げをもたらす最前線ですので、単なる事務職と思って割り切ってしまうのではなく、営業担当の成果に繋がっている、企業の売上に貢献しているという意識を持って業務に取り組むことで、自分の存在意義を感じやすい職種になっています。

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もちろん、誰かのためになっているだけではなく、自分のスキルアップや人間力の向上にも結び付く可能性があります。

また、常に人材が求められている職種でもあります。未経験でも挑戦してみる価値がありますよ。

営業事務の業務のさらに詳細な解説は、
営業事務とは具体的にどんな仕事をする?代表的な業務16

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